Категория: Бланки/Образцы
Работодатель обязан вести учет фактически отработанного каждым работником времени.
Возможны следующие основные варианты учета рабочего времени в зависимости от продолжительности учетного периода:
· учетный период, равный рабочему дню, - когда его продолжительность, установленная законом, полностью отрабатывается в тот же день - поденный учет;
· учетный период, равный рабочей неделе, - когда ее продолжительность, установленная в рабочих часах, полностью отрабатывается в данной рабочей неделе - недельный учет;
· учетный период, в течение которого должна быть в среднем соблюдена установленная трудовым законодательством для данной категории работников продолжительность рабочего дня и рабочей недели - суммированный учет рабочего времени.
Поденный учет применяется при шестидневной рабочей неделе. При этом продолжительность ежедневной работы реализуется распорядком или графиком без отклонений в каждый рабочий день.
Продолжительность рабочей недели (в часах)
Продолжительность ежедневной работы не может превышать (в часах)
Накануне праздничных дней продолжительность работы (кроме работы с сокращенной продолжительностью рабочего времени) сокращается на один час, как при пятидневной, так и при шестидневной рабочей неделе.
Накануне выходных дней продолжительность работы при шестидневной рабочей неделе не может превышать 6 часов.
Недельный учет заключается в том, что установленная трудовым законодательством норма продолжительности рабочей недели реализуется графиком или распорядком в рамках каждой календарной недели с полным количеством рабочих дней.
Такой учет имеет место тогда, когда закон нормирует непосредственно только рабочую неделю, а продолжительность ежедневной работы определяется графиком (распорядком) с соблюдением недельной нормы часов и характерен для пятидневной рабочей недели с двумя выходными днями.
При общей продолжительности недели в пять рабочих дней, равной в сумме 40 часам (при нормальной продолжительности рабочей недели) и 36, и 24 часам (при работе в условиях сокращенной продолжительности рабочего времени), графики работы на произвольно выбранную неделю могут быть составлены следующим образом:
Продолжительность рабочей недели (в часах)
Продолжительность рабочего дня (в часах) по числам (дням) недели
Суммированный учет рабочего времени - порядок учета рабочего времени, позволяющий учесть продолжительность отработанного времени в сутки (неделю, месяц, квартал) при ее отклонении от установленной трудовым законодательством нормы.
Многие торговые предприятия организуют свою работу в круглосуточном режиме, как правило, круглосуточный режим работы характерен для продовольственных магазинов. На непрерывно действующих предприятиях, где по условиям работы не может быть соблюдена установленная для данной категории работников ежедневная или еженедельная продолжительность рабочего времени, допускается введение суммированного учета рабочего времени. При этом продолжительность рабочего времени за учетный период не может превышать нормального числа рабочих часов.
Ведение суммированного учета рабочего времени регламентируется статьей 104 ТКРФ.
Введение суммированного учета рабочего времени согласовывается с выборным профсоюзным органом предприятия и организуется строгий учет рабочего времени и времени отдыха.
При суммированном учете продолжительность рабочего дня и рабочей недели реализуется графиком, продолжительность смен в котором устанавливается заранее и является обязательной для каждого дня работы. При этом ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени по графику может отличаться от нормы. Отклонения при этом балансируются, как правило, в рамках учетного периода таким образом, чтобы сумма часов работы по графику за учетный период равнялась, установленной законом норме часов этого периода.
При суммированном учете рабочего времени в течение периода учета (неделя, месяц, квартал) возможны следующие варианты отработки нормы рабочего времени:
· продолжительность нормы рабочего времени в день одинакова в течение всего периода учета рабочего времени;
· фактическая продолжительность ежедневной работы в отдельные дни может не совпадать с продолжительностью смены по графику.
В случае переработки в одни дни, она погашается путем сокращения времени работы в другие дни или предоставлением дополнительного времени (дней) отдыха в рамках данного учетного периода. При этом следует учитывать, что такая переработка не считается сверхурочной работой. В этом случае график работы на рабочую неделю и его фактическое выполнение может выглядеть примерно так:
Продолжительность рабочего дня (в часах) по числам (дням) недели
Для учета рабочего времени применяются формы № Т-12 «Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы» ,и № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени».
Эти формы используются также:
· для контроля за соблюдением работниками установленного режима рабочего времени;
· для получения данных об отработанном времени;
· для расчета заработной платы;
· для составления статистической отчетности по труду.
Сущность табельного учета заключается в ежедневной регистрации явки работников на работу, ухода с работы, всех случаев опозданий и неявок с указанием причины, а также часов простоя и часов сверхурочной работы.
Табельный учет охватывает всех работников организации. Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или лицом на это уполномоченным и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для корректировки суммы выплаты за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц.
Учет явок на работу и использование рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации, то есть отметки всех явившихся, не явившихся, опозданий и т.п. или путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т.д.). Отметку о неявках и опозданиях делают на основании соответствующих документов - листах временной нетрудоспособности, справок о вызове в суд, военкомат и т.п. которые работники сдают табельщикам. Часы отработанные сверхурочно отмечаются по спискам бригадиров.
На титульном листе табеля даны условные обозначения отработанного и неотработанного времени. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком. При ручной обработке учетных данных пользуются буквенным или цифровым кодом, а при механизированной - цифровым.
Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле отведено две строки - одна для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, а другая строка - для записи количества часов по ним.
В случае раздельного учета использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда допускается использование раздела 1 «Учет использования рабочего времени» табеля по форме № Т-12 в качестве самостоятельного документа.
Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, представленные на титульном листе формы № Т-12, применяются и при заполнении формы № Т-13.
Форма № Т-13 «Табель учета использования рабочего времени» применяется в условиях автоматизированной обработки данных.
Бланки табеля по форме № Т-13 с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с применением средств вычислительной техники. К таким реквизитам относятся:
- фамилия, имя, отчество;
- табельный номер и т.п.;
то есть данные, содержащиеся в справочниках условно-постоянной информации. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.
Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре и ведется отдельно по каждому подразделению. Поэтому учет фактически отработанного времени по офисным сотрудникам (которым установлен поденный учет) ведите в одном табеле, а по кассирам и продавцам (которым установлен суммированный учет) ведите учет в другом табеле.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах «Системы Главбух».
1.Рекомендация:Как вести учет рабочего времени
Существует два способа учета рабочего времени:*
Возможные режимы рабочего времени предусмотрены статьей 100 Трудового кодекса РФ.
При суммированном учете ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени могут отклоняться от установленной нормы. Однако в течение определенного учетного периода все допущенные переработки должны быть компенсированы за счет недоработок. Учетным периодом может быть месяц, квартал, полугодие и т. д. но не более года. Суммарную норму рабочего времени определяйте по производственному календарю исходя из нормальной продолжительности рабочей недели, установленной для определенной категории сотрудников. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ), для сотрудников в возрасте до 16 лет – не более 24 часов в неделю (абз. 2 ч. 1 ст. 92 ТК РФ). При этом для сотрудников, работающих в режиме неполного рабочего времени, нормальная продолжительность рабочей недели уменьшается. Конкретный способ ведения суммированного учета нужно предусмотреть в правилах внутреннего трудового распорядка.
Такой порядок установлен статьей 104 Трудового кодекса РФ.
Особые правила по ограничению продолжительности рабочего времени при суммированном учете могут быть установлены в отраслевых соглашениях. Однако для коммерческих организаций такие соглашения обязательны, только если они к ним присоединятся (ст. 48 ТК РФ). Например, продолжительность рабочего времени сотрудников нефтегазовой отрасли при суммированном учете (в т. ч. и при вахтовом методе работ) должна быть не более 12 часов в сутки. Об этом сказано в пункте 4.2Отраслевого соглашения от 7 декабря 2010 г. Это соглашение обязательно только для тех организаций, которые к нему присоединились (п. 1.3 Отраслевого соглашения от 7 декабря 2010 г.). При этом организации нефтегазовой отрасли считаются присоединившимися к соглашению, если в течение 30 календарных дней с даты его опубликования они не направили в Минздравсоцразвития России мотивированный отказ присоединиться к соглашению (письмо Минздравсоцразвития России от 29 марта 2011 г. № 22-5/10/2-3015).
Пример суммированного учета рабочего времени*
В ЗАО «Альфа» введен суммированный учет рабочего времени для водителей, занятых междугородними перевозками. Учетный период – три месяца. В правилах внутреннего трудового распорядка это было отражено следующим образом.*
В I квартале 2013 года водитель Ю.И. Колесов отработал 421 час, в том числе:
Колесов относится к категории сотрудников, в отношении которых установлена сорокачасовая рабочая неделя (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Поэтому по производственному календарю его норма рабочего времени за I квартал 2013 года составляет 454 часа, в том числе:
Таким образом, в учетном периоде установленная норма рабочего времени превышена не была.
Ситуация: нужно ли при суммированном учете рабочего времени уменьшить норму рабочего времени сотрудника за учетный период, если он был в командировке (mod = 112, id = 57481)
Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику.*
Организация может по собственному выбору:
– использовать унифицированные формы для учета фактически отработанного времени, если это утверждено руководителем организации в приказе по учетной политике;
– применять самостоятельно разработанные формы, утвержденные руководителем (при условии, что в них содержатся все необходимые реквизиты, предусмотренные частью 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
Для учета фактически отработанного времени предусмотрены следующие типовые формы:
Образцы форм и указания по их заполнению утверждены постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Нина Ковязина, заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России
2.Статья:Табель учета рабочего времени: на что бухгалтерии обратить внимание, чтобы оправдать расходы на оплату труда
Общие правила заполнения табеля
Табель учета рабочего времени составляется в одном экземпляре и ведется отдельно по каждому подразделению.* Данные о работнике (ФИО, должность) указываются на основании приказа о приеме на работу, увольнении и других документов по учету кадров. Каждому сотруднику должен присваиваться табельный номер, который сохраняется за ним на все время работы в компании (о том, сколько времени нужно хранить табель, см. врезку).
В табель не включаются лица, работающие в организации по гражданско-правовым договорам. Ведь нормы трудового права, в том числе касающиеся рабочего времени, на них не распространяются (ч. 8 ст. 11 ТКРФ). Табель можно вести одним из двух способов, который организация выбирает самостоятельно:
По окончании месяца табель подписывается ответственным лицом и руководителем структурного подразделения (работником кадровой службы) и передается в бухгалтерию для начисления зарплаты и других выплат.
Если в организации зарплата за первую половину месяца (аванс) начисляется за фактически отработанное время, табель может составляться отдельно за первую и вторую половину месяца.
ЖУРНАЛ «РОССИЙСКИЙ НАЛОГОВЫЙ КУРЬЕР», № 16, АВГУСТ 2011
Персональные консультации по учету и налогам
Лучшие ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву. Ответы специалистов по налогообложению, бухгалтерскому учету и праву.
Существует два способа учета рабочего времени:
Возможные режимы рабочего времени предусмотрены статьей 100 Трудового кодекса РФ.
Суммированный учетПри суммированном учете ежедневная и еженедельная продолжительность рабочего времени могут отклоняться от установленной нормы. Однако в течение определенного учетного периода все допущенные переработки должны быть компенсированы за счет недоработок. Учетным периодом в общем случае может быть месяц, квартал, полугодие и т. д. но не более года. Исключение составляет учет рабочего времени сотрудников, занятых на работах с вредными и (или) опасными условиями труда. Для них учетный период не может превышать три месяца. Суммарную норму рабочего времени определяйте по производственному календарю исходя из нормальной продолжительности рабочей недели, установленной для определенной категории сотрудников. Например, по общему правилу нормальная продолжительность рабочей недели составляет 40 часов (ч. 2 ст. 91 ТК РФ), для сотрудников в возрасте до 16 лет – не более 24 часов в неделю (абз. 2 ч. 1 ст. 92 ТК РФ). При этом для сотрудников, работающих в режиме неполного рабочего времени, нормальная продолжительность рабочей недели уменьшается. Конкретный способ ведения суммированного учета нужно предусмотреть в правилах внутреннего трудового распорядка.
Такой порядок установлен статьей 104 Трудового кодекса РФ.
Особые правила по ограничению продолжительности рабочего времени при суммированном учете могут быть установлены в отраслевых соглашениях. Однако для коммерческих организаций такие соглашения обязательны, только если они к ним присоединятся (ст. 48 ТК РФ). Например, продолжительность рабочего времени сотрудников нефтегазовой отрасли при суммированном учете (в т. ч. и при вахтовом методе работ) должна быть не более 12 часов в сутки. Об этом сказано в пункте 4.2 Отраслевого соглашения от 13 декабря 2013 г. Это соглашение обязательно только для тех организаций, которые к нему присоединились (п. 1.3 Отраслевого соглашения от 13 декабря 2013 г.). При этом организации нефтегазовой отрасли считаются присоединившимися к соглашению, если в течение 30 календарных дней с даты его опубликования они не направили в Минтруд России мотивированный отказ присоединиться к соглашению (письмо Минздравсоцразвития России от 29 марта 2011 г. № 22-5/10/2-3015).
Пример суммированного учета рабочего времени
В ЗАО «Альфа» введен суммированный учет рабочего времени для водителей, занятых междугородними перевозками. Учетный период – три месяца. В правилах внутреннего трудового распорядка это было отражено следующим образом .
В I квартале водитель Ю.И. Колесов отработал 421 час, в том числе:
Колесов относится к категории сотрудников, в отношении которых установлена сорокачасовая рабочая неделя (ч. 2 ст. 91 ТК РФ). Поэтому по производственному календарю его норма рабочего времени за I квартал составляет 454 часа, в том числе:
Таким образом, в учетном периоде установленная норма рабочего времени превышена не была.
Ситуация: нужно ли при суммированном учете рабочего времени уменьшить норму рабочего времени сотрудника за учетный период, если он был в командировке ?
По общему правилу норму рабочего времени уменьшают при отсутствии сотрудника на работе (например, во время прохождения обязательного медосмотра, болезни и т. п.) (письмо Минздравсоцразвития России от 13 октября 2011 г. № 22-2/377333-782).
В период командировки человек выполняет не свою трудовую функцию, а служебное поручение работодателя вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). То есть фактически отсутствует на рабочем месте. Поэтому есть основания уменьшить норму рабочего времени. Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минтруда России от 25 декабря 2013 г. № 14-2-337.
Вместе с тем при подсчете фактического количества отработанных часов (для сравнения их с нормой рабочего времени и определения сверхурочных) время командировки не учитывается. Объясняется это тем, что за период командировки сотруднику не выплачивается зарплата, а сохраняется средний заработок (ст. 167 ТК РФ).
Пример подсчета количества отработанных часов. Сотруднику установлен суммированный учет рабочего времени. Учетный период – месяц
Сотрудник ЗАО «Альфа» Ю.В. Колесов работает по графику два через два по 10 часов в день. На июнь сотруднику установлен следующий график: Колесов работает 1–2 июня, 5–6 июня, 9–10 июня… 29–30 июня. Колесову установлен суммированный учет рабочего времени.
Учетный период – месяц.
Плановый график работы Колесова на июнь выглядит следующим образом:
Норма рабочего времени в июн е по производственному календарю составляет 151 час. Плановый график работы Колесова был составлен так, чтобы норма рабочего времени за учетный период (июнь) превышена не была. Поэтому время работы в некоторые рабочие дни было сокращено до восьми и деввяти часов. Таким образом, время работы сотрудника по плановому графику за июнь составило 151 час.
С 1 по 7 июня сотрудника направили в командировку. Руководитель приказ о привлечении к работе в выходной день в командировке не издавал. В командировке Колесов работает по графику организации, в которую он командирован. Однако при расчете среднего заработка, положенного сотруднику за время командировки, берется то количество часов, которые он должен был бы отработать, находясь в эти дни на рабочем месте (т. е. часы по плановому графику).
В пути к месту командировки и обратно Колесов находился 1 и 7 июня. 7 июня для этого сотрудника является выходным днем. Дни нахождения в пути в выходной день в целях расчета зарплаты приравниваются ко дню работы в выходной.
Время работы в выходной в данном случае определяется от момента отправления транспортного средства до окончания соответствующих суток. Это время составило девять часов.
Оставшееся после командировки время в июне (с 8 по 30 июня включительно) Колесов отработал по плановому графику.
Данные по отработанному Колесовым времени (с учетом командировки) представлены в таблице.
Бухгалтер рассчитал норму рабочего времени Колесова в июне. Для этого из нормального количества рабочих часов по производственному календарю (151 ч) бухгалтер вычел планируемое время работы сотрудника в период командировки (как если бы с 1 по 7 июня включительно Колесов находился на своем рабочем месте, а не в командировке).
Новая норма рабочего времени составила:
151 ч – (10 ч × 4 дн.) = 111 ч
Количество часов, фактически отработанных сотрудником после возвращения из командировки (с 8 по 30 июня включительно), также составляет 111 часов. Это значение не превысило норму рабочего времени за месяц. Значит, доплата за сверхурочную работу Колесову не положена. Время работы (111 ч) будет оплачено исходя из оклада сотрудника.
Время работы в командировке (включая дни приезда и отъезда) составило 49 часов, из которых:
Учет фактически отработанного времени нужно вести по каждому сотруднику.
Организация может по собственному выбору:
Такой порядок следует из части 4 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ и подтверждается письмом Роструда от 14 февраля 2013 г. № ПГ/1487-6-1.
Для учета фактически отработанного времени предусмотрены следующие типовые формы:
Работодатель может по своему выбору применять одну из этих типовых форм либо использовать самостоятельно разработанный бланк. Никаких ограничений на данный счет в действующем законодательстве нет.
Ситуация: как заполнить табель по водителю, которому установлен суммированный учет рабочего времени?
В табеле показывайте фактически отработанное время, подтвержденное путевым листом. При этом нужно контролировать, чтобы за учетный период фактическая продолжительность рабочего времени водителя не превысила норму.
При суммированном учете рабочего времени продолжительность ежедневной работы (смены) водителя не может превышать 10 часов. Но из этого правила есть исключения.
Норма может быть увеличена до 12 часов:
Такой порядок установлен разделом 2 Положения, утвержденного приказом Минтранса России от 20 августа 2004 г. № 15.
Ситуация: какую продолжительность рабочего времени указывать совместителю, и можно ли ставить в табеле дробные числа?
В табеле показывайте фактически отработанное время. При этом учитывайте ограничения, установленные для совместителей трудовым законодательством.
В те дни, когда сотрудник занят на основном месте работы, ежедневная продолжительность его работы по совместительству не может превышать четырех часов в день. Более четырех часов совместитель может работать только в те дни, когда он не занят по основному месту работы.
Ежемесячная продолжительность рабочего времени по совместительству не должна превышать половины месячной нормы рабочего времени той же категории сотрудников, работающих на постоянной основе (т. е. не по совместительству).
Такой порядок установлен в статье 284 Трудового кодекса РФ.
Продолжительность отработанного времени (в часах и минутах) отражайте:
При этом не запрещено указывать дробные числа. Например, если совместитель ежедневно работает по 3 часа 12 минут, то в табеле проставляйте дробное число – 3,2 часа (3 часа + 12 мин. 60 мин/час).
Ситуация: что поставить в табеле внутреннему совместителю, если по основной должности его направили в командировку? Организация использует унифицированную форму табеля учета рабочего времени .
Отразите это время как отпуск без сохранения зарплаты.
На период пребывания в командировке по основной должности совместителю нужно оформить отпуск без сохранения зарплаты. За это время по строке «совместитель» в табеле ему поставьте буквенный код «ДО» или цифровой «16».
Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12, утвержденной постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
Ситуация: что поставить в табеле внутреннему совместителю, если он заболел? Организация использует унифицированную форму табеля учета рабочего времени .
Отразите это время как время болезни.
В форме № Т-12 (в графах 4 и 6) и в форме № Т-13 (в графе 4) внутреннему совместителю поставьте буквенный код «Б» или цифровой «19».
Такие же коды укажите в строке, где учитывается его рабочее время по основной должности. Такой подход можно объяснить тем, что при оплате больничного учитывают общий заработок сотрудника – как основной, так и по совместительству (ч. 2 ст. 13 Закона от 29 декабря 2006 г. № 255-ФЗ, п. 19 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 15 июня 2007 г. № 375).
Ситуация: как заполнить табель учета рабочего времени, если сотруднице предоставлены перерывы для кормления ребенка? Организация использует унифицированную форму табеля учета рабочего времени .
В законодательстве этот вопрос не урегулирован. Введите дополнительное обозначение (например, «КР») или включите перерывы для кормления в рабочее время.
При этом для расчета зарплаты время перерывов для кормления должно быть выделено обязательно. Это связано с тем, что в отличие от обычного рабочего времени оплачивать их нужно по среднему заработку (ч. 4 ст. 258 ТК РФ).
Существует два варианта отражения в табеле перерывов для кормления ребенка.
Перерывы для кормления ребенка включаются в рабочее время (ч. 4 ст. 258 ТК РФ). Следовательно, организация может их в табеле не выделять, отмечая время перерывов как обычное рабочее время. Основанием для расчетов с сотрудницей в этом случае будет приказ руководителя о начислении среднего заработка за время перерывов.
Вместе с тем, указаниями, утвержденными постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1, не запрещено отдельно отражать время перерывов в табеле. Для этого нужно ввести собственное буквенное (цифровое) обозначение перерывов для кормления. Например, буквенный код КР и цифровой – 37.
При заполнении табеля организация вправе выбрать любой из этих вариантов.
Ситуация: как заполнить табель учета рабочего времени за день болезни, который сотрудник полностью отработал? Вечером отработанного дня он был направлен в больницу. Организация использует унифицированную форму табеля .
Отразите это время как отработанный рабочий день.
В данной ситуации сотрудник полностью отработал рабочий день независимо от того, каким числом оформлен больничный лист. Поэтому в табеле учета рабочего времени по форме № Т-12 (в графах 4 и 6) и по форме № Т-13 (в графе 4) поставьте буквенный код «Я» или цифровой «01».
Условные обозначения явок и неявок приведены на титульной стороне табеля по форме № Т-12. Эти же обозначения применяются и при заполнении табеля по форме № Т-13. Это следует из указаний, утвержденных постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1.
