Руководства, Инструкции, Бланки

журнал учета служебных документов образец img-1

журнал учета служебных документов образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Журнал учета служебных собак - образец РБ 2016

Журнал учета служебных собак Приложения к документу: Какие документы есть еще: Что еще скачать по теме «Журнал»:
  • Каким должен быть правильно составленный трудовой договор
    Трудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
  • Как грамотно составить договор займа
    Взятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
  • Правила составления и заключения договора аренды
    Ни для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
  • Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставки
    В процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Новое за 25 декабря 2016

  • Внесены корректировки в

    Договоры по тегам

    Советы работнику офиса

    Плохие привычки, которые способны стать хорошими

  • Почему вы не любите свою работу?

  • Другие статьи

    Журнал учета служебных документов образец

    Образец журнала регистрации служебных записок

    Основание составления журнала регистрации записок и представлений

    Любая компания рано или поздно сталкивается с проблемой организации документооборота, и журналы регистрации документов играют в этом важную роль. Журналы регистрации хранят записи о различных документах в зависимости от их типов. Одним из них является журнал регистрации записок и представлений (к поощрению).

    По усмотрению кадровых специалистов данный журнал может и не создаваться, так как записки и представления являются внутренними документами организации и обязательной регистрации не подлежат.

    Выделяют несколько видов записок: служебные и докладные .

    В кадровом делопроизводстве основной целью составления докладной записки является информировать руководство о сложившейся ситуации, об имевших место фактах. В основном докладные записки составляются по факту нарушения работниками трудовых обязанностей.

    Служебные записки являются основным инструментом коммуникации внутри организации по всем тем вопросам деятельности, решение которых входит в компетенцию структурных подразделений организации. Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения.

    Трудовым законодательством РФ установлены следующие виды поощрения работников: объявление благодарности, выдача премии, награждение ценным подарком, награждение почетной грамотой, представление к званию лучшего по профессии (ст. 191 ТК РФ ).

    Журнал регистрации записок и представлений не является обязательным документом и ведется в организациях, в которых широко ведется внутренняя переписка и часто поощряют работников.

    Ведение журнала имеет следующий ряд преимуществ :

  • по последней записи видно общее количество зарегистрированных документов
  • все заявления и представления работников компактно сгруппированы в одном журнале
  • из журнала невозможно изъять внесенные данные, зарегистрировать документ задним числом. Содержание журнала регистрации записок и представлений

    Журнал не имеет унифицированной формы. предусмотренной трудовым законодательством, поэтому кадровые специалисты оформляют его в произвольной форме. Представленный образец журнала оформлен в табличном виде, где каждая строка несет информацию об отдельном документе. В него вносятся следующие данные:

  • порядковый номер и дата записки или представления
  • должность и фамилия вносящего запись
  • краткое содержание записки или представления.

    Журнал обычно ведется кадровым работником. но такая трудовая обязанность может быть возложена на сотрудника делопроизводства.

    Журнал регистрации записок и представлений хранится 75 лет согласно ст. 258 "Перечня типовых управленческих, архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения" от 25 августа 2010 г.

    Служебная записка, порядок ее написания и регистрации

    Функции и назначение

    Служебная записка является формой внутренней переписки и, в зависимости от содержания, может быть информационного, инициативного или отчетного характера. В ней излагаются деловые позиции самостоятельного подразделения или руководителя по какому-либо вопросу. Служебная записка может содержать предложения или просьбы и адресоваться любому руководящему лицу, в том числе и вышестоящему.

    Подписание и регистрация

    Служебные записки подписывает непосредственный руководитель подразделения. В нижней части левого угла ее должен завизировать исполнитель. Там же пишется его фамилия и контактный телефон.

    В структурных подразделениях служебные записки регистрируют в программе электронного документооборота. Им присваивают номер, направляют в подразделения в бумажном виде и на электронном носителе. Нумерация состоит из индекса подразделения и регистрационного номера.

    Датой служебной записки считается момент ее регистрации. Ее оригинал с резолюцией руководящего лица направляется руководителю. А копия служебной записки возвращается уже исполнителю.

    Разновидность служебных записок

    Докладная служебная записка - это разновидность служебной записки, адресованной прямому руководителю. Докладная записка составляется, когда необходимо отразить мнение подразделения или руководителя по определенному вопросу и дать конкретные предложения.

    В зависимости от назначения и содержания докладные записки могут быть инициативные (в виде замечаний и предложений) или отчетные (о результатах проверки, о командировке).

    Дату или промежуток времени, к которым относится информация, фиксируемая в докладной записке, необходимо выделять отдельной строкой, включать в заголовок или же в начало текста. Докладную записку подписывает автор-составитель.

    Содержание служебных записок

    Текстовую часть служебной записки и докладной записки рекомендуется составлять из 2 частей. Первая ее часть - должна состоять из фактов, которые послужили поводом к ее написанию, а вторая - из предложений и соответствующих выводов по излагаемому вопросу.

    Каждый разрабатываемый документ может содержать в себе только один вопрос. Исключение составляют протоколы, приказы, планы, отчеты и обобщающие документы.

    Служебная записка должна включать в себя обоснованную информацию, изложенную объективно, кратко, грамотно, понятно и без лишних повторений. Текстовую часть оформляют в виде сплошного текста, таблицы, анкеты или сочетания этих форм.

    Сложный сплошной текст любого документа должен состоять из логически и грамматически согласованной информации о действиях в управлении, которые отражены в соответствующих положениях, нормах, правилах и распорядительных документах.

    Служебная записка должна иметь обязательные реквизиты и неизменный порядок размещения: автора, наименование предприятия и его код, индекс, дату, заголовок, основной текст, визы, подпись исполнителя, отметку о выполнении и направлении документа в дело.

    Заголовок служебной записки должен быть изложен кратко. Если же в документе идет речь о нескольких проблемах, то заголовок может быть обобщенным.

    Служебные записки адресуют организациям, подразделениям или конкретному руководителю внутри предприятия. В документе, адресованном многим однородным организациям, адресата указывают обобщенно. Служебная записка не должна иметь более 4 адресатов.

    Вся исходящая информация в объеме служебной записки должна предоставляться по запросу и отправляться только официально. Предоставляемая информация должна быть подписана и завизирована руководителем, сферу деятельности которого она затрагивает.

    Все служебные записки в обязательном порядке подлежат датированию. Дата документа и любые служебные отметки на нем являются непременным реквизитом любого документа.

    Это нужно: Журнал регистрации служебных записок образец - полезные сведения.

    Размер файла: Неизвестен Язык: Русский - Українські - English Ссылки для вас. Образцы служебных записок см. Журнал регистрации служебных записок образец. Примерах 17 и 18. Выложил: Truthblade Сегодня скачали 1602. Журнал регистрации служебных записок образец. Рекомендуем следующий состав граф Журнала регистрации договоров: Образцы служебных записок см. Трудоустройство - Студенческое самоуправление. Журнал регистрации докладных и объяснительных записок. В последние мгновения своей жизни этот своими воплями.

    Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

    Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок. служебных записок и справок .

    Докладные и служебные записки - это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

  • Докладная записка - документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
  • Служебная записка - записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому. Докладная записка

    Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

    Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ. Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ. Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне - снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

    В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • внутренними. т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
  • внешними - адресуемыми в вышестоящие инстанции. Внутренняя докладная записка

    Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов. К таким реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения
  • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА)
  • дата
  • регистрационный номер
  • заголовок к тексту
  • текст
  • адресат
  • подпись составителя (с указанием должности).

    Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

    Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

    Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения - автора документа.

    Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

    Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

    Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации. При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения - резолюция руководителя. Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки .

    Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога о и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию.

    В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй - излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей. В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части - анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей - выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки. Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

    Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

    Внешняя докладная записка

    Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

    Служебная записка

    В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как Служебная записка. Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике. В связи с чем предлагаем оформлять Служебную записку в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30-2003 УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов в целях единства оформления управленческой документации.

    Служебные записки. в отличие от докладных записок. обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне. то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка .

    Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки - это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

    Пример оформления служебной записки :

    Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка - это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

    В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитические,
  • отчетные или
  • информационные.

    Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй - анализ ситуации или вопроса, в третьей - выводы и предложения.

    Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

    Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО Луна. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

    Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

  • внешними и
  • внутренними.

    Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

    Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

    Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

    При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

  • полноты и достоверности фактов и сведений
  • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.)
  • точности датирования
  • соблюдения уровня подписания.

    Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки .

    Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

    Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа настоящая справка, действительно работает и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется. Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.

    Пример оформления справки служебного характера :

  • Ульяновская область - Законодательство и нормативные акты

    Постановление Правительства Ульяновской области №231-П от 16.07.2010 Об утверждении Инструкции о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области

    В целях упорядочения обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области Правительство Ульяновской области п о с т а н о в л я е т :

    1. Утвердить прилагаемую Инструкцию о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.

    2. Руководителям структурных подразделений Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области обеспечить исполнение требований, установленных Инструкцией о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.

    3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Заместителя Губернатора Ульяновской области – руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ульяновской области Опёнышеву С.В.

    Губернатор – Председатель
    Правительства области
    С.И. Морозов

    УТВЕРЖДЕНА
    постановлением Правительства
    Ульяновской области

    ИНСТРУКЦИЯ
    о порядке обращения со служебной информацией
    ограниченного распространения в Правительстве Ульяновской области
    и исполнительных органах государственной власти
    Ульяновской области

    1. Общие положения

    1.1. Настоящая Инструкция определяет общий порядок обращения с документами и другими материальными носителями* информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области.

    Настоящая Инструкция не распространяется на порядок обращения с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

    1.2. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Указом Президента Российской Федерации от 06.03.1997 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера».

    1.4. Не могут быть отнесены к служебной информации ограниченного распространения:

    нормативные правовые акты, затрагивающие права, свободы и обязанности человека и гражданина, а также устанавливающие правовое положение организаций и полномочия государственных органов, органов местного самоуправления;

    информация о состоянии окружающей среды;

    информация о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, а также об использовании бюджетных средств (за исключением сведений, составляющих государственную или служебную тайну);

    информация, накапливаемая в открытых фондах библиотек, музеев и архивов, а также в государственных, муниципальных и иных информационных системах, созданных или предназначенных для обеспечения граждан (физических лиц) и организаций такой информацией;

    иная информация, недопустимость ограничения доступа к которой установлена федеральными законами.

    1.5. На документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, и на их проектах проставляется пометка «Для служебного пользования», или «ДСП».

    1.6. Должностные лица, принявшие решение об отнесении служебной информации к категории ограниченного распространения, несут персональную ответственность за обоснованность принятого решения и соблюдение ограничений, предусмотренных пунктом 1.3 настоящей Инструкции.

    1.7. Служебная информация ограниченного распространения без санкции соответствующего должностного лица не подлежит разглашению (распространению).

    1.8. При приёме на государственную гражданскую службу или работу в Правительство Ульяновской области, в исполнительные органы государственной власти Ульяновской области каждый государственный гражданский служащий или работник (далее – сотрудник) должен быть ознакомлен с настоящей Инструкцией под личную подпись и предупреждён об ответственности за разглашение служебной информации ограниченного распространения, ставшей ему известной в связи с выполнением им своих служебных обязанностей.

    1.9. За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудник может быть привлечён к дисциплинарной или иной ответственности, предусмотренной законодательством Российской Федерации.

    1.10. Контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Правительства Ульяновской области осуществляет отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области, в исполнительных органах государственной власти Ульяновской области – их руководители.

    1.11. Руководители структурных подразделений Правительства Ульяновской области и исполнительных органов государственной власти Ульяновской области несут персональную ответственность за организацию и обеспечение установленного настоящей Инструкцией порядка обращения с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, в том числе за обеспечение защиты носителей информации ограниченного распространения и правомочность использования средств автоматизации при подготовке этих документов.

    1.12. В случае ликвидации структурного подразделения Правительства Ульяновской области, исполнительного органа государственной власти Ульяновской области решение о дальнейшем использовании служебной информации ограниченного распространения принимает ликвидационная комиссия.

    2. Порядок обращения с документами и другими
    материальными носителями информации, содержащими служебную информацию ограниченного распространения

    2.1. Основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяются Инструкцией по делопроизводству в Правительстве Ульяновской области и исполнительных органах государственной власти Ульяновской области, утверждённой постановлением Правительства Ульяновской области от 20.02.2009 № 61-П, с учётом особенностей, изложенных в настоящей Инструкции.

    2. 2. Приём, учёт (регистрацию), распределение и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования» в Правительстве Ульяновской области осуществляет отдел мобилизационной работы и режима секретности Правительства Ульяновской области.

    В исполнительных органах государственной власти Ульяновской области приказом (распоряжением) руководителя назначаются ответственные за учёт и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования».

    2.3. Регистрации подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой «Для служебного пользования». При этом документы на бумажных носителях учитываются по количеству листов, а издания (книги, брошюры, журналы) и машинные носители информации – поэкземплярно.

    2.4. Документы с пометкой «Для служебного пользования» учитываются, как правило, отдельно от несекретной документации, при незначительном объёме таких документов разрешается вести их учёт совместно с другими несекретными документами. К регистрационному номеру документа добавляется пометка «дсп», например: № 68 дсп.

    Формы журналов учёта входящих и исходящих документов «Для служебного пользования» приведены в приложениях № 1, 2 к Инструкции.

    Запрещается регистрировать такие документы в системе электронного документооборота.

    2.5. При регистрации входящего документа с пометкой «Для служебного пользования» в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа основного документа ставится штамп с указанием наименования организации, получившей документ, входящего регистрационного номера, даты регистрации, количества листов основного документа и приложений к нему, например:

    Правительство Ульяновской области

    На сброшюрованных приложениях (книгах, журналах, инструкциях) входящие номера проставляются на титульном листе. На документе, присланном во временное пользование, регистрационный штамп с входящим номером проставляется на обороте его последнего листа.

    Если приложение с пометкой «Для служебного пользования» не подлежит подшивке в дело (книги, журналы, инструкции), оно берётся на инвентарный учёт по журналу учёта изданий (приложение № 3 к Инструкции), о чём делается отметка на сопроводительном письме.

    Машинные носители информации (магнитные, оптические, магнито-оптические диски), содержащие электронные документы с информацией ограниченного распространения, учитываются по журналу учёта машинных носителей информации «Для служебного пользования» (приложение № 4 к Инструкции).

    Учётные реквизиты (учётный номер, дата регистрации, пометка «ДСП») проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте.

    2.6. Движение документов с пометкой «Для служебного пользования» с момента их получения или подготовки до завершения исполнения и подшивки в дело, отправки адресатам или уничтожения должно своевременно отражаться в журналах учёта.

    Документы с пометкой «Для служебного пользования» печатаются с соблюдением установленных мер по защите информации с ограниченным доступом при её обработке на средствах вычислительной техники в соответствии с требованиями руководящих документов Федеральной службы по техническому и экспортному контролю и Специальными требованиями и рекомендациями по технической защите конфиденциальной информации (СТР – К), утверждёнными приказом Государственной технической комиссии при Президенте Российской Федерации от 30.08.2002 № 282.

    2.8. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам:

    Для служебного пользования

    Если документ с пометкой «Для служебного пользования» имеет приложение, то об этом делается отметка ниже текста документа от границы левого поля и включает в себя наименование прилагаемого документа (если это не оговорено в тексте сопроводительного письма), его регистрационный (учётный) номер, номер экземпляра, количество листов, например:

    Приложение: Перечень сведений, подлежащих засекречиванию (выписка),

    уч. № 6 дсп, экз. № 2, на 5 л.

    Если приложениями являются издания, сброшюрованные материалы или машинные носители информации, содержащие информацию ограниченного распространения, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

    Приложение: 1. Специальные требования и рекомендации по технической защите конфиденциальной информации, 1 брошюра, инв. № 27 дсп, экз. № 31.

    2. Отчёт по форме № 6, CD-R, инв. № 5 дсп, экз. № 1, только в адрес.

    На обороте последнего листа каждого экземпляра документа с пометкой «Для служебного пользования» сотрудник, печатавший документ, в левом нижнем углу указывает количество отпечатанных экземпляров, фамилию исполнителя, его служебный телефон, свою фамилию и дату печатания, например:

    Экз. № 2 – в Министерство экономики

    Экз. № 3 – в Министерство сельского хозяйства

    Экз. № 4 – в Министерство здравоохранения

    Исп. и отп. И.А.Иванов

    При направлении документа с пометкой «Для служебного пользования» более чем в четыре адреса составляется лист рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых документов. Лист рассылки подписывается исполнителем или руководителем структурного подразделения, готовившего документ.

    Отпечатанные и подписанные документы вместе с черновиками передаются для регистрации и отправки ответственному лицу, осуществляющему учёт и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования». Черновики и варианты уничтожаются этим лицом путём измельчения в бумагорезательной машине с отражением факта уничтожения в журналах учёта.

    2.9. Документы с пометкой «Для служебного пользования» на всех этапах их прохождения передаются только под расписку.

    Входящие, исходящие и внутренние документы с пометкой «Для служебного пользования» выдаются исполнителям по журналам учёта или журналам выдачи документов (приложение № 5 к Инструкции), а дела, издания и машинные носители информации ограниченного распространения – по карточкам учёта выдачи (приложение № 6 к Инструкции).

    2.10. Полученные документы, дела, издания, машинные носители информации с пометкой «Для служебного пользования» заносятся сотрудниками в опись документов, находящихся у исполнителя (приложение № 7 к Инструкции).

    2.11. Передача документов и дел с пометкой «Для служебного пользования» от одного сотрудника другому осуществляется только с разрешения соответствующего руководителя по описи документов, находящихся у исполнителя.

    2.12. Отправка документов с пометкой «Для служебного пользования» в сторонние организации осуществляется через подразделения фельдъегерской или специальной связи, заказными или ценными почтовыми отправлениями, а также нарочным через должностное лицо, имеющее к этим документам доступ.

    Для отправки документов с пометкой «Для служебного пользования» используются конверты, изготовленные из плотной бумаги. На лицевой стороне конверта в правом верхнем углу проставляется пометка «Для служебного пользования» (или сокращенно «ДСП»), при необходимости ниже этой пометки проставляется пометка «Лично».

    На конверте, кроме адреса и наименования получателя, адреса и наименования организации – отправителя корреспонденции, указываются регистрационные номера вложенных в пакет документов с пометкой «Для служебного пользования».

    При направлении нескольких экземпляров одного документа на конвертах после регистрационного номера документа в скобках указываются номера экземпляров.

    2.13. Запрещается передача информации ограниченного распространения по открытым каналам факсимильной и телеграфной связи, а также по электронной почте.

    2.14. Размножение документов с пометкой «Для служебного пользования» производится с письменного разрешения руководителя, подписавшего (утвердившего) размножаемый документ. Учёт размноженных документов осуществляется поэкземплярно.

    Документы и издания с пометкой «Для служебного пользования», полученные от сторонних организаций, могут быть размножены только с письменного согласия их руководителей.

    О снятии копии делается отметка, в которой указываются: количество снятых копий, кому и за какими исходящими номерами они отправлены (переданы), фамилия и подпись лица, производившего снятие копии, дата.

    Разрешение руководителя и отметка исполнителя оформляются на обороте последнего листа копируемого документа.

    Не допускается снятие копий с документов, на которых стоит пометка, запрещающая снятие копий.

    2.15. Документы с пометкой «Для служебного пользования» должны храниться в надёжно запираемых и опечатываемых шкафах (ящиках, хранилищах).

    По окончании рабочего дня все документы с пометкой «Для служебного пользования» убираются в шкафы, а сами шкафы и входные двери от этих помещений закрываются на замок и опечатываются номерными печатями ответственных лиц.

    В Правительстве Ульяновской области отдельные документы с пометкой «Для служебного пользования» разрешается хранить непосредственно в структурных подразделениях с обязательным соблюдением мер по обеспечению их сохранности.

    2.16. Исполненные документы с пометкой «Для служебного пользования» в Правительстве Ульяновской области группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел секретного делопроизводства.

    В исполнительных органах государственной власти Ульяновской области документы с пометкой «Для служебного пользования» группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, также проставляется пометка «Для служебного пользования», и соответствующее уточнение вносится в номенклатуру дел текущего года.

    Номенклатурой дел может быть предусмотрено заведение одного дела, которое именуется «Документы «Для служебного пользования». Срок хранения такого дела не устанавливается, а в соответствующей графе номенклатуры дел проставляется отметка «ЭК» (экспертная комиссия).

    2.17. Уничтожение документов и дел с пометкой «Для служебного пользования», утративших своё практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится по акту путём сжигания или измельчения на бумагорезательных машинах.

    Об уничтожении документов в учётных формах делаются отметки со ссылкой на соответствующий акт.

    2.18. При смене работника, ответственного за учёт и хранение документов с пометкой «Для служебного пользования», составляется акт приёма-передачи этих документов, который утверждается соответствующим руководителем.

    2.19. Проверка наличия документов, дел и изданий с пометкой «Для служебного пользования» проводится не реже одного раза в год комиссией, назначаемой распоряжением (приказом) соответствующего руководителя. В состав такой комиссии обязательно включается сотрудник, ответственный за учёт и хранение этих документов.

    В библиотеках и архивах, где сосредоточено большое количество изданий, дел и других материалов с пометкой «Для служебного пользования», проверка наличия может проводиться не реже одного раза в пять лет.

    Результаты проверки оформляются актом.

    2.20. При снятии пометки «Для служебного пользования» на документах, делах, изданиях или машинных носителях информации, а также в учётных формах делаются соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти документы (издания) направлялись.

    Имеющиеся на служебных документах (изданиях) пометки «Для служебного пользования» зачеркиваются одной чертой чернилами или пастой с указанием даты и номера распоряжения (приказа, решения) о снятии пометки и должности лица, снявшего пометку.