Я знаю, как правильно

Директор департамента внутреннего аудита ООО «Комо»

Иногда работодатель вынужден отменить либо перенести заранее запланированную командировку работника на другой срок. Причины могут быть разными: необходимость в командировке отпала (например, вопрос решили по телефону), командируемый сотрудник заболел и т. п. Проблемы в таких ситуациях возникают, когда командировочные уже получены и часть денег потрачена на определенные предварительные расходы (приобретены проездные билеты, оформлены визы и др.). Этим дело не ограничивается: и дальше придется платить (например, сборы перевозчикам за возврат билетов, неустойку агентству по продаже билетов за невыполнение условий договора) и понести убытки (в частности, в виде стоимости оформления и выдачи неиспользованных виз). Более того, такие расходы всегда привлекают внимание проверяющих органов. В случае если командировка не состоялась, для снижения налоговых рисков работодателя и командированного работника необходимо правильно оформить соответствующие документы. Каким образом это сделать, нам расскажет тот, кто на 100% знает, как правильно оформить отмену командировки сотрудника, если он уже получил командировочные.

Итак, работник собрался в служебную командировку, оформлены все необходимые документы (приказ, командировочное удостоверение, служебное задание), выдан аванс, приобретены проездные документы. а в итоге командировка отменена, и работник никуда не поехал. Что делать?

Конечно, подотчетные деньги будут возвращены. А как быть с уже понесенными расходами?

Служебная командировка - это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ч. 1 ст. 166 Трудового кодекса РФ ; далее - ТК РФ) .

Как документально зафиксировать причины отмены командировки? Докладной запиской? И что делать с приказом о направлении работника в командировку и командировочным удостоверением? Нужно ли аннулировать или можно просто уничтожить эти документы?

Из понятия служебной командировки, а также из абз. 2 п. 3 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 ) следует необходимость издания приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку по унифицированным формам № Т-9 или № Т-9а (утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»; далее - Постановление № 1 ). Иными словами, факт направления работника в служебную командировку подтверждается приказом, издаваемым в обязательном порядке.

Факт направления работника в служебную командировку подтверждается приказом, издаваемым в обязательном порядке

Поэтому отмена командировки должна оформляться так же, как и направление в командировку, - приказом. Очевидно, что только новый приказ может отменить ранее сделанное распоряжение работодателя. Ни докладная записка, ни какой-либо иной документ не могут изменить или отменить приказ руководителя организации.

Чаще всего процедура оформления отмены командировки начинается с письменного подтверждения причин такой отмены. Хотя нормативными актами и не предусмотрено, что в таких ситуациях обязательно оформляются какие-то документы, на практике обычно все происходит именно так.

На этом этапе командированный сотрудник или его непосредственный руководитель (в зависимости от причин отмены командировки) могут оформить докладную записку на имя руководителя организации с указанием причины отмены командировки.

Докладная записка руководителя структурного подразделения

К ней могут быть приложены документы, подтверждающие необходимость отмены командировки: копия листка временной нетрудоспособности, письмо делового партнера о переносе или отмене переговоров и др.

Унифицированной формы приказа об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения нет, поэтому он составляется в произвольной форме, самостоятельно разработанной работодателем. Образец или шаблон такого приказа может быть утвержден в качестве приложения к локальному нормативному акту, например к Положению о служебных командировках или к Инструкции по кадровому делопроизводству. Требования к оформлению такого приказа стандартные - используется бланк приказа организации с установленным комплектом реквизитов, соблюдается установленный работодателем порядок составления, подписания и регистрации приказов.

Приказ об отмене служебной командировки

Отменить служебную командировку, оформленную приказом руководителя, можно, издав приказ об ее отмене

В приказе об отмене командировки и аннулировании командировочного удостоверения должна быть указана следующая информация:

• обстоятельства, послужившие мотивом для отмены служебной командировки и аннулирования командировочного удостоверения;
• конкретный срок, в течение которого работник обязан сдать в бухгалтерию компании полученный аванс или его неизрасходованную часть (при осуществлении предварительных затрат).

Работники должны быть ознакомлены с приказом об отмене командировки под роспись. Срок ознакомления с таким приказом законом не предусмотрен. Полагаем, что ознакомить работников необходимо сразу после его издания.

На основании изданного приказа необходимо произвести запись об аннулировании командировочного удостоверения в Журнале учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации. Форма Журнала утверждена приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.2009 № 739н «Об утверждении Порядка и форм учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы».

Журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации(фрагмент)

Предусмотрите процедуру отмены командировки в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках

Отменить служебную командировку, оформленную приказом руководителя, можно, издав приказ об ее отмене работник должен представить в бухгалтерию служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а. утв. Постановлением № 1 ). В нашем случае работник должен перед сдачей служебного задания сделать запись «Командировка отменена приказом от 12.11.2012 № 87-к » в графе 12 «Краткий отчет о выполнении задания» служебного задания. После этого отчет подписывается работником и руководителем структурного подразделения.

Согласно п. 4.4 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утв. ЦБ РФ от 12.10.2011 № 373-П и вступившего в силу с 1 января 2012 г. подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии - руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами,например:

• документ, подтверждающий возврат проездных билетов, в котором указано, какая сумма возвращена, а какая удержана;
• справка от перевозчика, подтверждающая отмену авиарейса в силу форс-мажорных обстоятельств;
• справка от авиакомпании о том, что билет не подлежит возврату;
• документы, подтверждающие оплату стоимости оформления и выдачи въездной визы, и др.

нельзя включить в расходы для целей налогообложения прибыли стоимость оформления и выдачи однократной, трехразовой и годовой въездной виз в ситуации, когда командировки не состоялись (п. 1 письма Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 ) .

Стоимость возвращенных проездных билетов (полностью или за минусом платы за их возврат), а также стоимость виз, предназначенных для выезда в зарубежные страны с целью служебных командировок, оплаченных организацией работникам, не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц и страховыми взносами в государственные внебюджетные фонды, а также страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний, поскольку отмена командировок не изменяет квалификацию данного вида выплат физическим лицам, которые не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами (абз. 11 п. 3 ст. 217 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования». ч. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». п. 2 письма Минфина России от 06.05.2006 № 03-03-04/2/134 ) .

Срок возврата полученного аванса по несостоявшейся командировке целесообразно предусмотреть и в локальном нормативном акте, например в Положении о служебных командировках.

Возможен следующий вариант установления срока возврата аванса: «Если работник получил аванс на командировку и не выехал, то он должен в течение трех рабочих дней со дня принятия решения (издания приказа) об отмене служебной командировки вернуть в кассу организации полученные средства в тех денежных единицах в которых был выдан аванс».

В этом акте также следует предусмотреть сам порядок отмены командировки и его документальное оформление.

Положение о служебных командировках(фрагмент)

Сданный работником авансовый отчет утверждается руководителем организации. Далее необходимо произвести перерасчет произведенных расходов.

На основании приказа и утвержденного авансового отчета у работника получают неизрасходованную часть аванса.

Отмена служебной командировки обычно происходит по независящим от организации обстоятельствам. Если цель такой командировки изначально была связана с деятельностью, направленной на получение дохода, то организация может признать в налоговом учете расходы, осуществленные в связи с отмененной командировкой.

В целях налогообложения могут быть учтены только экономически оправданные и документально подтвержденные расходы, направленные на получение дохода (п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ ; далее - НК РФ ). Значит, работодателю следует обязательно оформить перечисленные выше документы. Только в этом случае он сможет учесть для целей исчисления налога на прибыль:

• удержанные агентством по продаже билетов штрафы за невыполнение условий возмездного договора оказания услуг по приобретению билетов для сотрудников организации, направляемых в командировку, при отказе от командировки и возврате билетов и включить их в состав внереализационных расходов на дату признания (п. 1 ст. 252. подп. 13 п. 1 ст. 265 НК РФ. письма Минфина России от 25.09.2009 № 03-03-06/1/616. от 14.04.2006 № 0303-04/1/338) ;
• стоимость первоначально приобретенного билета (за минусом возвращенной авиакомпанией суммы) и включить его в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (п. 1 ст. 252. подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ. письмо Минфина России от 02.05.2007 № 0303-06/1/252, ФАС Волго-Вятского округа от 24.03.2006 по делу № А28-10790/2005- 233/15).

Отмена командировочного удостоверения - Издательство - Аюдар Инфо

Отмена командировочных удостоверений в 2015 году подразумевает, что теперь при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан его оформлять. Речь идет не только об отмене командировочного удостоверения - отменена и обязанность составлять служебное задание и отчет командированного сотрудника о выполненной работе. С 08.01.2015 вступили в силу поправки, внесенные Постановлением № 1595 [1].

Согласно п. 3 Постановления № 1595 работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. То есть перед тем, как направить сотрудника в командировку, нужно издать соответствующий приказ, который должен подписать руководитель организации или уполномоченный им сотрудник (например, заместитель).

В силу новых правил фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным билетам, представляемым по возвращении из командировки.

Если же работник направляется в командировку на личном транспорте, то фактический срок пребывания в месте командирования работник должен указать в служебной записке. Она представляется одновременно с документами, подтверждающими использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно. Такими подтверждающими документами могут быть путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.

Унифицированная форма приказа не содержит места для указания служебного задания. То есть в приказе невозможно отразить цель командировки, а следовательно, нет основания для выплаты суточных сотруднику. Поэтому взамен существующей формы приказа лучше разработать и утвердить собственную форму с указанием цели командирования, чтобы у налоговой инспекции не возникало сомнений в необходимости поездки сотрудника и выплаты ему суточных.

Хотя сейчас составлять командировочное удостоверение и служебное задание больше не требуется, все же их наличие поможет осуществлять внутренний контроль выполнения сотрудниками обязанностей, а также упростит расчет выплат по итогам командировки. Поэтому воспользоваться можно как унифицированными формами, утвержденными Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1, так и самостоятельно разработанными бланками. Можно руководствоваться ранее действовавшими правилами. Наличие этих документов будет не лишним при возникновении споров с проверяющими органами.

Срок командирования, указанный в приказе о направлении сотрудника в командировку, является примерным. Поэтому если сотрудник вернулся раньше или задержался, то достаточно издать приказ об изменении срока.

Для заграничных поездок правила остались прежними. Командировочные удостоверения работникам при выезде из России и так были не нужны, поскольку в загранпаспорт ставятся отметки о пересечении границы. А при поездках в страны СНГ, если печать на границе не будет поставлена, подтверждением поездки будут билеты.

Согласно Письму ФНС РФ от 05.02.2014 № ГД-4-3/1897 для целей налогообложения документами, подтверждающими расходы на билеты в электронной форме, являются маршрут/квитанция электронного документа на бумажном носителе, в которой указана стоимость перелета, посадочный талон, подтверждающий перелет подотчетного лица по приведенному в электронном авиабилете маршруту, и (или) контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте), полученный в электронном виде. Другими словами, электронный билет РЖД нужно распечатать. А к авиабилету необходимо приложить еще и посадочные талоны.

Итак, по возвращении из командировки работник в течение трех дней обязан представить авансовый отчет, к которому прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд и об иных связанных с командировкой расходах [2]. Отчет о выполненной работе теперь тоже составлять не нужно.

[1] Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ».

[2] Пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

Ю. Н. Калмыкова
эксперт журнала «Руководитель бюджетной организации»

Отмена командировочных: как подтверждать расходы и освобождение выплат от НДФЛ и взносов - Бухгалтерия Онлайн

В начале января были отменены командировочные удостоверения (см. «Правительство РФ отменило командировочные удостоверения »). Кроме того, теперь при направлении работника в командировку не требуется оформлять служебные задания. В этой связи у бухгалтеров стали возникать вопросы: не возникнут при отказе от названных документов проблемы с документальным подтверждением командировочных расходов, а также с освобождением выплат от НДФЛ и взносов? Давайте разберемся, стоит ли продолжать выписывать командировочные удостоверения.

Служебная командировка влечет для работодателя много расходов, которые нужно возместить работнику. Для осуществления и учета выплат бухгалтерия должна располагать подтверждающими документами. Ранее к ним относились командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о его выполнении. Однако с 8 января 2015 года при направлении работника в служебную командировку работодатель не обязан оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, а работнику отчет о выполнении задания. В итоге получилось, что остался лишь один обязательный документ — приказ о направлении работника в командировку. В этом приказе просто нужно оговорить цель командировки и ее срок.

Фактический срок нахождения работника в командировке теперь определяется по проездным документам, которые работник представляет по возвращении. Так, к примеру, если работник летит в командировку на самолете, то дата начала и окончания деловой поездки подтверждаются авиабилетами.

Если же работник отправился в командировку на личном транспорте, то по возвращении ему потребуется составить служебную записку и указать в ней даты убытия и прибытия. К ней также нужно будет приложить подтверждающие документы (например, кассовые чеки на бензин, квитанции об оплате парковки и др.).

Если работник потеряет проездные документы, работодателю потребуется дополнительно запросить у транспортной организации подтверждение поездки. Определять срок нахождения в командировке по командировочному удостоверению больше нельзя.

Трудовой кодекс (ч. 1 ст. 168 ТК РФ) обязывает работодателя возместить командированному работнику среди прочего:

• расходы на проезд;
• расходы по найму жилья;
• суточные.

Если с 8 января 2015 года отказаться от оформления командировочных удостоверений и служебных заданий, то проблем с «освобождением» обозначенных командировочных расходов от НДФЛ и страховых взносов не возникнет. Также можно будет признать и расходы при расчете налога на прибыль. Поясним подробнее.

Командировочные расходы не облагаются НДФЛ при условии их документального подтверждения (абз. 10 п. 3 ст. 217 НК РФ). Но если подтверждающие документы отсутствуют, то НДФЛ требуется начислить. Такой подход высказывался, например, в письме Минфина России от 05.02.10 № 03-03-05/18 (см. «Минфин разъяснил, какими документами можно подтвердить расходы по проезду к месту командировки, если проездной билет утерян »).

Вместе с этим прямого требования о наличии командировочного удостоверения для освобождения командировочных расходов от НДФЛ в Налоговом кодексе нет. Поэтому ещё до отмены командировочных удостоверений судьи приходили к выводу, что отсутствие удостоверения не является основанием для доначисления налога (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 23.11.10 № 09АП-27072/2010). Следовательно, если отказаться от командировочных удостоверений сейчас, после их отмены, то рисков в отношении НДФЛ тем более не возникнет.

Командировочные расходы, в частности, суточные, а также фактически произведенные и документально подтвержденные расходы на проезд и наем жилого помещения не облагаются страховыми взносами (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). То есть одним из условий освобождения от взносов тоже является документальное подтверждение.

Заметим, что прежде (до 8 января 2015 года) командировочное удостоверение являлось приложением к авансовому отчету (п. 26 «Положения о командировках», утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.08 № 749 ). И в случае отсутствия этого приложения чиновники настаивали на том, что страховые взносы следует начислять (письмо Роструда от 07.10.13 № 17-4/1647; см. «В Минтруде напомнили, какие документы нужно оформить при командировке, чтобы не платить с выплат командированному работнику страховые взносы »).

Однако теперь командировочное удостоверение отменено. Поэтому если его не приложить его к авансовому отчету, то никакого нарушения не будет. Соответственно, не будет и оснований для доначисления взносов.

По общему правилу, расходы организации, связанные с направлением работника в служебную командировку, в целях расчета налога на прибыль признаются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, на дату утверждения авансового отчета (пп. 12 п. 1 ст. 264. пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

Для целей налогообложения прибыли расходами признаются документально подтвержденные затраты (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документально подтвержденными считаются затраты, которые оформлены в соответствии с законодательством РФ.

Как и в ситуации со страховыми взносами, официальные органы прежде считали: если не приложить к авансовому отчету командировочное удостоверение, то затраты нельзя включать в состав расходов (например, письмо ФНС России от 25.11.09 № МН-22-3/890 ). Но поскольку теперь командировочное удостоверение отменено, то такой подход в принципе невозможен.

Также затраты на командировку должны быть экономически обоснованы и направлены на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ). А если цель командировки (которая указана в приказе) связана с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода, то расходы на такую командировку должны признаваться экономически обоснованными. Причем, налоговики и раньше высказывались, что производственный характер командировки подтверждается не только командировочным удостоверением, но и приказом о направлении в командировку, поскольку эти документы, по сути, имеют одно и тоже назначение (письмо УФНС РФ по г. Москве от 28.03.06 № 20-12/25181 ). То есть и в этой части проблем быть не должно.

Работодатель, в принципе, может продолжить оформлять командировочные удостоверения и служебные задания (к примеру, для своих внутренних целей и учета). Запрета на это нет. Однако в этом случае командировочное удостоверение больше не будет являться документом, подтверждающим деловую поездку. И его нельзя будет считать документом, который сам по себе, без других документов (приказ, билеты), подтверждает расходы на командировку и дает право на освобождение выплат командированному работнику от НДФЛ и взносов.

По общему правилу, порядок и размер возмещения командировочных расходов определяются внутренними документами работодателя или коллективным договором (ч. 4 ст. 168 ТК РФ). Поэтому довольно часто в этих целях работодатели утверждают «Положение о командировках». Если компания решит отказаться от использования командировочных удостоверений, то соответствующие изменения нужно будет внести в этот документ и ознакомить с ним сотрудников. Для этого, в частности, потребуется:

• исключить упоминание в документе командировочных удостоверений и служебного задания;
• прописать, что срок и цель командировки определяются приказом о направлении работника в командировку;
• закрепить, что в случае поездки работника на личном транспорте, по возвращении из командировки он должен представить служебную записку и подтверждающие документы.

Также заметим, что информация о выбытии работника в служебную командировку отражается в специальном журнале (п. 1 Порядка учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации и прибывших в организацию, в которую они командированы, утв. приказом Минздравсоцразвития России от 11.09.09 № 739н ). В этом журнале есть специальная графа, в которой прежде указывали дату и номер командировочного удостоверения. Однако теперь это можно не делать (например, можно ставить прочерк или вообще ничего не писать). И нарушения в этом не будет.

Добрый день!
Когда Вы задаёте вопрос, не забывайте, пожалуйста, о правилах форума. Напомню: мы стремимся создать на нашем форуме доброжелательную атмосферу. Поэтому у нас принято здороваться, а также говорить "спасибо" и "пожалуйста". Уважительное отношение к форумчанам, экспертам и модераторам - требование правил форума.

Цитата (darcy): а как быть, если бригада монтажников едет в другой город на служебном микроавтобусе? НЕ на личных авто. Как подтверждать срок командировки пассажирам? Служебки на руководителя они напишут. Но к ним же надо прилагать документы (путевые листы, чеки), а они есть только у водителя. А остальным что делать?

В этой теме обсуждается публикация. А свой вопрос задайте, пожалуйста, на нашем форуме, в новой теме и в соответствующем разделе. (О том, как задать новый вопрос, смотрите в сообщении здесь ) Читайте правила форума .

darcy 30 января 2015, 23:25

Сообщение-вопрос удалено модератором. Задайте, пожалуйста, этот вопрос в НОВОЙ теме.