Описание

Историческая справка для архива образец - Публичная информация

Акт приема-передачи при смене ответственного за архив Акт приема-передачи документов при смене ответственного за архив руководителя архива или заведующего составляется по установленной нормативным документов форме. Но сначала необходимо издать приказ о создании комиссии. Посмотрите образец оформления данного вида акта. Итого принято 110 сто десять дел и 2 две описи в одном экземпляре. Состояние документов и описей удовлетворительное. Одновременно передаются: дело фонда, книга учета поступления и выбытия документов ведется в электронном виде журнал учета выдачи дел из архива во временное пользование металлическая печать «Архив». Состояние помещения архива площадью 32,8 кв. Наличие и состояние оборудования инвентаря: стеллажи комбинированные в количестве 3 трех шт. Помещение оборудовано пожароохранной и охранной сигнализацией. Оборудование инвентарь в удовлетворительном состоянии. В акте приема-передачи при смене ответственного за архив необходимо указать наличие и состояние непосредственно документов архива, имеющихся учетных документов в архиве, если имеется — печати, а также оборудования инвентаря. Сдача документов в архив Сдача дел в архив Рассмотрим порядок сдачи документов дел организации в архив в случаях: действующей организации при ее реорганизации или ликвидации. Передача документов организации в архив предприятия Законченные делопроизводством дела постоянного и длительного свыше 10 лет хранения, а также по личному составу подлежат сдаче в архив предприятия для хранения и последующего использования. Их передача осуществляется только по описям дел. Дела же временного хранения до 10 лет включительно могут сдаваться в архив предприятия по решению руководителя. Однако, как правило, такие дела хранятся в структурных подразделениях, в которых они были сформированы. Подготовка дел структурного подразделения к сдаче документов в архив включает проверку оформления дел и документов каждого дела, проверку правильного формирования документов в дела и соответствие дел утвержденной руководителем номенклатуре п. В случае выявления каких-либо недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить. В случае отсутствия дел структурных подразделений, указанных в описях, необходимо принять меры по их розыску, предусмотренные п. Приемка передача каждого дела должна осуществляться работником архива предприятия в присутствии работника структурного подразделения, сдающего документы. В конце каждого экземпляра описи дел цифрами и прописью указывается фактическое количество дел, переданных в архив предприятия, номера отсутствующих дел, дата приемки-передачи дел и подписи лиц, сдающих и принимающих дела. Доставка дел в архив предприятия осуществляется работниками его структурных подразделений. Остановимся на составлении описи дел по личному составу. Заголовки дел описи систематизируются по номинальному признаку в такой последовательности: приказы по личному составу списки личного состава карточки учета личного состава личные дела лицевые счета по заработной плате расчетно-платежные ведомости трудовые книжки невостребованные акты о несчастных случаях и др. Личные дела личные карточки вносятся в опись по году увольнения работника и систематизируются в алфавитном порядке фамилий. Описи дел по личному составу предприятий, в деятельности которых не создаются документы НАФ, составляются в 2-х экземплярах, которые подписываются составителем, одобряются ЭК предприятия, согласовываются с ЭПК государственного архивного учреждения и утверждаются руководителем предприятия. Рассмотрим процедуру сдачи документов организации в архив при ее реорганизации или ликвидации Как сдать документы организации в архив при реорганизации или ликвидации предприятия? Каков порядок сдачи дел в архив? Порядок сдачи документов организации в архив, а также дальнейшее их использование после реорганизации предприятия либо его ликвидации предусматривается в приказе, другом распорядительном акте или решении о реорганизации или ликвидации. Сдача дел в архив ликвидируемого предприятия, сроки хранения которых не истекли, входит в обязанности ликвидационных комиссий п. В случае реорганизации предприятия с передачей его функций другому предприятию правопреемник принимает по акту документы, незавершенные в делопроизводстве реорганизуемого предприятия, и его архив. Документы, не законченные в делопроизводстве, а также оформленные в установленном порядке дела по личному составу передаются правопреемникам. Процесс архивирования документов при ликвидации организации является обязательной процедурой. В общем порядке производится списание документов. Хранение документов бухгалтерского учета. Обращаем Ваше внимание, что предприятие должно обеспечить хранение документов с неистекшим сроком хранения либо непроверенных органом ГНС даже в случае ликвидации организации. Хранение документов в архиве будет осуществляться в течение 75 лет. Фактическая сдача документов организации в архив осуществляется председателем ликвидационной комиссии предприятия. Мы предоставим полный пакет документов «под ключ» для быстрой и гарантированной, сдачи дел в архив. Передача документов на архивное хранение Каждый документ на предприятии имеет цикл жизни, в соответствие с которым ему нужно пройти путь от создания к сдаче в архив. Конечным пунктом может стать как ведомственный, так и государственный муниципальный архив. Передача документов на архивное хранение, выполненное в соответствие с требованиями законодательства РФ, обеспечивает необходимые условия для последующего использования документов, например, для выдачи справок социального характера. Кроме того, сотрудники государственных архивов могут отказать в передаче документов, в том случае если они не были оформлены должным образом. Этапы передачи документов на архивное хранение 1. Экспертиза научной и практической ценности документов Начинать процедуру передачи дел на хранение следует с проведения экспертизы ценности документов. Экспертиза ценности позволяет обнаружить ошибки, которые были допущены при хранении документов с непродолжительными сроками хранения. Помимо этого, экспертиза ценности подразумевает анализ документации, в ходе которого происходит отбор документов на уничтожение. Те документы, которые нужно сохранить, необходимо будет переплести и передать на хранение в архив. Составление описей дел Следующим этапом передачи документов на архивное хранение является составление описей дел. Архивная опись - это документ, который позволяет архивным работникам быстро ориентироваться в большом объеме несистематизированной информации. Опись представляет собой структурирование документов, подлежащих хранению, без которого невозможна дальнейшая передача их в архив. Брошюровка переплет документов На данном этапе документы нужно сброшюровать, то есть переплести. Если в компании накопилось большое количество дел, то как правило она доверяет это архивным компаниям, которые в кратчайшие сроки смогут выполнить переплетные работы для документов организации. Во-первых, брошюровка облегчает передачу документов на хранение и позволяет оперативно находить нужное. Есть у переплетенных дел и другое важное преимущество: они занимают на треть меньше пространства, чем необработанные документы, что является немаловажным фактором при передаче в архив большого объема документов. Передача обработанных документов на хранение После того как все этапы по обработке документов были пройдены экспертиза ценности документов, составление описей и переплетные работыорганизация может приступать к непосредственной передаче документов на хранение в государственный, ведомственный архив или архив компании. Это происходит в соответствие с ранее составленными описями. Если передаче на хранение подлежат особо ценные документы, то в обязательном порядке проверяется количество листов в деле. Правила оформления при передаче документов на хранение В ходе передачи дел на архивное хранение необходимо соблюсти некоторые правила оформления дела и его обложки. На обложке должны присутствовать следующие реквизиты: наименование организации наименование или код структурного подразделения номер дела заголовок дела даты дела количество листов срок хранения дела архивный шифр дела. В том случае если в компании поменялось название или наименование подразделения, на обложке дела указывается новое название, а старое нужно прописать в скобках. Если в делах приложены другие бумаги, то необходимо указать название и количество приложений на обложке. Каждому делу должен быть присвоить учетный номер, который является частью архивного шифра и обеспечивает строгий учет документов. Оформление описей дел позволяют узнать расположение дел и краткое содержание документа. Передача дел в ведомственный архив Ведомственным является архив, находящийся в непосредственном подчинении той или иной организации, которая не входит в систему государственной архивной службы. Это может быть и структурное подразделение организации. Ведомственный архив хранит документы организаций до передачи их на государственное хранение. Передача документов на архивное хранение при ликвидации компании В соответствие с законодательством Российской Федерации документы при ликвидации компании передаются правопреемнику или в государственный архив. Передаче в архив подлежат документы по личному составу кадровые документы со сроком хранения 75 лет, а также документы длительного срока хранения свыше 10 летслужащие основанием для выдачи справок. Передача документов на государственное хранение В ходе первой передачи документов на государственный архив составляется историческая справка на архивный фонд компании. Во время следующих передачах в историческую справку вносятся о внесенных изменениях в названии, структуре, функциях, составе и состоянии документов и др. На всех экземплярах описи необходимо сделать отметку о приеме документов в государственный архив. Факт свершения данной процедуры оформляется актом приема-передачи дел. В том случае если существует расхождение между итоговой записью в описи и количеством дел, которое реально передается в государственный архив, то нужно сделать новую итоговую запись, соответствующую действительному положению дел. Номера отсутствующих дел прописываются в акте приема-передачи документов с пометкой о причинах. Потерянные подлинники можно заменить копиями. Прежде чем передать документы на государственное хранение, происходит проверка научно-технической обработки дел, а также физического и санитарно-гигиенического состояния. Наряду с документами в архив нужно сдавать один экземпляр составленного акта приема-передачи дел. Важно: работы по подготовке к сдаче документов в государственный архив оплачивает организация, которая осуществляет передачу документов. Передача документов в архив при ликвидации предприятия порядок В ходе ликвидации предприятия по решению собственника после прохождения проверок в налоговой и пенсионном фонде, обязательно возникает вопрос о передаче определенной документации в местный отдел архивной службы. Справка из архива о принятии документов чаще это акт приема-передачи документов в архив входит в перечень обязательных документов, которые подаются государственному регистратору при окончании процедуры ликвидации предприятия по решению собственника. Итак, документы для передачи в архив формируются по делам. Для среднестатистического предприятия, которое работало с небольшим штатом обычно это 3 три дела с учредительными документами, кадровой, бухгалтерской документацией, отчетностью в пенсионный фонд. Как Вы понимаете, одна из основных целей сдачи документов в архив - это необходимость получения работниками предприятия в будущем соответствующих справок для расчета пенсий. Ведомости в таких справках как раз и будут основываться на данных ранее переданных в архив документах. Каждое дело должно содержать в себе не более 250 листов толщина 30-40 мм. Документы в делах необходимо отсортировать по годам вверху самая ранняя дата, например 2003 г. Точно также, в каждом году документы должны быть упорядочены от самой ранней даты сверху до самой последней даты снизу. На упорядоченные дела оформляется титульный лист. Перед подачей документов в архив для окончательного оформления, необходимо составить письмо-обращение в отдел архива местного совета с просьбой принять документацию. После принятия отделом архива оформленных надлежащим образом документов, последний, обычно в течении 14 календарных дней, выдает подписанный со своей стороны акт приема-передачи документации. Полученный акт приема-передачи документов подаем государственному регистратору в числе других документов, указанных в статье о ликвидации предприятия по решению собственника. Данная статья не претендует на исчерпывающий порядок действий по работе с архивом и основана исключительно на практическом опыте работы при проведении ликвидации среднестатистического небольшого предприятия в организационно-правовой форме общества с ограниченной ответственностью или частного предприятия в Киеве. В других населенных пунктах Украины могут быть свои особенности работы с отделом архивной службы. Образцы документов в этой статье для скачивания: Нормативно-правовые источники при работе с архивом: Смотрите также: как закрыть ЧП пошаговый порядок. Источники:.