Описание

Как правильно заполнять трудовую книжку

Узнайте, как правильно заполнять трудовую книжку работника, впервые принятого на работу, как заполнять вкладыш в трудовую книжку в 2016 году, если на страницах основного бланка не осталось места для новых записей, где взять образец, как заполнять трудовую книжку при переводе, а также обязательно ли вносить запись о приеме на работу в трудовую книжку совместителя.

Из этой статьи вы узнаете:

• как правильно заполнять трудовую книжку работника, впервые принимаемого на работу;
• как заполнять вкладыш в трудовую книжку в 2016 году;
• где найти образец, как заполнять трудовую книжку;

Трудовая книжка — личный документ, важность которого сложно переоценить. Именно с помощью сделанных в ней записей подтверждается трудовой стаж работника. Поэтому к заполнению трудовой книжки следует отнестись со всей ответственностью: как только новый сотрудник поступает на работу, делается запись о трудоустройстве, а в дальнейшем документ хранится в отделе кадров. По мере необходимости в нем делаются дополнительные записи, а в день увольнения работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки работнику.

Разобраться, как правильно заполнять трудовую книжку в 2016 году, в том числе ее титульную страницу, поможет «Инструкция по заполнению трудовых книжек», утвержденная постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003г. №69. Абсолютно все записи вносятся без сокращений и нумеруются (в пределах разделов). При заполнении трудовой следует пользоваться гелевой, перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета. Если нужно вписать дату, используются только арабские цифры (дата и месяц обозначаются двузначным числом, год — четырехзначным).

Если работник поступает на работу впервые, на него заводится новая трудовая книжка. В этом случае заполнение следует начать с оформления титульной страницы. В соответствии с паспортными данными вписываем ФИО и дату рождения сотрудника, записи о полученном образовании вносятся на основании подтверждающих документов (дипломов, свидетельств). Обязательно указывается дата заполнения трудовой книжки (если оформление происходит не в день приема на работу, а позже, разница в датах должна составлять не более семи дней, если работник трудоустраивается не впервые — не более пяти дней). Записи заверяются подписями должностного лица, вносившего данные, и самого владельца трудовой книжки, а также печатью предприятия.

После оформления титульной страницы переходим к заполнению раздела «Сведения о работе». Сначала указываются данные работодателя, причем наименование организации вписывается полностью, а затем делается запись о приеме на работу (аналогичным образом вносятся и записи о переводах и увольнениях):

• в графе №1 ставится порядковый номер записи (отсчитывается с начала раздела);
• в графе №2 ставится дата, соответствующая дате издания приказа или распоряжения, на основании которого сотрудник принимается на работу, переводится на другую должность или увольняется;
• в графе №3 делается запись о приеме, переводе или увольнении в соответствии с формулировкой в приказе, а если речь идет о прекращении трудовых отношений, добавляется ссылка на соответствующий пункт и статью Трудового кодекса РФ;
• в графе №4 указываются реквизиты документа-основания.

В раздел «Сведения о награждениях» вносятся данные о государственных наградах и почетных званиях, отражать в документе денежные премии и прочие виды вознаграждений не следует. В целом заполнение данного раздела аналогично оформлению «Сведений о работе», но в графе №3 делается запись о типе награды, а также о том, кем и за какие заслуги она выдавалась.

Вопросы, которые будут рассмотрены в рамках вебинара:

1. Основные полномочия и задачи ГИТ. Виды проверок
2. Кадровые документы: на что стоит обратить особое внимание
3. Ответственность за нарушения или сколько это в цифрах
4. Охрана труда - почему теперь это важно

Наличие определенных нюансов делает процедуру заполнения трудовой книжки настоящим «минным полем» для начинающего кадровика: права на ошибку нет (иначе придется вносить исправления в важный документ, а это всегда нежелательно), а правил, которым нужно следовать — много.

Существуют ситуации, когда впору использовать образец: как заполнять трудовую книжку совместителя, всегда ли нужно вносить запись о переводе? В первом случае запись о работе по совместительству делается только по желанию самого сотрудника, причем занимается этим кадровик по основному месту работы совместителя (трудовая не выдается на руки для передачи на время другому работодателю).

Что касается переводов, то здесь не все так однозначно: если речь идет о временном переводе по производственной необходимости, вносить запись о нем в трудовую книжку не нужно. Но если временное место работы становится постоянным, и данный факт подтверждается оформленным по всем правилам приказом о переводе, его следует отразить в трудовой книжке.

Не забудьте указать точную фактическую дату перевода в графе №3, рядом с самой записью о замещении новой должности (если сотрудник сначала был переведен временно, она может значительно отличаться от даты заполнения, указываемой в графе №2). В графе №4 прописываются реквизиты приказов о переводах — временном и постоянном. Примерный образец заполнения трудовой книжки при переводе сотрудника вы найдете в нашей базе кадровых документов.

Вкладыш в трудовую книжку заполняется работодателем в том же порядке, что и основной бланк. Потребность в его оформлении возникает, когда в одном или нескольких разделах трудовой книжки не остается свободного места. Без основного документа вкладыш недействителен. Выдача каждого нового вкладыша отражается в трудовой книжке (как правило, в правом верхнем углу титульного листа) при помощи штампа «Выдан вкладыш» с указанием его серии и номера. Нумерация в документе должна быть сквозной, поэтому первая сделанная во вкладыше запись получает порядковый номер, следующий за номером последней записи, внесенной в основной бланк.

Как заполнять вкладыш в трудовую книжку в 2016 году, если у сотрудника изменились паспортные данные? Все изменения следует отразить не только на титульном листе трудовой, но и на первой странице вкладыша. Порядок действий остается стандартным: прежняя запись аккуратно зачеркивается ровной чертой, а сверху или рядом вписываются новые данные. Основанием в данном случае могут служить паспорт или свидетельство о браке, свидетельство об изменении имени или фамилии и прочие официальные документы.

Доступно только авторизованным пользователям

• Трудовая книжка (бланк).xls
• Вкладыш в трудовую книжку (бланк).xls

Доступно только подписчикам

• Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (бланк).doc
• Вкладыш в трудовую книжку. Титульный лист (образец).doc
• Трудовая книжка (фрагмент). Оформление титульного листа трудовой книжки сотрудника, который впервые принимаемого на работу (образец).doc
• Трудовая книжка (фрагмент). Внесение изменений в титульный лист (образец).doc