Руководства, Инструкции, Бланки

образец акта передачи личных дел студентов

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Что такое «Акт приема-передачи дел» и как нужно его составлять?

Что такое «Акт приема-передачи дел» и как нужно его составлять?

Документ под названием «Акт приема-передачи дел» знаком лишь тем, кому доводилось занимать ответственные должности. Остальные знают о нем только понаслышке. И уж совсем маловероятно, что кто-то сможет составить его самостоятельно.

Основные причины

На любом предприятии дела обычно принимаются по нескольким причинам:

  1. Закрепление за каждым определенной зоны ответственности.
  2. Оценка общего объема работы, которую предстоит выполнять вновь принятому работнику.
  3. Временное исполнение обязанностей за отсутствующего на данный момент работника.
  4. Организации непрерывной работы.

А вот поводом для передачи их от одного сотрудника к другому может быть:

  • длительная командировка;
  • продолжительное нахождение на больничном;
  • декретный отпуск;
  • переход на другую работу;
  • увольнение сотрудника.

В этих случаях обязанности выбывающего работника берет на себя один из его сослуживцев, при этом обязательно составляется акт приема-передачи дел.

Там обычно перечисляются все документы, которые находились в ведении уволенного лица. Кроме этого акт приема-передачи дел содержит полное описание проделанной работы, и отдельно отмечаются все выявленные недостатки. Документ составляется обязательно в двух экземплярах, один из которых подшивается в личное дело выбывшего сотрудника, а второй остается в отделе, то есть у нового хозяина.

Непростая ситуация

Интересно, что инициатором такого действия, как правило, выступает директор. Ведь именно он вместе с новоявленным совместителем заинтересован в наведении порядка. Но иногда складывается такая ситуация, что старый работник уходит, не подписав акт приема-передачи дел. Это может случиться из-за стечения обстоятельств или намеренных проволочек. Порой сотрудник, зная свои недочеты, специально тянет время. Ведь каждый знает, что руководитель не может задержать его трудовую книжку или окончательный расчет, а обязан выдать все это в день увольнения. Работник просто уходит, а наниматель вынужден искать выход из создавшейся ситуации. Как быть новому владельцу, если ему достается бесхозный объект? В этой ситуации не стоит огорчаться. Нужно просто принять дела по факту, чтобы не отвечать за чужие ошибки. Иногда директор в качестве промежуточного шага временно принимает дела на себя, а уж потом передает их новому работнику. Можно и так, но все равно нужно помнить об ответственности за совершенные действия.

Замена главного бухгалтера

Вступлению в должность нового руководителя бухгалтерии предшествуют шесть важных шагов:

  1. Издание приказа за подписью директора, в котором он оговаривает всю последовательность действий и порядок будущей передачи дел. В зависимости от причин увольнения прежнего специалиста в распоряжении сотрудников есть не более двух недель.
  2. Пока еще действующий главный бухгалтер должен к намеченному времени завершить все текущие дела (сделать нужные записи, оформить первичные документы и составить отчеты). Бумажные носители должны быть оформлены в дела и прошиты.
  3. Проведение инвентаризации.
  4. Аудиторская проверка.
  5. Передача дел.
  6. Внесение во все источники информации о новом бухгалтере.

Не совсем обычно выглядит акт приема-передачи дел при смене главного бухгалтера. Образец содержит огромный перечень вопросов, на которые нужно обратить пристальное внимание:

  1. Организация работы всей бухгалтерии, а также общая характеристика учета в компании.
  2. Состояние учета всех проводимых расчетных операций.
  3. Учет и движение всех денежных средств.
  4. Материальный учет и расчет амортизации.
  5. Расчеты с работниками.
  6. Остатки по счетам.
  7. Первичные документы.
  8. Бланки строгой отчетности.
  9. Состояние дел в архиве.
  10. Опись недостающих документов и пояснения по данному факту.

Только после этого происходит подписание акта, что означает, по сути, вступление в должность.

Новый руководитель

Замена руководства обычно начинается с проведения общего собрания учредителей. Принятое на нем решение оформляется в виде протокола или приказа. Эти сведения сразу же передаются в налоговую инспекцию, и только после этого начинается основная процедура, результатом которой станет акт приема-передачи дел. При смене директора он будет более объемным.

Такой документ, как правило, состоит их 3 частей:

  1. Вводная. В ней содержится информация о месте и времени проведения, а также данные о представителе от общего собрания.
  2. Описательная. Она включает в себя полный перечень документов, которые передаются новому директору. Список этот получается очень длинным. Сюда входят, в первую очередь, учредительные документы, свидетельства и данные постановки на учет. Затем идут договора с банками и все дополнительные соглашения к ним. После этого наступает черед приказов по предприятию. За ними следуют договора, касающиеся основной деятельности компании. Далее идут бухгалтерские отчеты, кассовые документы и информация по ценным бумагам. В самом конце списка стоит документация по ТБ, ОТ и пожарной безопасности. После них остается только переписка с государственными и контролирующими органами, а напоследок – журнал движения трудовых книжек.
  3. Заключительная. Здесь перечисляются все присутствующие лица, которые ставят свои подписи.

Последней точкой будет круглая печать предприятия.

Поделиться в соц. сетях

образец акта передачи личных дел студентов:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    ОГУ - Инструкция о порядке подготовки и передачи дел в архив университета

    Обратная связь

    1 Общие положения

    1.1. Настоящая инструкция определяет общий порядок подготовки и передачи в архив законченных делопроизводством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

    1.2. Дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения (кроме личных дел студентов) подлежат передаче в архив университета после окончания календарного года, в котором они были заведены.

    1.3. Передаче дел в архив университета предшествует работа структурных подразделений по подготовке дел (оформлению и описанию) в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

    1.4. Архив университета осуществляет методическое руководство по оформлению структурными подразделениями дел для передачи в архив, а также предоставляет консультации и разъяснения.

    2 Оформление дел

    2.1. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

    2.2. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

    2.3. Полному оформлению подлежат дела по личному составу (приказы по личному составу, личные дела, лицевые счета).

    2.3.1. Подшивка или переплет дела при передаче в архив должны быть выполнены следующим образом:

    • документы подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций в них;
    • при подготовке дел к подшивке (переплету) из документов удаляются металлические скрепления (булавки, скобы, скрепки);
    • лицевые счета работников по заработной плате располагаются по алфавиту фамилий, приказы — строго по порядковым номерам;
    • особо ценные документы (документы, имеющие историческое значение и др.), а также невостребованные личные документы (аттестаты, дипломы предыдущего образования и др.) вкладываются в дело;
    • в конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя дела, который заполняется лицом, проводившим формирование дела;
    • в личное дело после листа-заверителя подшивается лист использования дела (приложение 1 );
    • в начале личного дела подшивается бланк внутренней описи документов дела.

    2.3.2. Нумерация листов в деле:

    • все листы (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графическим карандашом, употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается;
    • листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно;
    • сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу, при этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист, лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется тоже как один лист;
    • лист с наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т. п.) нумеруется как один лист;
    • если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, перевод, вырезки и т. п.), то каждый документ нумеруется отдельно;
    • подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются следующим образом: вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте;
    • в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация, при этом старые номера зачеркиваются одной наклонной чертой и рядом ставится новый номер листа, а в конце дела составляется новый лист-заверитель, старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.

    2.3.3. Составление листа-заверителя дела:

    • для учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации составляется лист-заверитель дела (приложение 2 );
    • лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, конвертов с вложениями и количеством вложенных в них листов). Лист-заверитель в книгах составляется на оборотной стороне последнего чистого листа;
    • лист-заверитель подписывается его составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе.

    2.3.4. Составление внутренней описи документов дела:

    • для учета документов в деле, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа (особо ценные, личные дела и др.), составляется внутренняя опись документов дела (приложение 3 );
    • внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, в которой указываются сведения о порядковых номерах документов дела, датах, заголовках и номерах листов дела;
    • внутренняя опись подписывается ее составителем; если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

    2.3.5. Обложка дела:

    • обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 4 ), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела, срок хранения;
    • в тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части);
    • на обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела. Если в дело включены документы (приложения и т. п.), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела, с новой строчки об этом вносится запись: "в деле имеются документы за … год(ы)". Крайними датами дел считаются дата регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказа о приеме и увольнении лица, на которое это дело заведено.

    2.4. Дело должно содержать не более 250 листов при толщине не более 4 см. Дело объемом свыше 250 листов делится на отдельные тома, и об этом в документе делается отметка.

    2.5. Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие — по датам поступления, исходящие — по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов.

    3.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (дела по личному составу должны быть пронумерованы полистно). Их передача производится по актам (приложение 5 ). Личные дела формируются в алфавитной последовательности фамилий. Акты приема-передачи составляются в двух экземплярах.

    3.2. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив университета, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях университета и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

    3.3. В период подготовки структурным подразделением дел, подлежащих передаче в архив, работником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в акт, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел университета. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить.

    3.4. Прием каждого дела производится заведующим архивом или архивариусом в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах акта указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, а также подписи работника архива и лица, передавшего дела.

    3.5. Личные дела студентов, окончивших обучение в университете, передаются управлением кадров в архив университета после окончания учебного года в течение восемнадцати месяцев. Личные дела работников, уволенных в течение календарного года, передаются управлением кадров в архив университета после окончания календарного года.

    4 Заключительное положение

    4.1. Лицом, ответственным за своевременную передачу дел в архив университета, является руководитель структурного подразделения.

    4.2. Дела, оформленные ненадлежащим образом, с нарушениями настоящей инструкции, на хранение в архив не принимаются до устранения отмеченных недостатков.

    Последнее обновление: 26.09.2016

    Акт передачи личных дел студентов образец - делимся информацией

    Примерный образец акта приема-передачи дел

    Минск о приеме-передаче личных дел бухгалтером ивановой и. В присутствии головного бухгалтера петровой п.

    Фамилии членов комиссии и присутствующих лиц указываются в акте в алфавитном порядке.

    Основанием для его составления являются распорядительные документы о причинах передачи-приема дел. 55 справка установленного эталона из другого университета для перевода.

    При передаче-приеме дел установлено (указать несоответствие описи, отсутствие документов, записей и т. Акт скрепляется подписями принимающей и сдающей сторон, председателя комиссии, членов комиссии и передается на утверждение руководителю организации. воспринимает 1 (одно) личноеделостудента студентки. Фамилия дата, эталон документа форма актапередачиличногодела федерального муниципального штатского.Форма актапередачиличныхделстудентов при переводе на другую форму обучения.Законом не регламентируется процесс передачидел, но работодатель может установить свои эталоны, неотклонимые к выполнению снутри коллектива.Акт о передаче-приеме дел составляется при освобождении должности по причине увольнения работника, перевода на другую работу и т.

    Акт передачи личных дел студентов образец

    Добавлен: 14 Ноя 2016 от: azn

    Образец актов передачи личных дел студентов в архив

    • Фильмы
    • Игры
    • Музыка
    • Софт
    • Книги
    Результаты поиска образец актов передачи личных дел студентов в архив

    Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения. * ЛИЧНЫХ ДЕЛ СТУДЕНТОВ. с законами, нормативными правовыми актами Российской Федерации и локальными нормативными актами ФГБОУ ВПО « СыктГУ». государственного образца о высшем профессиональном образовании. К моменту передачи личных дел из приемных комиссий институтов. О введении в действие Инструкции о порядке формирования. * о порядке формирования, ведения и хранения личных дел. студентов, слу шателей, аспирантов, докторантов и соискателей. 1. нормативными правовыми актами Российской Федерации и локальными нормативными ак тами ПГУ. Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о. ИНСТРУКЦИЯ по ведению личных дел в отделе учёта и. * образовании (для студентов) можно было свободно изъять из дела (длина петли при подшивании. Подлинник акта приема-передачи личных дел.Обложка дела - образец оформления | Делопроизводство * Только при оформлении дел в случае их последующей передачи в. Это шифр дела, коды организации и архива, куда поступят ваши. Обложка личного дела – образец надеюсь также вам будет полезен. Так как подобные документы всё время пополняются (дополнительные соглашения, акты. ИНСТРУКЦИЯ о порядке формирования, ведения и хранения. * К моменту передачи личного дела из приемной комиссии в деканат оно должно со- держать. документ об образовании государственного образца;. договор на целевую подготовку (для студентов, зачисленных по целевому приёму);. чивают их дальнейшее ведение и хранение до передачи в архив. 2.6.Правила ведения и хранения личных дел. Диплом. Читать текст. * 3.2 Подготовка личных дел к передаче в архив. Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том. Постановление Комитета по архивам и делопроизводству при * Зарегистрировано в Национальном реестре правовых актов. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников (далее. Оформление личных дел при передаче в архив осуществляется в. Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения. * 6 Формирование личных дел студентов в период обучения. 8. 7 Порядок. Форма акта передачи личных дел и документов. 16. архив университета.Положение о личных делах студентов * личных дел студентов Университета <далее — Положение). 1.2. Положеъше разработано на основе законов, нормативных правовых актов. Российской. Штструкшш о порядке вьщачи документов государственного образца о высшем. ХРАНЕНИЕ, ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПЕРЕДАЧА В АРХИВ. ЛИЧНЫХ. 07.06.2006 г. * личных дел студентов/слушателей, обучающихся в структурных. правовыми актами Российской Федерации и локальными нормативными актами ГУ-ВШЭ. Положение. копия диплома государственного образца о высшем/среднем. Страницы личного дела нумеруются при передаче в архив ГУ-ВШЭ.ОГУ - О порядке подготовки и передачи дел в архив университета * 12 дек 2009. О порядке подготовки и передачи дел в архив университета. хранения ( кроме личных дел студентов) подлежат передаче в архив университета. в начале личного дела подшивается бланк внутренней описи документов дела. Акты приема-передачи составляются в двух экземплярах.Положение о порядке формирования, ведения, хранения личных. * образца (диплом бакалавра, специалиста, магистра) независимо от профиля. Акты приема - передачи личных дел студентов готовит приемная комиссия. Прием каждого личного дела производится сотрудником архива в. РЕГЛАМЕНТ оформления и подготовки личных дел студентов. * кателей, слушателей, аспирантов) для передачи в архив устанавливает еди-. архивного хранения (Архив СФУ) личных дел студентов СФУ. 1.3 Срок. 2.6 В конце каждого дела подшивается бланк листа-заверителя дела,.Помощь: Порядок составления акта приема-передачи личных дел * Помощь: Порядок составления акта приема-передачи личных дел. Кроме перечисленных реквизитов в актах приема-передачи дел дополнительно оформляются подписи работников, соответственно. 3-й экземпляр - в архив .Порядок формирования, ведения и хранения личных дел. * формированию, ведению и хранению личных дел студентов и. Порядком выдачи документов государственного образца о высшем. При передаче персональных данных обучающихся необходимо соблюдать следующие. Для передачи личных дел в архив все листы, кроме внутренней описи и листа-.ЮФУ | Образцы документов * Бланк справки для студентов · Образец номенклатуры дел деканата факультета. Акт передачи печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации для уничтожения. ОБРАЗЦЫ ДОКУМЕНТОВ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ ДЕЛ, ПРИНИМАЕМЫХ В АРХИВ. Опись личных дел. Положение о личном деле студента *. части касающейся сроков передачи личных дел студентов в архив университета. университета, другими нормативными правовыми актами. 1.3. Образец сформированного личного дела передается ежегодно. Управлением. УТВЕРЖДЕНА пршсазом ГУ-ВШЭ * 25 ноя 2009. тов Российсксй Федерации и локальных нормативных актов ГУ-ВШЭ. ведение И хранение личных дел студентов/слушателей. Инструкция * О порядке формирования, ведения и хранения личных дел студентов в. Финансовом университете. актов Российской Федерации и локальных нормативных актов. Инструкции о порядке выдачи документов государственного образца. Порядок подготовки и передачи личных дел на хранение в архив.Инструкция о порядке формирования, ведения и хранения. * правовыми актами Российской Федерации и локальными нормативными. Дальнейшее ведение личных дел студентов) на основании приказа ректора о зачислении по акту приема-передачи дел по истечении десяти дней с. передаются по описи на хранение в архив университета в течение 50 лет. 3.

    Скорость: 7957 Kb/s

    1 Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Положение) является локальным нормативным актом ноу впо вятский г

    1 Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее Положение) является локальным нормативным актом ноу впо вятский гуман


    1.1. Положение о порядке формирования, ведения и хранения личных дел обучающихся (далее – Положение) является локальным нормативным актом НОУ ВПО «Вятский гуманитарно-технологический институт» (далее – ВГТИ, Институт) и устанавливает единые требования к формированию, ведению и хранению личных дел студентов ВГТИ (далее – обучающихся).

    1.2. Настоящее Положение разработано в соответствии с:

    – Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных";

    – Федеральным законом «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» от 22.08.1996 № 125-ФЗ (с дополнениями и изменениями);

    – Порядком приема граждан в имеющие государственную аккредитацию образовательные учреждения высшего профессионального образования;

    – Порядком перевода студентов из одного высшего учебного заведения Российской Федерации в другое, утвержденным приказом Минобразования России от 24.02.1998 № 501 (с изменениями и дополнениями от 26.03.2001 № 1272);

    – Порядком перевода студентов из одного среднего специального учебного заведения в другое среднее специальное учебное заведение и из высшего учебного заведения в среднее специальное учебное заведение, утвержденным приказом Минобразования России от 20.12.1999 № 1239;

    – Положением об итоговой государственной аттестации выпускников высших учебных заведений Российской Федерации, утвержденным приказом Минобразования России от 25.03.2003 № 1155;

    – Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о высшем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденной приказом Минобрнауки РФ от 10.03.2005 № 65;

    – Инструкцией о порядке выдачи документов государственного образца о среднем профессиональном образовании, заполнении и хранении соответствующих бланков документов, утвержденной Приказом Минобрнауки РФ от 09.03.2007 № 80;

    – Уставом НОУ ВПО «Вятский гуманитарно-технологический институт»;

    – Правилами приема в НОУ ВПО «ВГТИ»;

    – Инструкцией по делопроизводству НОУ ВПО «ВГТИ».

    1.3. Положение обязательно к применению во всех структурных подразделениях ВГТИ, ответственных за формирование, ведение и хранение личных дел студентов (приемная комиссия, деканаты факультетов). В обеспечении документооборота ответственные подразделения обязаны соблюдать установленные настоящим Положением сроки (Приложение 1).

    1.4. Сведения, содержащиеся в материалах личного дела обучающихся, относятся к персональным данным и являются конфиденциальной информацией.

    При передаче персональных данных обучающихся необходимо соблюдать следующие требования:

    – не сообщать персональные данные обучающихся третьей стороне без письменного согласия обучающихся, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью студента, а также в других случаях, предусмотренных законодательством;

    – не сообщать персональные данные студента в коммерческих целях без его письменного согласия;

    – предупредить лиц, получающих персональные данные обучающихся, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получающие персональные данные студента, обязаны соблюдать режим конфиденциальности;

    разрешать доступ к персональным данным обучающихся только специально уполномоченным лицам Института, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные обучающихся, которые необходимы для выполнения конкретных функций;

    – не запрашивать информацию о состоянии здоровья студента, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности получения обучающимися образовательных услуг.

    1.5. Документы из личного дела обучающихся или их копии могут быть выданы по требованию уполномоченных органов, оформленному в установленном порядке, в том числе: органов прокуратуры, дознания, следствия и суда, адвокатуры, миграционной службы и других.

    Запрашиваемая информация предоставляется в объеме, не превышающем объем запрашиваемой информации.

    Запрашиваемая информация может быть предоставлена только после получения соответствующего разрешения от ректора Института.

    Оригиналы документов из личного дела обучающихся выдаются по описи. При этом в дело прикладывается копия выдаваемого документа.

    1.6. Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных обучающихся, несут дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность в порядке, установленном федеральными законами.

    Ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением требований также возлагается на руководителей структурных подразделений.


    2. Состав документов личного дела


    2.1. Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения об обучающемся в Институте. Каждое личное дело формируется в отдельной папке. На обложке делаются отметки: номер дела, фамилия, имя, отчество, дата поступления, номер приказа о зачислении, номер приказа об отчислении, специальность, группа.

    2.2. В состав личного дела студента входят следующие документы:

    • заявление на имя ректора о приеме в ВГТИ;

    • документ об образовании государственного образца (копия и оригинал);

    • свидетельство о результатах ЕГЭ (копия и оригинал), кроме абитуриентов заочного отделения, окончивших школу до 1 января 2009 года;

    • личный листок;

    • учебная карточка студента;

    • выписки из приказов (номер и дата приказа) о зачислении, переводе, отчислении, восстановлении и т.д. относящиеся к данному студенту;

    • заявления, справки и другие документы, относящиеся к данному студенту, в том числе заверенная копия трудовой книжки, академическая справка или диплом о неполном высшем или среднем образовании, выданные другими образовательными учреждениями;

    • студенческий билет, зачетная книжка (вкладываются при отчислении);

    • обходной лист (вкладывается при отчислении);

    • копия академической справки или диплома о неполном высшем образовании, выданных НОУ ВПО «ВГТИ»;

    • копия диплома и приложения к нему, выданные НОУ ВПО «ВГТИ»;

    • внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле.

    2.3. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле (Приложение 2), содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их заголовках и количествах занимаемых листов. Отдельно оформляется лист заверителя (Приложение 3).

    2.4. При заверении копий документов, приобщаемых в личное дело, выполняется заверительная надпись: «Копия верна», подпись, должность работника, инициалы и фамилия работника, дата подписи, с печатью структурного подразделения, заверяющего документ.


    3. Формирование личных дел


    3.1. На каждого поступающего в ВГТИ работники Приемной комиссии заводят личное дело абитуриента. Абитуриенту выдается расписка о приеме документов с указанием полного перечня всех сданных им документов.

    3.2. Все сведения об абитуриенте работниками Приемной комиссии заносятся в базу данных.

    3.3. Ответственность за формирование и ведение личных дел абитуриентов и заполнение базы данных возлагается на технических секретарей Приемной комиссии по формам обучения. Ответственный секретарь Приемной комиссии осуществляет контроль за правильностью формирования и полнотой содержания личных дел и базы данных.

    3.4. Личные дела зачисленных абитуриентов Приемная комиссия передает по акту (Приложение 3) в деканаты не позднее, чем за 10 дней до начала учебного года для их дальнейшего ведения.

    3.5. К моменту передачи личного дела обучающегося из Приемной комиссии на факультет оно должно содержать следующие документы: заявление абитуриента (по установленной в Институте форме), документ об образовании государственного образца, свидетельство о результатах ЕГЭ, личный листок абитуриента, фотографии, медицинская справка форма 086-У (для студентов очного отделения), опись принятых документов.

    3.6. При зачислении студента на первый или последующие курсы для продолжения образования, в том числе в порядке перевода из другого вуза, его личное дело формируется также работниками Приемной комиссии, в котором дополнительно должны быть предусмотрены следующие документы:

    – академическая справка (или диплом о неполном высшем образовании), выданная высшем или средним учебным заведением, в котором студент обучался ранее, с указанием номера приказа об отчислении;

    – индивидуальный учебный план для ликвидации академической задолженности (при наличии разницы в учебных планах).


    4. Ведение личных дел в период обучения


    4.1. Во время обучения студентов ответственность за ведение их личных дел возлагается на методистов факультетов, в должностные обязанности которых входит работа с личными делами.

    4.2. На деканаты возлагается оформление студенческих билетов и зачетных книжек.

    Зачетные книжки подписываются деканом факультета и проректором по учебной работе и заверяются печатью ВГТИ. Студенческие билеты подписываются ректором (с использованием факсимильного воспроизведения подписи) и заверяются печатью ВГТИ, перевод с курса на курс заверяется подписью декана факультета и печатью института.

    Личному делу, студенческому билету и зачетной книжке студента присваивается один и тот же унифицированный номер. При получении студенческого билета и зачетной книжки студент расписывается в Журнале регистрации выданных документов. В случае утраты студенческого билета или зачетной книжки студенту за дополнительную плату выдается новый документ с отметкой «дубликат», который сохраняет порядковый номер утерянного.

    При отчислении студента из Института студенческий билет и зачетная книжка сдаются в деканат для приобщения в личное дело.

    4.3. При переводе студента внутри вуза с одной основной образовательной программы (формы обучения) на другую, смене фамилии и/или других изменениях студенту сохраняется зачетная книжка, в которую вносятся соответствующие исправления, заверенные подписью проректора по учебной работе и печатью. На основании приказа о переводе личное дело студента в недельный срок передается по акту в деканат с указанием всего перечня имеющихся в нем документов.

    4.4. При восстановлении студента, отчисленного из ВГТИ, продолжается ведение личного дела, сформированного ранее. В личное дело студента включается заявление на восстановление с визой декана факультета, копия приказа о восстановлении, индивидуальный учебный план по ликвидации разницы в учебных планах. Студенту выдается зачетная книжка, имеющаяся в личном деле.

    4.5. На каждого обучающегося всех форм обучения деканатами заводится учебная карточка студента по установленной форме, которая заполняется на протяжении всего срока обучения студента в Институте. Выполнение учебного плана по семестрам и курсам фиксируется указанием номеров приказов о переводе с курса на курс и визируется подписью декана факультета.

    По окончании обучения или выбытии студента из ВГТИ учебная карточка приобщается в личное дело студента.

    4.6. Во время обучения в личное дело студента подшиваются:

    – выписки из приказов по данному студенту о переводе, предоставлении академического отпуска, поощрении и взыскании и т.п. за весь период обучения;

    – подлинники личных заявлений, справок и др. документов за весь период обучения (при получении);

    – копии академической справки или диплома о неполном высшем образовании (выданных по заявлению студента без его отчисления);

    – приказ о перезачете дисциплин для обучающихся в сокращенные сроки.

    Личные заявления и лист перезачета дисциплин должны иметь резолюцию декана факультета и при необходимости проректора по учебной работе (ректора).

    4.7. При отчислении обучающегося из ВГТИ в личное дело вносятся:

    – выписка из приказа об отчислении;

    – учебная и личная карточки студента;

    – студенческий билет и зачетная книжка;

    – копия академической справки или диплома о неполном высшем образовании (при досрочном отчислении);

    – копия документа об образовании, полученного в ВГТИ, и приложение к нему (при отчислении в связи с окончанием обучения); копия заверяется специалистом (методистом) структурного подразделения, ответственным за формирование личного дела студента;

    – копия документа об образовании, предоставленного студентом на момент зачисления в ВГТИ (в случае если в деле хранился подлинник).

    – оформленный обходной лист;

    – внутренняя опись документов.


    5.1. В период поступления и обучения студента в ВГТИ его личное дело хранится в отдельном шкафу помещения соответствующего структурного подразделения. Доступ к личным делам имеет только работник, отвечающий за ведение и хранение личных дел обучающихся и его непосредственные руководители.

    5.2. Право доступа к документам личного дела обучающегося также имеют ректор, проректор по учебной или научной работе, сотрудники учебно-методического отдела, юридической службы, приемной комиссии.

    Иным лицам право доступа может быть предоставлено на основании служебной записки с резолюцией проректора по учебной работе.

    5.3. Изъятие документов из личного дела возможно лишь с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором хранится личное дело, и уведомления сотрудника, ведущего личные дела. Допускается изъятие только копий имеющихся документов.

    5.4. В случае утраты/порчи личного дела по каким-либо причинам, работником, ответственным за работу с личными делами, составляется акт об утере/порчи личного дела и формируется новое личное дело.

    5.5. Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных до окончания нормативного срока обучения в ВГТИ, производит методисты соответствующего деканата, выполняя следующие операции:

    • подшивку (вложение) в личное дело следующих документов:

      • полностью заполненную учебную карточку студента;

      • выписку из приказа об отчислении;

      • копию диплома с приложением, заверенную методистом соответсвующего деканата;

      • оформленный обходной лист;

      • студенческий билет;

      • зачетную книжку;

    • выдачу документа государственного образца об образовании, представленного при поступлении в ВГТИ, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;

    • закрытие (в том числе подшивка) личного дела с вложением листа-заверителя;

    • хранение личного дела до передачи его в архив ВГТИ;

    • составление акта (с указанием порядкового номера и Ф.И.О.) и описи (Приложение 4) на передачу личных дел в архив ВГТИ;

    • передача личных дел в архив ВГТИ.

    • Заключительную работу по ведению личных дел студентов, отчисленных в связи с окончанием ВГТИ, производят методисты соответствующих деканатов, выполняя следующие операции:

    • подшивку (вложение) в личное дело документов в связи с отчислением:

      • полностью заполненную учебную карточку студента;

      • выписку из приказа об окончании обучения в Институте;

      • заверенную деканатом копию диплома с приложением;

      • оформленный обходной лист;

      • студенческий билет;

      • зачетную книжку.

    • выдачу документа об образовании, представленного при поступлении в ВГТИ, под подпись студента с сохранением в личном деле копии данного документа;

    • закрытие (в том числе подшивка) личного дела с вложением листа-заверителя;

    • хранение личного дела до передачи его в архив ВГТИ;

    • составление акта (с указанием порядкового номера и Ф.И.О.) и описи (Приложение 4) на передачу личных дел в архив ВГТИ;

    • передачу личных дел в архив ВГТИ.

    Сроки производства и передачи документации