Бланк письма - Учебник для вузов

Учебник для вузов / Кузнецова Т. В. Санкина Л. В. Быкова Т. А. и др.; Под ред. Т. В. Кузнецовой. М. Юнити-дана, 2001. 359 с. Isbn 5-238-00193-2

Бланк письма. В зависимости от учредительных документов организации на бланке письма могут быть размещены следую­щие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужи­вания);

04 код организации;

05 код формы документа;

06 наименование организации;

07 справочные данные об организации.

Кроме того, на бланке письма размещают отметки для рекви­зитов 09 — дата документа, 10 — регистрационный номер доку­мента, 11 — ссылки на регистрационный номер и дату документа.

На бланке для писем наименование вида документа (слово «письмо») не указывается, также не принято писать «коммерче­ское предложение» или «деловое письмо».

Пример оформления бланка для писем с угловым располо­жением реквизитов.

Общий бланк. В зависимости от учредительных документов организации он может содержать следующие реквизиты:

01 Государственный герб Российской Федерации;

02 герб субъекта Российской Федерации;

03 эмблема организации или товарный знак (знак обслужива­ния);

04 код организации;

06 наименование организации (автора документа);

12 место составления или издания документа. Кроме того, на общем бланке предусмотрено нанесение от­меток для размещения реквизитов 09 — дата и 10 — регистраци­онный номер документа.

Бланк называется общим, так как содержит одинаковый набор реквизитов для всех видов документов, которые на нем создаются.

Пример общего бланка с угловым расположением реквизитов:

Бланк вида документа. Если общий бланк дополнить наимено­ванием вида документа (реквизит 08), он становится бланком этого вида (например, приказа, протокола, акта). Бланки для конкрет­ных видов документов целесообразно создавать, если в организа­ции применяется большое количество документов этих видов (на­пример, приказов, распоряжений, докладных записок и др.).

Бланки на двух языках. В организациях субъектов Россий­ской Федерации, имеющих наряду с русским языком в каче­стве государственного национальный язык, могут создаваться бланки, в которых реквизиты «наименование организации», «справочные данные об организации», «место составления или издания документа» печатают на двух языках: русском и на­циональном, на одном уровне, используя продольное располо­жение реквизитов.

Возможно создание бланка на двух языках, если организа­ция ведет переписку с иностранными корреспондентами. В та­ких бланках все реквизиты письма повторяются дважды — на русском и иностранном языке, при этом не допускается иска­жения наименования организации, ее организационно-правовой формы, адреса и справочных данных.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. При изготовле­нии бланков на них проставляют (справа внизу или на обороте) порядковые номера и серии.

Гербовые бланки подлежат учету, который ведется раздельно по каждому виду бланков. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При поступлении бланков в журнале записывают:

• наименование вида бланка;

• номер сопроводительного документа;

• серию и номера гербовых бланков.

При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков:

• наименование вида бланка;

• серию и номера бланков;

• наименование структурного подразделения;

• фамилию и инициалы должностного лица-получателя;

• расписку в получении;

• примечание (отметка об уничтожении и др.)

Уничтожение гербовых бланков оформляется составлением акта.

На делопроизводственную службу возлагается контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Бланки должны храниться в надежно запираемых и опечатывае­мых шкафах.

Документы, изготовленные на гербовом бланке и предназна­ченные для рассылки в другие организации или учреждения, копируют средствами оперативной полиграфии, заверяя каждую копию печатью организации — автора документа.

Помимо бланка организации в крупных управленческих ап­паратах создают бланки структурных подразделений, бланки долж­ностных лиц. Такие бланки создаются только в том случае, если руководитель структурного подразделения имеет право подписи. В бланках структурного подразделения его наименование поме­щается ниже наименования организации — автора документа. Если создается бланк должностного лица, то наименование должности размешается ниже наименования организации — ав­тора документа.

Расположение реквизитов на бланках всех видов предусмот­рено государственным стандартом в двух вариантах: продольном и угловом. В первом случае все реквизиты бланка располагают вдоль верхнего поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру. При угловом расположении реквизиты занимают пло­щадь (72,8х88,6 мм) в левом верхнем углу листа и выравнивают­ся либо по левому полю, либо по центру отведенной площади. Угловой вариант позволяет более экономно использовать пло­щадь листа бумаги, так как правый угол документа остается сво­бодным для размещения грифа утверждения (в таких докумен­тах, как положения, акты, инструкции), адресования (в письмах, докладных записках, заявлениях), для написания резолюции.

На бланках допускается располагать ограничительные отмет­ки в виде уголков, штрихов или других обозначений для разме­щения отдельных реквизитов (заголовка к тексту, адресата, от­метки о контроле и др.), а также для фальцовки и подшивки.

Изложенные требования к бланкам документов являются едиными для страны и обязательны при проектировании и изго­товлении бланков. Не допускается

• размещение на бланке только сокращенного наименова­ния организации — автора документа, отсутствие сведе­ний о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме;

• составление бланка на двух языках, но с различной ин­формацией об организации — авторе;

• «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему;

• размещение на бланке справочных данных об авторе, его местонахождении, не соответствующих данным государст­венной регистрации;

• произвольного расположения реквизитов бланка, не соот­ветствующих требованиям государственного стандарта;

• размещение дополнительных элементов в оформлении (лишние линии, штрихи, вензеля, другие «художествен­ные» украшения);

• размещение реквизитов на бланках российских организа­ций по образцам бланков зарубежных партнеров, что на­рушает отечественные традиции оформления документов и уместно только для совместных предприятий.

4.4. Правила оформления отдельных реквизитов документов

Отбор реквизитов для включения в государственный стандарт проводился с целью закрепления в практике документирования только тех элементов, которые выполняют традиционно сложив­шиеся функции документа. Естественно, основная функция до­кумента — сохранение информации. Но, кроме того, к документу «предъявляются» требования идентификации его автора, прида­ния документу юридической силы, создания условий для исполь­зования (обработки, передачи, поиска, наведения справок и др.) документа в управленческом аппарате и в делопроизводстве.

Реквизит 01 Государственный герб Российской Федерации. На бланках документов органов власти Российской Федерации, а также на бланках территориальных органов федеральных мини­стерств и ведомств воспроизводится изображение Государствен­ного герба Российской Федерации. Изображение Государствен­ного герба на бланках документов регламентировано Положени­ем о Государственном гербе Российской Федерации, утвержден­ном Указом Президента России от 30.11.1993 №2050.

Реквизит 02 герб субъекта Российской Федерации. Органы ис­полнительной власти (администрации краев, областей, городов федерального значения, органов местного самоуправления) могут размещать на своих бланках гербы городов и областей, если они утверждены конституциями, уставами или иными правовыми ак­тами субъектов Российской Федерации. (Например, распоряжением мэра Москвы от 23.11.1993 № 674-РМ официально восста­новлен исторический герб города, 1 февраля 1995 г. принят Закон Москвы «О гербе и флаге Москвы» №№ 4—12). Использование герба на бланках регламентируется соответствующими норматив­ными актами (законами, уставами, конституциями и др.)*.

* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97, с. 10.

Изображение герба размещают на верхнем поле бланка: при угловом расположении реквизитов — над серединой строки с наименованием организации; при продольном расположении реквизитов — в центре поля. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Реквизит 03 эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания). На бланках организаций всех форм собственно­сти вместо герба может быть использован зарегистрированный в установленном порядке товарный знак (знак обслуживания) или эмблема. Эмблема помещается на бланке в соответствии с учредительными документами организации. Использование товарных знаков на бланках организаций установлено Законом РФ «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименовании мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предприниматель­скую деятельность.

Не допускается одновременное размещение на бланках изо­бражения и герба, и эмблемы.

Реквизит 04 код организации. Реквизит служит для ускорения передачи документированной информации по каналам элек­тронной связи и сокращения количества возможных ошибок, возникающих при передаче данных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код является элементом электронной идентификации документа.* В зависимости от принадлежности организации к определенной системе органов власти или пред­приятий используется Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ) или Общерос­сийский классификатор учреждений, организаций и предпри­ятий (ОКПО).

Реквизит 05 код формы документа. ГОСТ Р 6.30-97 предус­матривает проставление на бланке кода формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой докумен­тации (ОКУД). Код формы является элементом идентифика­ции документа.

Реквизит 06 наименование организации. Автор документа дол­жен быть указан на каждом документе вне зависимости от того, изготовлен документ на бланке или без него. Автором документа в управленческой практике, как правило, выступает организация, учреждение, предприятие (или их структурное подразделение). На бланке дается наименование организации с указанием организа­ционно-правовой формы, подчиненности, степени самостоятель­ности, т.е. тех сведений, которые характеризуют автора. Эти дан­ные «выполняют» правовую функцию и необходимы для прида­ния управленческому документу юридической силы.

Наименование организации — автора документа указывает­ся в бланках в точном соответствии с положением (уставом) об организации (или с тем законодательным или нормативным актом, на основе которого образована и действует данная ор­ганизация). Сокращенное наименование организации или аб­бревиатура размещается на бланках после полного наименова­ния и помещается в скобках. Организации, учреждения и предприятия, имеющие вышестоящие организации, должны помещать их наименования на своих бланках перед собствен­ным наименованием. Если организация является филиалом другой организации, то ее название размещается перед наиме­нованием организации — автора документа.

Наименование организации на иностранном языке воспро­изводят в бланке в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (положении) об организации.

В соответствии с Гражданским кодексом РФ частные орга­низации, являющиеся юридическими лицами, должны иметь фирменные наименования, в состав которых включаются указа­ния на их организационно-правовую форму (табл. 4.2).

Таблица 4.2. Фирменные наименования

Согласно Гражданскому кодексу РФ, некоммерческие и уни­тарные предприятия должны содержать в своих наименованиях указание на характер их деятельности.

Большая часть внутренних документов изготавливается без использования бланков. В таких случаях документ набирают на компьютере, печатают на пишущей машинке или пишут от руки на чистом листе бумаги. Перечисленные требования к оформле­нию реквизита «наименование организации» должны соблю­даться и при подготовке внутренних документов.

Реквизит 07 справочные данные об организации. В состав рек­визита включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации. Государственный стан­дарт не лимитирует состав сведений, входящих в справочные данные. Однако чем полнее сведения, помещенные на бланке, тем легче связаться с организацией — автором документа. Поч­товый адрес должен быть указан в соответствии с действующими почтовыми правилами, т.е. обязательно включать индекс пред­приятия связи с указанием единиц административно-террито­риального деления. Номер телефона следует указывать тот, по которому можно получить необходимую информацию (напри­мер, канцелярия, секретариат). Группы цифр в номерах телефо­нов (факсов) разделяют дефисом.

Блок справочных данных может быть дополнен по желанию организации — автора документа следующими данными: номер факса, телеграфный адрес, номер телетайпа (абонентского те­леграфа), номер счета в банке и реквизиты банка, телекс, адрес электронной почты. В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика.

Реквизит 08 наименование вида документа. Наименование ви­да документа должно отражать содержание документируемого действия и компетенцию его автора. Наименование вида доку­мента — обязательный реквизит при оформлении всех докумен­тов, кроме письма. Дополнительно к этому реквизиту может быть указан код документа в соответствии с Общероссийским классификатором управленческих документов (ОКУД).

Реквизит 09 дата документа. Датой документа является дата его подписания; для документов, принимаемых коллегиальным органом, — дата его принятия; для утверждаемых документов — дата утверждения, для актов и протоколов — дата события. Да­та проставляется должностным лицом, подписывающим (ут­верждающим) документ. Если автором документа являются не­сколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает три способа оформления да­ты.* Даты, содержащиеся в тексте документа, даты согласова­ния, визирования, утверждения, заверения, подписания, регист­рации оформляются цифровым способом, арабскими цифрами. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими циф­рами. При этом государственный стандарт предусматривает два варианта последовательности расположения элементов:

* ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. — М. 1997, с.2—3. С изменениями № 1, утвержден­ными постановлением Госстандарта России «О принятии и введении в действие изменения ГОСТ Р» № 9-ст от 21.01.2000.

а) день месяца, месяц, год. Например: 01.09.2000.

б) год, месяц, день месяца. Например: 2000.02.01. Второй вариант соответствует традициям оформления даты в европейских странах и закреплен в международных стандартах

* ISO 8601:1988 Форматы обмена элементами данных. Обмен информацией. Проставление дат и времени.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например, 1 октября 2000 г.

Реквизит 10 регистрационный номер документа. Регистрацион­ный номер документа (индекс) проставляется при его регистра­ции в организации — авторе документа. Регистрационный номер, как правило, состоит из порядкового номера документа в регист­рируемом массиве (договоры, приказы, протоколы, письма и др.). В конкретной системе делопроизводства индекс документа поми­мо порядкового номера может включать индекс структурного подразделения, индекс дела по номенклатуре, индекс должност­ного лица и др. При отправке ответных писем принято указывать два индекса — тот, что присвоен документу в организации — ав­торе данного письма при его регистрации и тот, который был на полученном документе (реквизит 11 — ссылка на регистрацион­ный номер и дату документа). Если письмо инициативное, т.е. одна организация обращается в другую с каким-либо вопросом первый раз, то вторая дата и индекс не заполняются.

Регистрационный номер документа, составленного совме­стно несколькими организациями, состоит из регистрационных номеров документа, присвоенных ему в каждой из этих орга­низаций. На документе регистрационные номера проставляют­ся через косую черту в порядке, соответствующем проставле­нию авторов документа.

Реквизит 11 ссылка на индекс и дату входящего документа. Этот реквизит включается только в бланк письма, он предна­значен для проставления даты и индекса того документа, на ко­торый дается ответ.

Реквизит 12 место составления или издания. Реквизит указы­вается на общем бланке или бланке вида документа (например, приказа, постановления, решения и др.). Этот реквизит содер­жит сведения о том географическом пункте, где зарегистрирова­на организация, место нахождения юридического лица, опреде­ленное его государственной регистрацией. Оформляется этот реквизит в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов. Если место составления документа входит в название организации — автора документа, то его можно на бланке не указывать.*

* Оформление документов. Методические рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-97. — М. ВНИИДАД, с. 14.

Реквизит 13 гриф ограничения доступа к документу. Гриф ограничения доступа к документу (отметки «секретно», «кон­фиденциально», «для служебного пользования (ДСП)» или отметки, устанавливающие различные степени секретности или уровни конфиденциальности и др.) проставляется на пер­вом листе документа на верхнем поле справа. Отнесение ин­формации к государственной тайне осуществляется на основе Закона РФ от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне». Отнесение информации к конфиденциальной осуще­ствляется в соответствии с Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиден­циального характера».

Реквизит 14 адресат. Документы направляют в адрес органи­заций, их структурных подразделений или конкретным должно­стным лицам. В качестве адресата могут быть физические лица. При направлении документов в адрес организации (структур­ного подразделения) фамилия его руководителя может быть корреспонденту неизвестна. В таком случае наименование учре­ждения пишется в именительном падеже и адресование оформ­ляется следующим образом:

Министерство финансов РФ

Управление налоговой реформы

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата — в дательном. Например:

Министерство финансов РФ

Начальнику Управления налоговой реформы

При направлении документа руководителю организации ее название входит в состав должности адресата. Например:

Генеральному директору издательства

«Бизнес и компьютер»

Допускается центровать каждою строку реквизита «адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:

Генеральному директору издательства

«Бизнес и компьютер»

При адресовании документов нескольким однородным учре­ждениям или организациям фамилии опускают, а должности указывают обобщенно. Например:

Документ, предназначенный для отправки, не должен со­держать более четырех адресов. Слово «копия» перед вторым и другими адресатами не проставляется. При печатании документа каждый адрес отделяется один от другого 2—3 интервалами.

При направлении документа одного содержания в несколько адресов исполнитель документа составляет список на рассылку, в котором перечисляются адреса, наименования организаций и фамилии должностных лиц. На основании этого списка оформ­ляется адресат в каждом конкретном документе.

Почтовый адрес может указываться только на конверте. При необходимости в состав реквизита «адресат» может входить поч­товый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последо­вательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. В этом случае сначала указывается название организации, а затем почтовый адрес. Например:

Редакция газеты «Новый мир»

103806 ГСП, Москва, К-6

Малый Путниковский пер. 1/2

При адресовании документа физическому лицу адресование оформляют в последовательности: инициалы, фамилия получа­теля, почтовый адрес. Например:

ул. Нормандия-Неман, д.6, к.2, кв.134

Почтовый адрес на конвертах и документах указывается в соответствии с действующими почтовыми правилами.*

* Постановление Правительства Российской Федерации от 26 сентября 1996г. №1239 «Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи».

Помимо документов, направляемых за пределы организа­ции, адресование используется и в оформлении внутренних документов с целью определения круга исполнителей, опера­тивного направления документа тем должностным лицам, в компетенцию которых входит их рассмотрение (приказы, рас­поряжения, указания), а также с целью регулирования на­правления отдельных документопотоков (докладные и объяс­нительные записки, заявления). Адресование внутренних до­кументов оформляется либо с указанием конкретных должно­стных лиц, либо обобщенно. Например, приказ руководителя организации может иметь такой адрес:

Начальникам производственных служб

Реквизит печатают, отступив от верхнего поля 4—5 межстроч­ных интервала или 32 знака (что соответствует четвертому поло­жению табулятора пишущих машинок) от границы левого поля.

Каждая составная часть реквизита «адресат» печатается с новой строки через один межстрочный интервал, фамилия адресата отделяется от остальных частей адресования 1,5— 2 интервалами.