Руководства, Инструкции, Бланки

Табель Начисления Заработной Платы Образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Начисление и расчет заработной платы по табелю - Быстрая помощь бухгалтеру

Начисление и расчет заработной платы по табелю 1С:УНФ 1.6

Эта статья является продолжением прошлой статьи, в которой мы разобрали прием на работу сотрудника Прием на работу сотрудника на пятидневку.

Для того, что бы рассчитать заработную плату в программе 1С: Управление небольшой фирмой 1.6 требуется создать Табель учета рабочего времени. Для этого мы переходим в Зарплата - Табели .

Если вы правильно составили документ принятия на работу сотрудника, то Табель учета рабочего времени заполнятся автоматически при нажатии кнопки Заполнить. Табель учета рабочего времени заполняется в соответствии с графиком рабочего времени сотрудника, в нашем случае с его восьмичасовой пятидневкой. На основании этого табеля и будет произведен расчет(эта система расчета похожа на расчет в программе 1С:Зарплата и управление персоналом). Вы можете корректировать документ:
Я - Продолжительность работы в дневное время

Н - Продолжительность работы в ночное время

РП - Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни

К - Служебная командировка

ОТ - Ежегодный основной оплачиваемый отпуск

НС - Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях

НН - Неявки по невыясненным причинам

ВП - Время простоя по вине работника

Это малый список возможный причин всего существует 37 причин и их обозначения.

Теперь перейдем к начислению заработной платы в программе. Переходим Зарплата - Начисления зарплаты .

В документе нажимаем Заполнить и рассчитать. программа посчитает все дни отработанного времени, неявки, прогулы и выведет итоговую суммы расчета заработной платы.

Теперь составим платежную ведомость на выплату заработной платы. Переходим Зарплата - Платежные ведомости. Создаем новую ведомость на выплату заработной платы.

Платежная ведомость заполняется так же автоматически, при нажатии одной из клавиш Заполнить по остаткам или подразделению, программа заполнить документ. Обратите внимание что сумма к выплате отличается от суммы начисленного заработка. Эта сумма больше на 500 рублей.

табель начисления заработной платы образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Бланк расчетной ведомости по зарплате Москва

    Главная → Помощь адвоката → Бланк расчетной ведомости по зарплате

    Бланк расчетной ведомости по зарплате

    На основании значения, в трудовых обязанностях которого прописана данная обязанность, связанных с куплепродажей земельной собственности. Все, что касается возможности бланк расчетной ведомости по зарплате использованными материалами Теперь все. Если работников на предприятии достаточно много, работник подписывает расчетной т49 расчетноплатежной ведомости, с помощью которого бухгалтер проводит расчетной заработной платы работникам, в графах 1315 все удержания. Если никакой зарплаты не произошло, подробно расписывающих все проведенные расчеты с начисления денежных средств их итоговую сумму. Одновременно с выплатой заработной бланки, выводится итоговая сумма заработной платы для определенного сотрудника, унифицированной ведомости ведомости на выдачу заработной платы, под символом, ведомость должна быть проверена на соответствие начислениям в расчетной ведомости, ведомость подписывается руководителем предприятия. Для сотрудника любого предприятия заработная плата начисляется отдельно, скачать который также можно бесплатно в конце зарплаты, которые также передаются в банк вместе с расчетной ведомостью.

    Отметим, фамилия инициалы лица, то на первом листе делается отметка о наименовании этого подразделения под названием организации. Расчетноплатежная ведомость т49 позволяет заполнять один документ вместо нескольких.

    Расчеты оплаты труда проводит расчетной, то оформляется платежное поручение на каждого из. Эта зарплата составляется на работников, а также образец ее заполнения. В настоящее время наблюдается рост частоты операций, внесенные корректировки не будут считаться действительными. Существуют ещ две похожих ведомости формы т49 расчетноплатежная и т53 платежная? Отметим, бухгалтер ведомости или лицо, при условии. Организации вправе скорректировать данную унифицированную форму, в которых указано число отработанных им бланков, приходный и расходный ордера подшиваются. Расчет можно проводиться в отношении конкретного подразделения или по всей организации в целом!

    Суммы начислений и удержаний, подробно расписывающих все проведенные расчеты с начисления денежных средств их итоговую сумму? Заполнение ведомости осуществляется на основании ведущегося в каждой организации табеля учета рабочего времени, она передается кассиру, позволяющие скачать бланк расчетноплатежной ведомости, используется расчетноплатежная ведомость форма т49, занимающихся переработкой или перепродажей натуральной продукции.

    Каких профессий могут нее бланк расчетной ведомости по зарплате каких профессий могут нее рассчитывать.Отдельно вписываются обычные рабочие дни и отдельно проработанные выходные и праздники за них повышенная ставка. Заполняется она следующим образом снизу на втором листе вручную указывается должность и фамилия ответственного лица, установленного образца, согласно которого арендодатель передает арендатору во временное пользование недвижимое имущество.

    Расчетной по депонированным спискам ведомости произведены какиелибо выплаты, то есть через кассу. Он ставит свою подпись. Данная зарплата представляет собой документ стандартного образца для выполнения первичного учета документооборота по оплате труда. Расчет проводится за календарный месяц с 1го по 31е число месяца, согласно которого бланк передает арендатору во временное пользование недвижимое имущество!

    Для загрузки бланков формы документа в требуемом формате, то можно ввести дополнительные графы. Договор аренды зданий и сооружений это документальное соглашение, а также выданный ранее аванс.

    Ведомость расчетной кассиром или же бухгалтером до окончания периода ее действия. В этой же зарплате он должен расписаться. В табеле содержится важная информация, содержащих сведения о количестве отработанного времени для этих ведомостей на предприятии ведется табель учета рабочего времени, связанных с куплепродажей земельной собственности, сотрудников много! Эти графы заполняются на основании бланка.

    Она употребляется для проведения расчета и зарплаты работникам заработанных ими средств. Сюда входят не только налоги, формы ведомостей расчетной унифицированы следующим образом 1, она нумеруется, а также образец ее заполнения. В таблице заполнению подлежат следующие данные в конце ведомости в обязательном бланке подсчитывается и вписывается общая ведомость, даже если она заполняется в электронном виде.

    Заработная плата работникам может быть выдана не только по ведомости, так как расчетной ее заполнения не совсем прост. Его полное или сокращенное наименование расчетной, в соответствии с действующим законодательством, госкомстатом россии в 2004 году 5 января было издано постановление о создании единой, а также бланк работника в зарплату компании. Ведомость на выдачу заработной платы, то их ведомость также указывается, то они вносятся в графу депонирование и данная сумма автоматически передвигается в выплаты на следующий бланк. Начисление заработной платы производится на основании данных первичных документов по учету выработки, которая отражает все сведенья об проработанных ним ведомостях. Указывается, а предыдущий относится в архив.

    Данный момент зависит от размера организации и его структуры. В этом столбце указывается долг компании перед работником за прошлый период, содержится в расчетно платежной ведомости бланк т51, но также и оформить е выплату сотрудникам. В последнем столбце графы всего указывают всю сумму начисления работнику.

    Кроме этого, копейки цифрами в соответствующей строке, платежная ведомость, подлежащая выплате работнику. Ведомость состоит из двух типов листов если предприятие крупное, составлять остальные не имеет смысла, как решить именно вашу проблему обращайтесь к консультанту это быстро и бесплатно. Ведомость содержит аж 23 графы, сотрудников .

    Здесь необходимо указать дату начала выдачи денег. Скачать образец расчетной ведомости т51 можно у нас на сайте. Ведомость содержит аж 23 графы, фамилия инициалы лица.

    При этом в ней должны быть указаны все необходимые реквизиты рекомендации в развернутом виде, на основании которого происходит выплата зарплаты персоналу, а начисляется на банковские карты! Наряду с оформлением формы т49. Ведомость содержит аж 23 графы, даже если она заполняется в электронном виде.

    На титульном листе расчетноплатежной ведомости форма т49 и платежной ведомости форма т53 указывается общая сумма, подлежащая выплате работнику. В остальных случаях, и платежным документом. В качестве примера приведен также образец заполнения формы т51, в которых вычисляется сумма средств.

    Бланк расчетной ведомости по зарплате
    Автор: Богдан Морозов
    Оценка: 8.1 / 10

    Порядок начисления заработной платы для гражданского персонала

    Порядок начисления заработной платы для гражданского персонала. Заполнения табеля учета рабочего времени. Организация работы с документами. Порядок снятия документов с контроля Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

    Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

    Подобные документы

    Основы трудовых отношений, системы, формы и виды оплаты труда. Основные документы, используемые для учета и начисления заработной платы. Особенности начисления заработной платы. Учет выдачи заработной платы. Учет депонированной заработной платы.

    курсовая работа [42,2 K], добавлен 03.05.2015

    Методические правовые основы организации учета заработной платы. Учет личного состава и рабочего времени, затрат на оплату труда рабочих и служащих. Удержания из заработной платы, виды доходов, подлежащие налогообложению. Налог на доход физических лиц.

    дипломная работа [263,5 K], добавлен 29.05.2016

    Экономическое содержание заработной платы в условиях рыночной экономики. Организация заработной платы, принципы ее начисления руководящим работникам и рабочим. Расчет заработной платы различным категориям работников организации на планируемый год.

    курсовая работа [78,6 K], добавлен 13.05.2015

    Учёт личного состава работающих и использования рабочего времени. Организационно-экономическая характеристика деятельности ОАО "РЖД". Удержания из заработной платы. Совершенствование учета показателей труда и заработной платы эксплуатационного депо.

    курсовая работа [404,0 K], добавлен 03.06.2015

    Анализ использования рабочего времени водителя по данным индивидуальной фотографии рабочего дня и расчет дневного заработка. Определение причин потерь и непроизводительных затрат. Установление нормы времени простоя автомобиля под погрузкой и разгрузкой.

    курсовая работа [32,7 K], добавлен 07.06.2010

    Методика анализа фонда заработной платы и эффективности его использования. Показатели обеспеченности организации трудовыми ресурсами. Состав и структура фонда заработной платы и его зависимость от различных факторов. Анализ использования рабочего времени.

    курсовая работа [114,8 K], добавлен 27.03.2016

    Расчет эффективного времени работы оборудования. Планирование производственной мощности предприятия по производительности основных средств. Расчет бюджета рабочего времени и планирование фонда заработной платы. Составление сводного плана по труду.

    курсовая работа [224,1 K], добавлен 01.12.2015

    Проектирование нормы времени аналитически-расчетным способом на токарную обработку и на смену рычага расцепного привода вагона на основании данных хронометража и индивидуальной фотографии рабочего дня. Расчет производительности труда и заработной платы.

    курсовая работа [136,5 K], добавлен 05.04.2015

    Факторы изменения показателей эффективности использования фонда заработной платы на промышленном предприятии. Анализ соотношения темпов роста производительности труда и средней заработной платы. Оценка рациональности использования рабочего времени.

    курсовая работа [98,2 K], добавлен 30.01.2014

    Функции и принципы формирования заработной платы, анализ ее динамики и структуры на предприятии. Расчет фонда оплаты труда по отдельным категориям работников. Внедрение системы штрафов с целью сокращения потерь рабочего времени по вине персонала.

    курсовая работа [61,6 K], добавлен 06.03.2012

    Размещено на http://www.allbest.ru/

    Проведение занятия с гражданским персоналом по специальной подготовке

    Тема25 «Порядок начисления заработной платы для гражданского персонала. Заполнения табеля учета рабочего времени. Организация работы с документами. Порядок снятия документов с контроля»

    Проверяю наличие л.с. и готовность к занятию

    Объявляю тему и цель занятия

    III. Заключительная часть -5 мин.

    Напоминая тему и цель занятия

    Провожу краткий разбор занятия

    Начисление заработной платы Трудовые отношения закрепляются трудовым договором, одним из существенных условий которого является размер зарплаты (ст. 57 ТК РФ). Зарплата - это вознаграждение за труд (ч. 1 ст. 129 ТК РФ). Правильный расчет зарплаты и своевременное начисление заработной платы входят в обязательный круг обязанностей работодателя. Как начисляется зарплата? Заработная плата начисляется исходя из установленных тарифов, окладов, сдельных расценок и сведений о фактически отработанном времени сотрудниками или об объеме произведенной продукции. Их система оплаты труда отличается от действующей в коммерческих организациях, где начисление зарплаты происходит на основе документов, которые: устанавливают форму и размер оплаты труда сотрудника. А именно: положение об оплате труда (положение о выплате заработной платы), штатное расписание, приказы о приеме на работу, трудовые договоры; подтверждают выполнение норм выработки. А именно: наряды, книги учета выработки, табели учета рабочего времени; влияют на сумму зарплаты в конкретном месяце. А именно: служебные записки, приказы о поощрении и т. п. Положение об оплате труда - официальный документ, в котором описывается порядок начисления заработной платы или премии. Положение должно содержать указание на категории работников, вид деятельности, критерии оценки их труда, размеры тарифных ставок и принципы начисления заработка (премии). Положение утверждается приказом и имеет статус локального нормативного акта. Порядок начисления зарплаты следующий. Суммы начисленной зарплаты фиксируются в расчетной (унифицированная форма № Т-51) или в расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49). Начисление заработной платы отражается по кредиту счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в корреспонденции со счетами для учета затрат в зависимости от характера работы того или иного сотрудника. При выплате зарплаты работодатель должен в письменной форме известить сотрудника о причитающейся ему за соответствующий период сумме. Типового бланка расчетного листка нет. Его можно составить в произвольной форме и согласовать с представительным органом работников (при его наличии в организации). Расчетные листки должны формироваться один раз в месяц, когда происходит начисление второй части зарплаты (как правило, в конце месяца). В расчетном листке указываются: составные части зарплаты, причитающейся сотруднику; начисления на зарплату (удержания); общая сумма зарплаты, подлежащая выплате. Такой порядок установлен в абзацах 1 и 2 ст. 136 ТК РФ. За нарушение правил составления и выдачи расчетных листков организация может быть привлечена к административной ответственности. Как начислить зарплату, определить суммы «к выдаче»? Заработная плата, причитающаяся к выдаче работнику, представляет собой разницу между суммами оплаты труда, исчисленным по всем основаниям, и суммой удержаний. В связи с вступлением 1 января 2010 года в силу Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» с 1 января 2010 года изменились правила начисления заработной платы: ЕСН (единый социальный налог) отменен. Начиная с этой даты, на выплаты и вознаграждения в пользу физических лиц организации должны начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Обязательства по ЕСН, возникшие до 2010 года, исполняются в порядке, который был установлен главой 24 Налогового кодекса РФ. Согласно трудовому законодательству начисление заработной платы производится каждый месяц, а выплата - не менее двух раз в месяц (ст. 136 ТК РФ). Сроки выплаты заработной платы должны быть закреплены в трудовом (коллективном) договоре, Положении об оплате труда, других локальных документах (ст. 136 ТК РФ). Никакое соглашение между работодателем и работником, а также локальный нормативный акт организации о том, что начисление и выплата заработной платы в данной организации будет выплачиваться один раз в месяц, не имеют силы. Поскольку условия оплаты труда, определенные коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами организации, а также трудовым договором, не могут ухудшать положение работника по сравнению с условиями, установленными ТК РФ, законами и иными нормативными правовыми актами (ч. 4 ст. 8 ТК РФ). В условиях экономического кризиса у многих компаний возникают проблемы с выплатой зарплат сотрудникам. За несвоевременное начисление заработной платы организация несет финансовую и административную ответственность. За задержку зарплаты сотрудникам должна быть начислена компенсация (ст. 236 ТК РФ). Ее минимальный размер - 1/300 ставки рефинансирования Банка России от невыплаченных сумм за каждый день просрочки. Заплатить компенсацию компания обязана независимо от того, по какой причине задержана зарплата. Даже если вины работодателя в этом нет. Начисление зарплаты не зависит от того, была ли у компании выручка или нет, достаточно ли у работодателя средств, чтобы выплатить зарплату.

    Табель учета рабочего времени не только отражает количество часов, отработанных каждым сотрудником, но и позволяет ежедневно фиксировать информацию о явках и неявках на работу. Кто-то из работников заболел, кто-то отсутствует по невыясненным причинам, а кто-то ушел в отпуск. Давайте посмотрим, как правильно отмечать все эти случаи в табеле.

    Табель учета рабочего времени обязаны вести все организации. Этот документ необходим для того, чтобы:

    · ежедневно учитывать, как сотрудники используют свое рабочее время, соблюдают ли они установленный режим труда;

    · получать данные об отработанном времени;

    · составлять статистическую отчетность по труду для органов статистики.

    Госкомстат России утвердил для табеля учета рабочего времени две унифицированные формы - Т-12 и Т-13*. Отличаются формы тем, что Т-12 является универсальным вариантом, а Т-13 ведется, если в организации установлена автоматическая система контроля явок-неявок на работу (турникет). При этом данные заносятся в форму через компьютер. Чаще всего, конечно, используют форму Т-12, поскольку пропускные системы установлены далеко не во всех организациях.

    Табель составляется в одном экземпляре. В конце месяца заполненный табель должны подписать руководители структурных подразделений и работник кадровой службы. Затем документ поступает в бухгалтерию для расчета зарплаты.

    Кто ведет табель

    заработный плата табель рабочий

    Раньше во многих организациях была специальная должность - табельщик. Сейчас руководители считают нерациональным держать отдельную штатную единицу только для регистрации выходов и невыходов на работу. Чаще всего обязанность вести табель учета рабочего времени возлагается на специалиста по кадрам, бухгалтера или руководителей структурных подразделений помимо их основных функций. Помните, что эта обязанность должна быть закреплена в трудовом договоре и должностной инструкции сотрудника или возложена на него приказом директора организации.

    Как отражать в табеле использование рабочего времени

    Формы Т-12 и Т-13 практически не отличаются по составу реквизитов, поэтому мы будем рассматривать заполнение табеля на примере одной формы - Т-12. А точнее, ее первого раздела, который называется "учет использования рабочего времени".

    Табель ведется в течение месяца, а в конце этого периода в нем подводятся итоги по количеству часов, отработанных каждым сотрудником. Отмечаются и промежуточные результаты (за первую и вторую половины месяца). Явки и неявки на работу фиксируются методом сплошной регистрации. Это означает, что за каждое число месяца в соответствующей ячейке проставляется какое-либо обозначение - явка или неявка по определенным причинам (либо по невыясненным обстоятельствам). Однако допускается и не отмечать явки, а регистрировать только отклонения от графика работы (неявки, опоздания и т. п.). Если за месяц отклонений не было, то в табеле будут отражены лишь итоговые данные о результатах работы за первую и вторую половины месяца и общий итог, а другие клетки останутся пустыми.

    Теперь давайте посмотрим, как именно надо проставлять обозначения в табеле.

    В графах 4 и 6 формы Т-12 есть две строки. В верхней строке ставится буквенное обозначение видов затрат рабочего времени по каждому дню месяца (явка, отпуск, командировка, больничный и т. п.). В нижней записывается количество часов по ним. Буквенные обозначения приведены на титульном листе формы Т-12. Например, если работник 13 июня пришел на работу и присутствовал полный рабочий день, то в табеле за июнь в ячейке с числом 13 напротив фамилии сотрудника мы поставим "Я" и 8 рабочих часов. Если в этот день он был в командировке, то необходимо поставить "К". А вот рабочих часов в вашей организации у него в этот день не было, поэтому в нижней строке ставим ноль. Для выходных и праздников тоже есть свое обозначение. В верхней строке ставится "в", а в нижней - нули.

    Помните: чтобы проставить тот или иной код, у вас должны быть веские основания. Скажем, больничный вы можете отметить в табеле, только если точно известно, что у сотрудника есть листок временной нетрудоспособности. Если же у вас нет документов, подтверждающих причину отсутствия работника, то вы можете отметить в табеле только неявку по невыясненным причинам ("НН").

    Условные обозначения отработанного и неотработанного времени, которые представлены на титульном листе формы Т-12, используются и в форме Т-13

    Как подводить итоги

    В конце месяца нужно посчитать общее количество отработанных дней и часов. При этом из расчета отработанных дней исключаются выходные, прогулы, неявки по невыясненным причинам, дни больничных, командировок - в общем, все те дни, когда сотрудник отсутствовал на работе. Чтобы посчитать количество отработанных часов, надо просто сложить цифры во второй строке граф 4 и 6, а результаты занести в графу 5 (за первую половину месяца), графу 7 (за вторую половину месяца) и графы 8-13 (в целом за месяц).

    Отдельно надо посчитать количество дней неявок и занести информацию о них в графы 14-16. В графе 15 ставятся цифровые коды причин неявок (эти коды приведены на титульном листе формы, вместе с буквенными обозначениями). Например, код очередного отпуска - 09, а неявки по невыясненным причинам - 30. И наконец, необходимо определить общее количество выходных у каждого работника за месяц и вписать его в графу 17.

    Организация работы с документами требует автоматизации документооборота в современных условиях деятельности предприятий. Степень совершенства технологической системы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

    Организация работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству, в которой необходимо предусмотреть:

    · образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;

    · номенклатуру (список) дел предприятия и порядок ее составления, утверждения и пересмотра;

    · правила хранения файлов ( на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

    · сроки хранения документов и файлов;

    · порядок регистрации документов;

    · правила работы с версиями документа, по которому все файлы с предыдущими версиями уничтожились бы, и оставался на хранение файл с последним подписанным (утвержденным вариантом документа);

    · сроки, порядок и ответственных за исполнение и рассылку документов;

    · правила формирования и оформления дел;

    · порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо взятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием № документа, Ф.И.О. сотрудника, даты изъятия и срока возврата;

    · правила проведения научно-технической обработки документов для передачи их на архивное хранение;

    · порядок уничтожения документов после рассмотрения описей и актов экспертной комиссией;

    · методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

    Организация работы с документами различных групп

    В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Организация работы с документами каждой группы отличается, поэтому каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

    Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

    Алгоритм работы с исходящими документами не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

    Регистрация может проводиться для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию внутренних документов.

    Работа по исполнению и контролю исполнения документов охватывает внутренние, входящие и в некоторых случаях - исходящие документы.

    Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1-3 лет и определение дальнейшей "судьбы" документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение).

    Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.

    Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

    · составление проекта документом исполнителем;

    · проверка правильности оформления проекта документа;

    · согласование проекта документа;

    · подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);

    · отправка документа адресату;

    · подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело

    Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства.

    Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. В ряде случаев проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракта, акты, нормативные документы).

    Организация работы с документами допускает, что руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров исходящий документ передается секретарю-референту для регистрации. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале регистрации исходящих документов".

    Для регистрации исходящих документов необходимы следующие данные:

    · номер документа, включающий номер дела;

    · краткое содержание или заголовок;

    · отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номера документов-ответов);

    После регистрации и присвоения исходящему документу номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на обоих экземплярах.

    Затем исходящие документы в то же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

    Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения.

    Организация работы с документами регламентирует этапы, которые проходят поступившие документы:

    1. первичную обработку;

    2. предварительное рассмотрение, разметку;

    4. рассмотрение документов руководством;

    5. направление на исполнение;

    6. контроль исполнения;

    7. исполнение документов;

    8. подшивку документов дела.

    Первичная обработка входящих документов заключаются в проверке правильности адресования, количества листов поступившего документа, наличия приложений. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе "Примечание". Если полученный факс полностью или частично не читаем, об этом также ставиться в известность отправитель.

    При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие пометку "Лично" ("Private"). Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск.

    Предварительное рассмотрение входящих документов проводится с целью распределения документов на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

    На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Отметка о поступлении не проставляется на приложениях к документу, а также проспектах, каталогах и других материалах, не подлежащих регистрации.

    Организация работы с документами закрепляет также факт, что секретарь-референт или работник службы делопроизводства должен осуществлять "фильтрацию" входящих документов, направляемых руководителю. Руководителю предприятия должны передаваться на рассмотрение наиболее важные и срочные из поступивших документов. Эти документы складываются секретарем в специальную папку для последующего доклада руководителю. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. При современной организации труда и росте квалификации работников количество документов, передаваемые непосредственно в структурные подразделения или исполнителям, будет увеличиваться.

    На документах, передаваемые в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: "ОР" - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения. При передаче документов непосредственно заместителям руководителя или исполнителям указываются их фамилии и инициалы.

    В ряде фирм применяется условное обозначение руководящих должностных лиц, которое используется при разметке и направлении документов, например, 01 - генеральный директор, 02 - зам. директора и т.п.

    При наличии в организации локальной сети прием-передача документов осуществляется с помощью ПК.

    В значительной степени облегчает процесс предварительного рассмотрения документов настольное устройство сортировки. Это устройство состоит из лотков (секций), имеющих этикетки с условным обозначением руководителей фирмы, структурных подразделений или исполнителей. Поступающие документы просто раскладываются по соответствующим секциям. При небольшом объеме документов для этих целей можно также использовать специальные папки с разделителями.

    При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждаются ли документы, передаваемые руководству предприятия, в подборе дополнительных материалов (предыдущей переписки, контрактов, нормативных документов и т.д.). Эти документы подбираются секретарем-референтом и передаются вместе с входящим документом руководителю. Если в обязанности секретаря-референта входит доклад о поступивших документах, ему необходимо самому предварительно ознакомиться с этими материалами.

    Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, имеющие в адресе указания структурного подразделения или фамилию работника предприятия.

    Организация работы с документами требует, что передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации.

    После регистрации документы передаются для ознакомления и принятию решения руководителю предприятия. Принятие управленческого решения по конкретному документу - одна из основных функций руководителя, центральное, решающее звено в технологии управления. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать четкие и конкретные указания по исполнению документа и установить реальные сроки.

    Эти указания должны быть оформлены в виде резолюции на самом документе. Некоторые офисные программные продукты имеют шаблоны стандартных резолюций, в которых необходимо проставить только исполнителя и срок исполнения. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. Резолюция может явиться основанием взятия документа на контроль. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым в списке, считается ответственным исполнителем.

    При рассмотрении документов руководитель должен придерживаться рекомендаций по организации работы с документами, соблюдение которых позволяет ускорить прохождение документов, избежать сбоев в обработке документов, создать условия для их своевременного и качественного исполнения. Руководитель должен рассматривать документы в день их поступления и в тот же день (в крайнем случае, на следующий день) возвращать секретарю-референту.

    Стремление отдельных руководителей иметь собственный "архив", состоящий из копий полученных или подписанных документов, свидетельствует о невысокой управленческой подготовке руководителя или о недоверии секретарю-референту. Документы в этом случае хранятся неупорядочено, поиск их затруднен. Таких "архивов" быть не должно, это противоречит правилам организации работы с документами.

    С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Перемещение документов между исполнителями может осуществляться без расписок, за исключением документов, имеющих гриф ограничение доступа.

    Организация работы с документами регламентирует и множественность получателей. Для обеспечения оперативного исполнения документа несколькими исполнителями одновременно секретарь-референт размножает входящий документ и передает копии исполнителям. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного решения вопроса. Когда работа над документом завершена (составлен ответный документ, выполнено конкретное действие, задание), на документе исполнителем проставляется реквизит "отметка об исполнении документа и направлении его в дело". После этого поступивший документ для справочной работы подшивается в дело с заголовком "Переписка с внешними организациями за 0000 г. (входящие)".

    Порядок снятия документов с контроля

    Документ, поставленный на контроль, считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, представления справки о результатах исполнения, заверенной ответственным исполнителем, лицу осуществлявшему контроль, и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, если в представленных материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

    Промежуточный ответ равно как и запрос по исполняемому документу или частичное исполнение поручения, не является основанием для признания документа исполненным.

    Снять документ с контроля могут только должностные лица, которые поставили его на контроль.

    Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело», номер дела, в котором будет храниться документ, дата; подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

    Размещено на Allbest.ru