Помимо выплат заработной платы и материального поощрения работников предусматривается также выплата материальной помощи. Что такое материальная помощь работнику?

Законодательство определяет любую передачу денежных средств, продуктов, лекарств, одежды, обуви, транспорта и предметов первой необходимости лицам, которые в этом нуждаются, материальной помощью.

Такую трактовку дает Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 52495-2005 «Социальное обслуживание населения. Термины и определения», и касается это в первую очередь лиц, пострадавших в результате стихийных бедствий или терактов. Четкой же трактовки материальной помощи работникам предприятий в законодательной базе не дается. Тем не менее, материальная помощь упоминается в ряде документов, и мы можем вывести следующие определения случаев об оказании материальной помощи работникам:

1. В случае если работник получает какой-либо ущерб здоровью (не на предприятии).
2. В случае если работник терпит непредвиденный материальный ущерб.
3. В случае если у работника случается какое-либо событие, требующее значительных расходов (рождение ребенка, свадьба, похороны и тому подобное).

Следует также учесть, что законодательство не обязывает предпринимателей выплачивать работникам материальную помощь, поэтому решение о производстве таких выплат на предприятии принимает сам руководитель.

Порядок выплаты материальной помощи на предприятии, суммы самой материальной помощи, основание для выплат, а также сроки выплат и виды материальной помощи устанавливаются руководством предприятия и прописываются в коллективном договоре либо в приказе руководителя. При этом понятие материальной помощи и случаи, при которых она может выплачиваться, должны быть сформулированы предельно точно, размытые определения («в целях социальной защиты», «в других случаях» и так далее) не допускаются – поскольку налоговые службы могут заподозрить руководство предприятия в попытке снизить налоговую базу. Выплачиваться материальная помощь должна строго в соответствии с указанными в положении или приказе пунктами.

Если предприятие крупное и обладает несколькими филиалами, то порядок выплаты материальной помощи в филиалах должен полностью соответствовать порядку, установленному в главном офисе предприятия. Отличия от главного документа или расширительная трактовка главного документа не допускаются.

Обычно материальная помощь работникам выплачивается по их заявлениям с приложенными к ним соответствующими документами. Например, если работник просит материальную помощь на похороны родственника, к заявлению он должен приложить свидетельство о смерти.

Выплата материальной помощи работнику происходит в индивидуальном порядке, такие выплаты не могут носить постоянный характер и не могут оказываться в целях компенсации затрат, которые понес работник.

Также материальная помощь не зависит от деятельности предприятия, оплаты труда работников и трудовых заслуг работников. Материальная помощь не может носить стимулирующий характер (как, например, премирование).

В связи с тяжелыми семейными обстоятельствами работодатель может оказать своему сотруднику помощь, к примеру, на оплату лечения. Материальная помощь имеет индивидуальную форму, единовременный характер и не входит в систему оплаты труда работников.

Суммы материальной помощи не учитываются при расчете среднего заработка сотрудника.

Материальная помощь выдается сотруднику по распоряжению руководителя предприятия по личному заявлению работника. В заявлении работник указывает обстоятельства, в связи с которыми он рассчитывает получить от организации денежную помощь.

К заявлению следует приложить те документы, которые подтверждают наличие особых обстоятельств. Это может быть свидетельство о смерти близкого родственника и документы, подтверждающие родство, справка из милиции о краже имущества, свидетельство о браке, свидетельство о рождении ребенка.

Если сотрудник просит выдать ему материальную помощь в связи с тяжелым финансовым положением, то никаких документов прилагать к заявлению не нужно.

Выдать или не выдать материальную помощь сотруднику — решает руководитель организации. В случае положительного решения он издает приказ о ее выплате сотруднику.

Унифицированной формы такого приказа не существует, поэтому его можно составить в произвольной форме, но с необходимым указанием следующего:

По приказу руководителя в бухгалтерии оформляется расходный кассовый ордер.

15 февраля 2008 года сотрудник ЗАО «Марсель» (ОКПО 18756423) Илья Борисович Макаров (таб. № 96) обратился к руководителю организации с просьбой оказать ему материальную помощь в связи со смертью отца. К заявлению сотрудник приложил копию свидетельства о смерти.

На основании заявления И.Б. Макарова руководитель ЗАО «Марсель» А.П. Рогов издал приказ от 19 февраля 2008 г. № 13 о выплате сотруднику материальной помощи в размере 3000 руб. не позднее 20 февраля.

Образец заполнения приказа о выдаче материальной помощи сотруднику смотрите ниже.

НДФЛ. Материальная помощь не будет подлежать обложению НДФЛ, если оказана работнику организации в связи со смертью члена его семьи или членам семьи умершего работника (п. 8 ст. 217 НК РФ). С суммы материальной помощи, оказанной работодателем своему работнику или бывшему работнику, который уволился в связи с выходом на пенсию по инвалидности или по старости, НДФЛ удерживать не нужно (п. 28 ст. 217 НК РФ), но только в пределах 4000 рублей за налоговый период, то есть за календарный год.

На основании заявления работнику была предоставлена материальная помощь, в связи с тяжелым финансовым положением в марте в размере 2000 руб. и в июне 2500 руб. В налогооблагаемый доход работника была включена материальная помощь в размере 500 руб. (2000 + 2500 - 4000). В июле организация выдала работнику материальную помощь в связи со смертью брата в размере 1000 руб. Так как брат не относится к членам семьи, то указанная сумма материальной помощи была включена в налогооблагаемый доход сотрудника. Сумма НДФЛ с материальной помощи будет равна 1500 13% = 195 руб.

Начиная с 1 января 2008 года не облагается НДФЛ материальная помощь в связи с рождением ребенка. На каждого ребенка выплачивается не более 50 000 рублей. Аналогичная льгота действует и в случае усыновления или оформления опекунства над ребенком.

При выплате материальной помощи сторонним лицам НДФЛ не облагаются следующие выплаты:

Федеральным законом от 24 июля 2007 г. № 216-ФЗ внесены три поправки в порядок предоставления этой льготы, вступившие в силу с 1 января 2008 года.

Первая поправка гласит,что подобная льгота теперь распространяется и на суммы единовременной материальной помощи, которая выплачивается членам семьи погибшего в результате стихийного бедствия, чрезвычайных обстоятельств или террористического акта.

Вторая поправка отменила требование решения органов законодательной (представительной) или исполнительной власти для выплаты материальной помощи.

В третьей поправке льгота по НДФЛ применяется независимо от источника выплаты.

Налог на прибыль. При расчете налога на прибыль суммы материальной помощи, выплаченные сотрудникам организации, не учитываются (п. 23 ст. 270 НК РФ). При этом не имеют значения причины ее выплаты.

В бухгалтерском учете сумма расходов больше, чем в налоговом учете, поэтому возникает постоянная разница. На основе этой разницы необходимо сформировать постоянное налоговое обязательство (п. 7 ПБУ 18/02).

Используем условия первого примера.

Так как сумма материальной помощи, начисленная И.Б. Макарову, не учитывается при расчете налога на прибыль, то на основании возникшей постоянной разницы бухгалтер ЗАО «Марсель» сформировал постоянное налоговое обязательство в размере 720 руб. (3000 руб. 24%).

В бухгалтерском учете была сделана такая запись:

Дебет 99 субсчет «Постоянное налоговое обязательство»

Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»

— 720 руб. — сформировано постоянное налоговое обязательство.

ЕСН и взносы на обязательное пенсионное страхование. Если материальная помощь включается в состав расходов на оплату труда в целях налогообложения, то на нее следует начислить ЕСН. Если материальная помощь не учитывается при расчете налога на прибыль, то она не признается объектом обложения ЕСН (п. 3 ст. 236 НК РФ). Указанное положение касается только плательщиков налога на прибыль.

Бюджетным учреждениям, некоммерческим организациям при расчете ЕСН нужно учитывать, что не облагаются ЕСН суммы единовременной материальной помощи, которые организация оказала:

Объектом обложения страховыми взносами на обязательное пенсионное страхование и базой для их начисления являются объект и налоговая база по ЕСН (п. 2 ст. 10 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. № 167-ФЗ).

Поэтому на те суммы материальной помощи, которые не облагаются ЕСН, не нужно начислять и взносы в ПФР.

Взносы на страхование от несчастных случаев. На материальную помощь, которая не носит регулярного характера, не связанную с оплатой труда, взносы на страхование от несчастного случая начислять не нужно.

На все прочие виды материальной помощи работодатель должен начислять взносы от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Именно такого мнения придерживаются работники ФСС. Во многих случаях с их мнением соглашается и судебная власть.

После вступления в силу постановления Правительства РФ № 765 от 7 июля 1999 года многие лазейки для любителей минимизировать налоги были перекрыты. Теперь страховые взносы на страхование от несчастных случаев нужно начислять на все виды материальной помощи, за исключением экстренных случаев ее выплаты.

Материальная помощь в связи со смертью члена семьи не облагается ЕСН, если к заявлению помимо свидетельства о смерти прилагаются документы, подтверждающие родство.

Единый налог. В состав своих расходов «упрощенцы», уплачивающие единый налог по ставке 15 процентов, должны включить расходы на оплату труда (ст. 270 НК РФ). Бухгалтеру следует помнить, что он не может суммы материальной помощи учесть в составе расходов на оплату труда (п. 23 ст. 270 НК РФ). Организации, применяющие упрощенную систему налогообложения, не должны включать в состав расходов суммы материальной помощи.

Взносы на обязательное пенсионное страхование. Организации освобождены от уплаты ЕСН, и в то же время они должны платить взносы на обязательное пенсионное страхование (п. 2 ст. 346.11 НК РФ). База для начисления взносов рассчитывается в том же порядке, что и налоговая база по ЕСН (п. 2 ст. 10 Закона № 167-ФЗ).

Если при расчете налога на прибыль организация не учитывает материальную помощь, оказанную сотруднику, то в налоговую базу по ЕСН эта сумма не включается (п. 3 ст. 236 НК РФ).

Эта норма распространяется на организации, которые являются плательщиками налога на прибыль. Так как «упрощенцы» освобождены от уплаты налога на прибыль, то они должны начислять взносы на обязательное пенсионное страхование на суммы материальной помощи.

О. Курбангалеева. консультант-эксперт

Вероника Земская, эксперт «УНП»

Если компания выплачивает сотрудникам матпомощь по случаю рождения или усыновления ребенка, поощрение надо оформить приказом руководителя. Прямо об этом нигде не сказано, но чиновники из Минздравсоцразвития настаивают на наличии такого документа. С 1 января года суммы матпомощи не облагаются страховыми взносами и НДФЛ. И приказ подтвердит, что была выдана именно помощь по случаю рождения малыша.

Унифицированной формы приказа нет, поэтому его можно составить в произвольном виде (см. образец). Что касается содержания документа, то в нем все на усмотрение работодателя, но есть несколько важных моментов, которые лучше отразить в приказе.

От взносов и налога освобождена только матпомощь в размере не более 50 000 рублей. Причем лишь при условии, что деньги компания выдала в течение года после рождения или усыновления малыша (абз. 7 п. 8 ст. 217 НК РФ, подп. «в» п. 3 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.09 № 212-ФЗ). Поэтому в качестве основания издания приказа необходимо написать заявление сотрудника с датой подачи, а также перечислить реквизиты подтверждающих документов: свидетельства о рождении или усыновлении ребенка. Стоит оговорить и крайний срок для выплаты.

Помощь можно выплатить любому из родителей малыша. А если и папа, и мама работают в компании, то заплатить можно обоим. Тогда у каждого будет право на льготу по НДФЛ и взносам в 50 000 рублей. При необходимости можно оформить один документ сразу на нескольких сотрудников.

Матпомощь при рождении ребенка – выплата единовременная. Поэтому и перечислять ее сотруднику следует одной суммой. В Минздравсоцразвития нам сообщили, что если компания выплатит деньги по частям, то на вторую и последующие части потребуется начислить взносы и НДФЛ. Даже если общая сумма матпомощи лимит в 50 000 рублей не превысит.

Общество с ограниченной ответственностью «Компания»

О выплате материальной помощи по случаю рождения ребенка

г. Москва 02 июля года

В связи с рождением 1 июня года ребенка у менеджера отдела продаж ООО «Компания» Сидоровой Светланы Сергеевны, а также на основании пункта 2.3 Положения о выплате материальной помощи сотрудникам ООО «Компания», утвержденного приказом от 11.01.10 № 12-89,

1. Выплатить Сидоровой Светлане Сергеевне единовременную материальную помощь по случаю рождения ребенка в размере 40 000 рублей в срок до 5 июля года включительно.

2. Главному бухгалтеру Петровой Анне Петровне обеспечить начисление материальной помощи в соответствии с настоящим приказом.

Основание: заявление Сидоровой Светланы Сергеевны от 28.06.10 (вх. № 156), копия свидетельства о рождении ребенка от 01.06.10 № II-АГ 235689, выданного Черемушкинским отделом ЗАГС по г. Москве.

Директор ООО «Компания» Иванов /Иванов И. И./

С приказом ознакомлена: 02.07.10 Петрова /Петрова А. П./

С приказом ознакомлена: 02.07.10 Сидорова /Сидорова С. С./

Елена Орлова, налоговый консультант ООО «АудитИнкам», г. Тюмень

На практике случаи перечисления работодателями денежных средств сотрудникам в виде материальной помощи встречаются нередко. Что это за выплата? Какие последствия она имеет? Какие риски в связи с ее предоставлением могут возникать?

Материальная помощь. Порядок ее выплаты

Как правило, организации выплачивают материальную помощь своим работникам при возникновении у них особых обстоятельств и проблем с целью создания благоприятных материальных условий для разрешения возникших обстоятельств (проблем). Например: рождение ребенка, свадьба, стихийные бедствия, болезнь и др.

Материальная помощь не связана с результатом деятельности организации или с индивидуальными результатами работника, она носит непроизводственный характер и не связана с оплатой труда работников. Она не может быть отнесена к выплате стимулирующего характера и не направлена на поощрение работников за добросовестный труд, а носит социальный характер. Материальная помощь выдается по личному заявлению сотрудника. Она также не может носить регулярный характер и оказываться в целях компенсации понесенных работником затрат.

Но в то же время условия и порядок ее выплаты обычно предусматриваются в коллективном договоре и (или) в трудовом договоре.

На основании заявления работника руководитель организации принимает решение о выплате материальной помощи, в результате чего издается приказ с указанием размера и срока выплаты.

В бухгалтерском учете начисление материальной помощи обычно отражают в составе прочих расходов.

Расчеты с работниками, связанные с оплатой труда, учитываются на счете 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы», кредит счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» - начислена материальная помощь.

Так как материальная помощь является выплатой, не связанной напрямую с заработной платой, ее можно также учитывать на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы», кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» - начислена материальная помощь.

В том случае, когда материальная помощь выдается бывшим работникам организации или родственникам погибшего сотрудника, расчеты с ними отражаются на счете 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы», кредит счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - начислена материальная помощь.

Обложение материальной помощи налогом на доходы физических лиц

Полный перечень видов материальной помощи, которая не подлежит обложению налогом на доходы физических лиц, приведен в статье 217 Налогового кодекса РФ. В частности, НДФЛ не надо удерживать:

- с материальной помощи, не превышающей 4000 руб. за налоговый период на одного сотрудника (бывшего сотрудника, который уволился в связи с выходом на пенсию по инвалидности или возрасту) (пункт 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ);

Кроме того, не удерживают НДФЛ с единовременной материальной помощи независимо от ее размера:

- в возмещение материального ущерба или вреда здоровью человека в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством. Факт наступления чрезвычайной ситуации должен быть подтвержден документально (справкой из санэпидемстанции или от пожарной службы);

- в связи со смертью члена семьи сотрудника (самого сотрудника, если материальная помощь была оказана членам его семьи). К членам семьи относятся супруги, родители и дети (в том числе усыновленные). Подтверждающим документом в данном случае является свидетельство о смерти. Для доказательства родства граждан может быть представлено свидетельство о браке или рождении;

- пострадавшим (родственникам погибших) от террористических актов на территории РФ. Документом, подтверждающим факт совершения террористического акта, является справка из милиции;

- с единовременной материальной помощи, выплаченной родителям (усыновителям, опекунам) в течение первого года в связи с рождением (усыновлением, удочерением) ребенка, в размере не более 50000 руб. на каждого ребенка (абзац 7 пункта 8 статьи 217 Налогового кодекса РФ).

Обращаю внимание, что Минфин в письме от 21 февраля г. № 03-04-06/9-36 изложил свою позицию по вопросу обложения матпомощи родителям следующим образом: не подлежит обложению НДФЛ единовременная материальная помощь при рождении ребенка, предоставляемая в сумме, не превышающей 50000 руб. одному из родителей по их выбору либо обоим родителям исходя из расчета общей суммы, равной 50000 руб. При этом законодательство таких ограничений не накладывает.

Учитывая разъяснения чиновников, второй родитель вправе воспользоваться лишь нормой пункта 28 статьи 217 Налогового кодекса РФ, согласно которой не подлежит обложению НДФЛ сумма материальной помощи, выплаченная работодателем своему работнику в размере, не превышающем 4000 руб. за календарный год.

Начисление страховых взносов на суммы материальной помощи

В целях исчисления страховых взносов выплата материальной помощи работникам считается произведенной в рамках трудовых отношений с организацией, даже если в трудовом договоре об этом прямо не указано. Поэтому материальная помощь, выплаченная работнику, например на лечение, подлежит обложению страховыми взносами (письмо Минздравсоцразвития РФ от 10 марта г. № 10-4/306657-19).

Начиная с года, суммы материальной помощи работникам облагаются страховыми взносами в полном объеме за исключением строго определенных законом случаев.

В соответствии с пунктом 11 части 1 статьи 9 федерального закона № 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования» не облагается взносами сумма материальной помощи, не превышающая 4 000 руб. Следовательно, на суммы свыше 4000 руб. взносы начислять необходимо.

Также не облагается взносами единовременная материальная помощь, выплаченная:

- родителям (усыновителям, опекунам) в течение первого года в связи с рождением (усыновлением, удочерением) ребенка, в размере не более 50000 руб. на каждого ребенка (подпункт «в» пункта 3 части 1 статьи 9 федерального закона № 212-ФЗ).

- в возмещение материального ущерба или вреда здоровью человека в связи со стихийным бедствием или другим чрезвычайным обстоятельством;

- в связи со смертью члена семьи сотрудника;

- пострадавшим от террористических актов на территории РФ (пункт 3 части 1 статьи 9 федерального закона № 212-ФЗ).

В остальных случаях суммы выплаченной материальной помощи увеличивают базу для начисления страховых взносов.

Также необходимо учитывать, что материальная помощь физическим лицам (не работникам) не является объектом обложения страховыми взносами независимо от того, в каком размере она была выплачена (эта позиция подтверждена в письме Минздравсоцразвития от 1 марта г. № 426-19).

Налог на прибыль и материальная помощь

Согласно пункту 23 статьи 270 Налогового кодекса РФ сумма материальной помощи не признается расходом в целях исчисления налога на прибыль. Министерство финансов РФ по этому вопросу занимает однозначную позицию: расходы организации на выплату материальной помощи своим работникам не учитываются в целях исчисления налога на прибыль вне зависимости от оснований ее выплаты. Минфин РФ делает акцент на том, что суммы материальной помощи не включаются в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль независимо от того, что ее выплата предусматривается трудовым или коллективным договорами. Позиция Минфина РФ изложена в письмах от 7 августа 2009 г. № 03-03-06/1/549, от 20 февраля 2008 г. № 03-03-06/1/120, от 1 августа 2007 г. № 03-03-06/4/103. Таким образом, выплаты всех категорий материальной помощи своим работникам организация осуществляет за счет прибыли.

Но арбитражная практика по этому вопросу сложилась противоречивая.

В частности, Президиум ВАС РФ в постановлении от 30 ноября г. № ВАС-4350/10 указал, что такие выплаты, как материальная помощь к отпуску, входят в установленную систему оплаты труда, отвечают таким критериям, как экономическая обоснованность и направленность на осуществление приносящей доход деятельности, подлежат включению в состав расходов при исчислении налога на прибыль.

Таким образом, у налогоплательщиков существует возможность включить в расходы по налогу на прибыль определенные виды матпомощи при условии соответствия указанным выше критериям. Но в таком случае необходимо быть готовым отстаивать свою позицию в суде.

К Новому году 10 работникам ООО «Сибирь» выплачена материальная помощь в общей сумме 120000 руб. (по 12000 руб. каждому). Эта сумма уменьшает бухгалтерскую прибыль, а налоговую - нет. В этом году материальная помощь сотрудникам выплачивается впервые.

Бухгалтер ООО «Сибирь» в учете сделал следующие записи:

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы», кредит счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям»:

- 120000 руб. - начислена материальная помощь сотрудникам;

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по НДФЛ»:

- 10400 руб. ((120000 руб. - 4000 руб. х 10 чел.) х 13%) - удержан НДФЛ с суммы материальной помощи;

Дебет счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», кредит счета 50 «Касса»:

- 109600 руб. (120000 руб. - 10400 руб.) - выплачена материальная помощь;

Дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет «Постоянные положительные разницы», кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 91-2 «Прочие расходы»:

- 120000 руб. - отражена постоянная положительная разница по материальной помощи;

Дебет счета 99 «Прибыли и убытки» субсчет «Постоянные налоговые обязательства», кредит счета 68 «Расчеты по налогам и сборам» субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»:

- 24000 руб. (120000 руб. х 20%) - начислено постоянное налоговое обязательство.