Руководства, Инструкции, Бланки

как делать исправления в трудовой книжке образец img-1

как делать исправления в трудовой книжке образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Изменения и исправления в трудовой книжке

Изменения и исправления в трудовой книжке Изменения и исправления в трудовой книжке Как правильно делать записи

Изменения вносятся в титульный лист трудовой книжки, если устарели анкетные данные сотрудника, сведения о его образовании, профессии или специальности (например, изменилась фамилия в связи с вступлением в брак, изменилось имя, отчество или дата рождения, было получено дополнительное образование и т. п.). Кроме того, изменения вносятся в раздел «Сведения о работе», если в процессе работы меняется наименование фирмы или происходит изменение ее организационно-правой формы (например, было ОАО, а стало ЗАО) (п. 3.2 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Исправления вносятся в разделы трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях», если при внесении записей были допущены ошибки или неточности. Можно ли делать исправления на титульном листе трудовой книжки?

Для исправлений на титульном листе в законодательстве не предусмотрено специального порядка, поэтому считается, что в этом разделе трудовой книжки их делать нельзя. Однако все будет зависеть от того, когда именно были обнаружены неправильные, неточные или неполные записи на титульном листе. Если при первичном заполнении трудовой книжки, то нужно списать испорченный бланк и заполнить новый (п. 42 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»).

Если ошибки обнаружены уже в процессе работы сотрудника или при выходе его на пенсию, то Пенсионный фонд РФ допускает исправления на титульном листе путем зачеркивания. В этом случае на внутренней стороне обложки трудовой книжки делается ссылка на документ, на основании которого была внесена правильная запись. Но прежде чем это сделать, необходимо проконсультироваться со специалистами соответствующего территориального отделения Пенсионного фонда РФ.

Изменение данных на титульном листе Для изменения данных трудовой книжки о ФАМИЛИИ, ИМЕНИ, ОТЧЕСТВЕ, ДАТЕ РОЖДЕНИЯ сотрудника предусмотрен следующий порядок. Прежняя запись аккуратно зачеркивается одной чертой, а сверху (снизу, либо на той же строке, где есть место) записываются новые данные. Зачеркнутая запись должна легко читаться. На внутренней стороне обложки трудовой книжки делается пояснение со ссылкой на документы, на основании которых были внесены изменения, с указанием их номеров и дат (п. 2.3 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»). Помните, что никакие изменения ни в коем случае нельзя делать только со слов владельца трудовой книжки. Основанием для внесения изменений служат следующие документы сотрудника:
  • паспорт;
  • свидетельство о рождении;
  • свидетельство о браке;
  • свидетельство о расторжении брака;
  • свидетельство об изменении фамилии, имени, отчества;
  • другие документы (п. 2.3 «Инструкции по заполнению трудовых книжек»).

Текст пояснения заверяется подписью сотрудника, который вносил изменения, с указанием должности, инициалов и фамилии, и печатью фирмы или кадровой службы. Если у сотрудника изменилась фамилия, можно ли сделать ссылку только на паспорт, в котором записана новая фамилия?

При изменении анкетных данных сотрудника ссылку нужно делать как на паспорт, так и на соответствующее свидетельство. Недостаточно будет указать лишь один из документов. Дело в том, что по одному лишь паспорту невозможно проследить изменение фамилии, имени, отчества, даты рождения. А ссылки только на свидетельство будет мало, поскольку у сотрудника изменились еще и данные паспорта, на основании которых заполняется трудовая книжка. Если в трудовой книжке есть вкладыш, то изменения на титульном листе книжки дублируются и на титульном листе вкладыша. Пример

Секретарь директора ЗАО «Альфа» вышла замуж и сменила фамилию. Инспектор по кадрам оформила изменение на титульном листе ее трудовой книжки таким образом.
Правила заполнения трудовых книжек. Образец

Довольно часто в трудовой книжке приходится дополнять СВЕДЕНИЯ ОБ ОБРАЗОВАНИИ, ПРОФЕССИИ, СПЕЦИАЛЬНОСТИ. При этом в соответствии с пунктом 2.4. «Инструкции по заполнению трудовых книжек» прежние сведения в трудовой книжке не зачеркиваются, а просто дополняются через запятую новой информацией. А если данные об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке отсутствуют, то просто заполняются пустые строки. При получении второго образования одного уровня (например, второго высшего образования) в строке «Образование» ничего не меняется, а в строке «Профессия, специальность» нужно указать еще одну полученную профессию. У сотрудника было среднее профессиональное образование и профессия «каменщик». Теперь он получил высшее образование и предъявил диплом инженера. Как внести изменения в титульный лист трудовой книжки?

На основании диплома в строке «Образование» через запятую нужно указать «высшее профессиональное». А в строке «Профессия, специальность» после записи «каменщик» через запятую написать «инженер», а также указать специальность в соответствии с дипломом. Нужно ли при изменении записей об образовании, профессии, специальности делать в трудовой книжке ссылку на соответствующий документ (диплом, свидетельство)?

«Инструкция по заполнению трудовых книжек» не требует делать в трудовой книжке ссылку на документ об образовании, дополняя ранее внесенные сведения. Некоторые специалисты считают, что такая ссылка необходима, а располагаться она должна на внутренней стороне обложки трудовой книжки, по аналогии с записью об изменении анкетных данных. На наш взгляд, если законодательство этой ссылки не предусматривает, делать ее нет необходимости. К тому же отразить все изменения образования, профессии и специальности на обложке не всегда возможно из-за небольшого размера бланка трудовой книжки. Пример

Юрист ЗАО «Альфа» А.Р. Арефьев получил второе образование (высшее экономическое). На основании его диплома инспектор по кадрам дополнила записи о профессии и специальности в трудовой книжке Арефьева.
Изменения в трудовой книжке. Образец
Пример

Собственники ЗАО «Альфа» планируют преобразовать фирму в общество с ограниченной ответственностью или изменить ее наименование. Если это произойдет, записи в трудовых книжках сотрудников будут выглядеть так.

Изменение организационно-правовой формы фирмы Изменение наименования фирмы Как исправить неверную запись

Если вы обнаружили в трудовой книжке сотрудника неправильную или неточную запись, нужно ее исправить. Правила исправления неверной записи изложены в пункте 1.2. «Инструкции по заполнению трудовых книжек» и разделе III «Правил ведения и хранения трудовых книжек». Можно ли исправлять неверные записи в трудовых книжках сотрудников, если они сделаны на предыдущей работе?

По ранее действовавшему законодательству исправить неверно внесенную запись в трудовой книжке мог только тот работодатель, который ее произвел. Теперь ситуация изменилась.

В соответствии с пунктами 27 и 28 «Правил ведения и хранения трудовых книжек» вносить изменения в трудовые книжки можно и по новому месту работы сотрудника на основании официального документа фирмы, где была допущена ошибка. Как правило, такими документами являются копии приказов о приеме, переводе и увольнении сотрудника, об отмене этих приказов, а также справки и выписки из документов, в которых данные приказы упоминаются (личная карточка, лицевой счет, книга регистрации приказов и т. п.).

В разделах трудовой книжки «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях» НЕЛЬЗЯ НИЧЕГО ЗАЧЕРКИВАТЬ, подчищать и замазывать корректирующей жидкостью. Все неверные записи должны быть в установленном порядке признаны недействительными.

Для этого нужно сделать следующее. В графе 1 поставить порядковый номер, следующий за последней записью. В графу 2 вписать дату внесения записи, а в графе 3 указать: «Запись за номером таким-то недействительна». Затем нужно написать правильный вариант записи. В графе 4 повторяется номер приказа, на основании которого была неверно внесена запись в трудовую книжку. Если же сам приказ был издан с ошибкой, а затем отменен, то в графе 4 указываются дата и номер отменившего его приказа. Если запись в трудовой книжке верна, но ошибочно указаны реквизиты приказа, запись воспроизводится без изменений, а в графе 4 указываются правильные реквизиты.

По такой схеме исправляются все неточные или неправильные записи - о приеме на работу, переводе, увольнении, награждениях. В том числе и запись о переводе или увольнении, если эти действия признаны судом, Рострудинспекцией, КТС или самой фирмой незаконными. Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, сотрудник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки, где неверная запись будет отсутствовать (п. 33 «Правил ведения и хранения трудовых книжек»). Исправлять ли неверную запись, если она обнаружена спустя значительный промежуток времени?

Да, неверную запись нужно исправить, даже если с момента ее внесения прошли годы. После последней записи в трудовой книжке ставится следующий порядковый номер, скажем, 20, затем делается запись о признании недействительной записи за номером, например, 5 и производится правильная запись. В графе 4 делается ссылка на соответствующий приказ. Если вы вносите изменения на основании копии приказа другой фирмы, обязательно укажите, на чей приказ вы ссылаетесь. Что делать, если обнаружена неверная запись, но уже оформлено увольнение сотрудника, поставлены все подписи и печать?

В этом случае неверную запись также можно исправить. Для одной этой записи нужно создать в трудовой книжке новый блок -вновь написать в виде заголовка наименование фирмы, затем поставить порядковый номер, следующий за номером записи об увольнении, и дату. После этого внести необходимые изменения. Чтобы закрыть блок, необходимо поставить печать и подпись кадровика, а также подпись работника, как при увольнении. Считается ли ошибкой, если после записи о приеме на работу кадровик написал свою должность, поставил подпись и печать?

Грубой ошибкой это не считается, хотя подпись должностного лица, ответственного за работу с трудовыми книжками, и печать проставляются только при увольнении сотрудника. Но поскольку эти сведения не нумеруются, невозможно ликвидировать их, исходя из действующих правил. А заклеивать, забеливать, зачеркивать записи в трудовой книжке не допускается. Если вы по ошибке заверили запись об увольнении печатью другой фирмы, признайте эту запись в установленном порядке недействительной. Затем сделайте правильную запись и поставьте нужную печать. Пример

Инспектор ЗАО «Альфа» А.Н. Рыбакова сделала в трудовых книжках разных сотрудников исправления ранее внесенных неверных записей. Исправления были оформлены так.

Исправление неверной записи, сделанной в той же фирме Исправление неверной записи, сделанной в другой фирме Исправление неверной записи, обнаруженной после увольнения сотрудника Исправление неверной даты приема на работу (перевода, увольнения)


Оформление трудовой книжки. Пример оформления документов.
Что делать, если у сотрудника отсутствует печать на титульном листе трудовой книжки?

Необходимо предупредить сотрудника, что в дальнейшем такой документ будет признан Пенсионным фондом РФ недействительным. Поэтому сотрудник должен обратиться к прежнему работодателю (а в случае ликвидации фирмы - в архив) за соответствующей справкой. Окажите ему содействие в получении необходимых документов. Если по каким-то причинам (например, переименование фирмы) печать, соответствующая периоду работы, была изменена, ее нельзя проставлять в трудовую книжку, иначе будут разночтения названия фирмы в трудовой книжке и текста на оттиске печати. В этом случае бывший работодатель должен подготовить справку на основании книги учета движения трудовых книжек о том, что трудовая книжка с такой серией и номером действительно выдавалась именно этому сотруднику. Или выдать ему справку, подтверждающую факт работы в определенный период в данной фирме. В трудовой книжке допущена грамматическая ошибка в наименовании фирмы, где работает сотрудник. Как правильно исправить ошибку, ведь запись о наименовании фирмы не нумеруется?

Вопрос о том, как исправить такую запись, четко не урегулирован - в «Инструкции по заполнению трудовых книжек» приведены примеры исправления только тех записей, у которых есть порядковые номера.

Однако у кадровиков сложилась следующая практика решения этой проблемы. Скажем, вам нужно исправить запись «Закрытое акционерное общество «Риэлтор» (ЗАО «Риэлтор») на «Закрытое акционерное общество «Риелтор» (ЗАО «Риелтор»). После последней записи в разделе «Сведения о работе» без указания порядкового номера и основания внесения записи вносим отметку: «В наименовании организации допущена ошибка. Закрытое акционерное общество «Риелтор» (ЗАО «Риелтор»)». В трудовой книжке сотрудника в разделе «Сведения о работе» обнаружено зачеркивание. При этом нет никаких отметок о недействительности зачеркнутой записи. Как нам лучше исправить эту оплошность?

В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке работника ее исправляют по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо по новому месту работы на основании официального документа (справки) работодателя, допустившего ошибку. Согласно пункту 27 «Правил ведения и хранения трудовых книжек», вы должны оказать сотруднику помощь в получении такой справки (например, составить письменный запрос на бланке в адрес прежнего работодателя). Вносить правильную запись можно не только сразу после ошибочной, но также и спустя несколько записей, как придется сделать в вашем случае. Вам необходимо поставить порядковый номер вносимой вами записи и написать: «Запись за номером таким-то недействительна». А дальше сделать правильную запись.

Судя по их контенту, этому тексту релевантны статьи:

Обязательно ли вести личную карточку Личная карточка - основной учетный документ, в котором содержатся персональные данные сотрудника. Форма личной карточки № Т-2 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Личные карточки на сотрудников должны вести все фирмы независимо от организационно-правовых форм.

Как правильно делать записи В период работы сотрудника в фирме в его трудовую книжку вносятся записи о переводах, обучении, награждениях, совместительстве (по желанию сотрудника), увольнении. Производятся записи об изменениях в наименовании должностей (если они меняются в квалификационных справочниках и штатном расписании), об установлении сотруднику второй и последующих профессий, специальности, разряда, квалификации.

Порядок и сроки оформления трудовой книжки Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже сотрудника («Правила ведения и хранения трудовых книжек», ст. 66 ТК РФ). В статье 65 Трудового кодекса РФ трудовая книжка названа в числе документов, которые сотрудник должен предъявить администрации фирмы при заключении трудового договора.

Комментарии к этой заметке больше не принимаются.

Другие статьи

Исправляем ошибки в трудовых книжках - Кадровый документооборот - Каталог статей

АРХИВ интересного и важного, что встречается мне в интернете Каталог статей

Исправляем ошибки в трудовых книжках

Трудовая книжка — основной документ о трудовой деятельности работника. Довольно часто кадровики допускают ошибки при заполнении трудовых книжек, что в дальнейшем может привести к различным трудностям, в т. ч. при оформлении работником пенсии.
Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, подтверждающим его стаж и характер выполняемой работы (ст. 48 КЗоТ, ст. 62 Закона Украины «О пенсионном обеспечении» от 05.11.91 г. № 1788-XII). Она не должна содержать неправильных или неточных записей.
От записей в трудовой книжке зависит право работника на льготы при назначении пенсий, выплаты за выслугу лет, дополнительный ежегодный отпуск (ст. 7 и 8 Закона Украины «Об отпусках» от 15.11.96 г. № 504/96-ВР). Поэтому при ее заполнении важно не допускать ошибок.
К примеру, если работник имеет право на пенсию по возрасту на льготных условиях, то в этом случае очень важно, чтобы запись в трудовой книжке соответствовала наименованию, предусмотренному Списком № 1 или № 2, иначе работник может утратить право на получение льготной пенсии.
Трудовая книжка должна быть оформлена согласно Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников. утвержденной приказом Минтруда, Минюста, Минсоцзащиты населения Украины от 29.07.93 г. № 58 (далее — Инструкция).
Одним из самых сложных при работе с трудовыми книжками всегда был вопрос об исправлении неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей в разделах трудовой книжки «Сведения о работе», «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях». Исправленные сведения о приеме, увольнении, переводах на другую постоянную работу, награждениях и поощрениях должны полностью соответствовать тексту приказа (распоряжения). Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей.
Ошибки, неправильные, неточные или неполные записи, допущенные при заполнении трудовых книжек, нельзя исправлять, зачеркивать, подделывать, подчищать, заклеивать и замазывать корректирующей жидкостью. Внесение изменений путем зачеркивания имеющейся информации допускается только на титульном листе и странице 33 трудовой книжки.
После заполнения трудовой книжки с особой внимательностью следует проверить правильность записей для выявления возможных ошибок. В случае выявления неверных записей они должны быть в установленном порядке признаны недействительными и изменены путем внесения правильных записей.
Напоминаем, что ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачу трудовых книжек несет руководитель предприятия (п. 4 постановления КМУ «О трудовых книжках работников» от 27.04.93 г. № 301), который своим приказом (распоряжением) назначает специально уполномоченное лицо, ответственное за своевременное и правильное заполнение трудовых книжек, их учет, хранение и выдачу.
За нарушение установленного порядка ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную ответственность, а в предусмотренных законодательством случаях — иную ответственность, в т. ч. административную по ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях.
Анализ содержания многочисленных трудовых книжек, оформляемых в государственных и, особенно, в негосударственных организациях, в частности физическими лицами-работодателями, показывает, что работники кадровых служб при заполнении трудовых книжек делают немало ошибок во всех разделах. Главная причина этих ошибок — простая невнимательность.
Рассмотрим типичные ошибки, которые допускают работники кадровых служб при заполнении трудовых книжек, и порядок их устранения.

ипичные ошибки в порядке ведения, учета и хранения трудовых книжек

Порядок внесения изменений, исправление ошибок

1. Наиболее частой ошибкой при заполнении титульного листа трудовой книжки является неверное написание фамилий, имен, отчеств, числа, года и месяца рождения. Например, фамилия Денисенко записана как Динисенко, отчество Георгиевич как Григорьевич, вместо Марина — Мария, дата рождения по паспорту 8 марта 1987 г. запись внесена как 8 мая 1978 г.

В случае неверно внесенной записи на титульном листе трудовой книжки исправления не допускаются, бланк считается испорченным (аннулированным), списывается по акту формы № П-11 (утверждена приказом Министерства статистики Украины от 27.10.95 г. № 277) и заполняется новый бланк.

2. Сведения о работнике записываются на первой странице (титульном листе) «на слух».

Работник кадровой службы обязан заполнить фамилию, имя, отчество полностью без сокращений и дату рождения на основании данных паспорта. Согласно пункту 1.4 Инструкции лица, впервые поступающие на работу и не имеющие трудовой книжки, обязаны предъявлять паспорт (свидетельство о рождении).

3. Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывают неразборчиво.

В конце титульного листа трудовой книжки ответственные работники кадровых служб должны ставить не свою личную подпись. а писать разборчиво свою фамилию, без сокращений и объединения с инициалами. Об этом указано под чертой для подписи — «разборчиво».

4. У работника не проставлена печать на титульном листе трудовой книжки. Это обнаружено по истечении нескольких лет работы на других предприятиях.

Титульный лист заверяется печатью организации, в которой впервые заполняется трудовая книжка, или печатью кадровой службы этой организации (п. 2.12 Инструкции). Для исправления ошибки работник должен обратиться на предприятие, которое не проставило печать. Если оно ликвидировано, то изменения может внести правоприемник, а в случае его отсутствия — вышестоящая организация, которой было подчинено это предприятие, а если нет вышестоящей организации — городские (областные) архивные учреждения (п. 2.8 Инструкции).

5. Печать на титульном листе трудовой книжки закрывает подпись владельца трудовой книжки и лица, заполнившего этот документ.

Печать ставится на месте, установленном на бланке трудовой книжки (М. П.), и не должна закрывать ничьих подписей.

6. После заполнения первой страницы (титульного листа) трудовой книжки и вкладышей к ней не проставляется подпись владельца трудовой книжки.

После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью заверяет правильность внесенных записей (п. 2.12 Инструкции).

7. Запись об изменении фамилии, сделанная на внутренней стороне обложки, не заверена печатью.

Изменения персональных данных подтверждаются паспортом, свидетельством о браке, о расторжении брака со ссылкой на номер и дату этих документов. Изменения вносятся на внутренней стороне обложки и заверяются подписью руководителя предприятия или работника кадровой службы и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.13 Инструкции).

8. При изменении фамилии на титульном листе трудовой книжки прежняя запись замазана корректором или зачеркнута так, что не читается.

Правилами пункта 2.13 Инструкции установлено, что при изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения прежняя запись зачеркивается одной чертой (при этом должна легко читаться). Сверху, снизу, либо на той же строке записывают новые данные. В ином случае бланк трудовой книжки признается испорченным и подлежит уничтожению по акту формы № П-11, а работнику должен быть выдан дубликат.

9. Работнику оформили изменение фамилии на титульном листе трудовой книжки, но не внесли эти изменения во вкладыш трудовой книжки.

Если в трудовой книжке есть вкладыш, то изменения на титульном листе трудовой книжки дублируются и на титульном листе вкладыша.

10. В трудовую книжку запись внесена ручкой с зелеными или красными чернилами.

Записи в трудовую книжку вносятся аккуратно шариковой или перьевой ручкой черными, синими или фиолетовыми чернилами (п. 2.4 Инструкции). Записи другими цветными чернилами со временем могут выцвести и стать нечитаемыми. и работнику придется подтверждать справками периоды работы, в которые они были сделаны.

11. При оформлении новой трудовой книжки вместо утраченной или поврежденной не ставятся надписи «Дубликат» или «Выдан дубликат».

Согласно пунктам 5.1 и 5.5 Инструкции в случае утери трудовой книжки оформляется новая с указанием в правом верхнем углу первой (титульной) страницы «Дубликат». В случае повреждения трудовой книжки (обгорела, порвана, испачкана) на первой странице непригодной трудовой книжки делается надпись «Выдан дубликат». При последующем трудоустройстве на новое место работы работник обязан предъявлять дубликат трудовой книжки.

12. При заполнении дубликата трудовой книжки в раздел «Сведения о работе» (графа 3) не вносится запись об общем стаже работника в прошлом.

Если работник до трудоустройства на данное предприятие имел трудовой стаж, то при заполнении дубликата трудовой книжки перед первой записью в разделе «Сведения о работе» в графе 3 в первую очередь вноситсязапись об общем стаже его работы. При этом данные об общем стаже записываются суммарно: «До приема на работу общий трудовой стаж составляет девять лет три месяца двадцать пять дней». Затем на основании предоставленных работником справок или заверенных в установленном порядке копий приказов с предыдущих мест работы вносятся записи о предыдущих периодах работы в порядке, предусмотренном пунктом 5.3 Инструкции.

Примечание: Если трудовая книжка была повреждена (утеряна) в период работы на предприятии, которое является для работника первым местом работы, записи в раздел «Сведения о работе» вносятся в обычном порядке на основании приказов данного предприятия.

13. В трудовой книжке не проставляется штамп с надписью «Выдан вкладыш». Вкладыш не вшивается в трудовую книжку.

Если в трудовой книжке работника заполнены все страницы одного из разделов, выдается вкладыш к трудовой книжке. При этом порядковая нумерация записи (графа 1 соответствующего раздела) продолжается во вкладыше.
О каждом выданном вкладыше на первой (титульной) странице трудовой книжки вверху ставится штамп размером 10х25 «Выдан вкладыш», указывается серия и номер вкладыша. Вкладыш вшивается в трудовую книжку и ведется в таком же порядке, что и трудовая книжка. Вкладыш без трудовой книжки недействителен (п. 3.1, 3.2 Инструкции).

Примечание: Трудовая книжка работника может иметь любое количество вкладышей. Все их серии и номера должны быть отражены на титуле трудовой книжки, а все вкладыши подшиты друг за другом в обложку в самом конце. К трудовым книжкам старого образца выдаются вкладыши нового образца.

14. При приеме на работу в разделе «Сведения о работе» не записывается, в виде заголовка, полное наименование организации в соответствии с ее уставом. Порой встречаются сокращенные наименования, например: АТП, ТИТ НПКФ, СП К.А.С.Т. ЛТД, Тов. УКМ группа.

Наименование организации может быть проставлено специальным штампом или от руки. При приеме на работу в 3-й графе трудовой книжки сначала в виде заголовка пишется полное наименование организации в соответствии с учредительными документами. Например: «Киевский завод по техническому обслуживанию и ремонту вычислительной техники». Ниже, без пропуска строки пишется информация о приеме на работу под очередным порядковым номером с соответствующей датой и ссылкой на приказ (п. 2.14 Инструкции).

15. В графе 3 трудовой книжки в заголовке наименования организации допускаются ошибки, например: вместо «Закрытое акционерное общество «Буран» написано «Открытое акционерное общество «Буран».

Если при заполнении трудовой книжки допущена и замечена ошибка в заголовке наименования организации, то строкой ниже ошибочной записи вносится правильная. Пишется: «В наименовании организации допущена ошибка. Запись изменена на «Закрытое акционерное общество «Буран».

16. В графе 3 трудовой книжки обнаружена ошибка в заголовке наименования организации в период работы работника на других предприятиях.

В Инструкции нет ответа, как исправить ошибку, допущенную много лет назад в записи о наименовании организации. У кадровиков сложилась следующая практика решения этого вопроса. Они посылают письменный запрос в организацию, допустившую ошибку. Полученный документ с предыдущего места работы, в котором указано правильное название, хранят в трудовой книжке.

17. В трудовые книжки не вносятся сведения об изменении наименования организации.

17. Согласно пункту 2.15 Инструкции записи о переименовании организации без указания порядкового номера и даты вносятся в раздел трудовых книжек «Сведения о работе», например: «Общество с ограниченной ответственностью «Солнечный свет» с 25 февраля 2008 г. переименовано в Общество с ограниченной ответственностью «Добрый путь». В графе 4 приводится основание — приказ о переименовании.

Примечание. Невнесение в трудовую книжку работника сведений об изменении наименования организации может привести к трудностям при оформлении пенсии, поскольку могут потребоваться дополнительные документы (справки с прежнего места работы или архивных учреждений) для подтверждения периодов работы.

18. Записи об изменении наименования организации, внесенные в трудовую книжку, удостоверяются печатью.

Печать в разделе «Сведения о работе» ставится только при оформлении увольнения из организации после подписи руководителя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции).

19. Неточные или неправильные записи, внесенные в раздел «Сведения о работе», зачеркиваются и исправляются пометкой «Исправленному верить».

Зачеркивание неправильных записей не допускается. Необходимые исправления вносятся согласно пункту 2.10 Инструкции в следующем порядке:
• в графе 1 записывается следующий порядковый номер;
• в графе 2 ставится дата внесения записи об исправлении;
• в графе 3 указывается: «Запись № __ недействительна. Принят на (название должности )»;
• в графе 4 повторяют дату и номер приказа (распоряжения), запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку (пример 1 ).
В таком же порядке признается недействительной запись о переводе на другую постоянную работу, восстановлении на предыдущей работе или изменении причин увольнения.

Примечание. Если недействительной признана запись об увольнении или переводе, работник имеет право попросить вместо ее исправления оформить ему дубликат трудовой книжки без внесения в дубликат записи, признанной недействительной (п. 2.10 Инструкции).

20. При внесении сведений о приеме на работу переписана почти вся информация из приказа. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора с месячным испытательным сроком с окладом согласно штатному расписанию».

Инструкция предусматривает внесение сведений о названии отдела и должности без указания отдельных особенностей и характера работы. Например: «Принят в отдел аудиторских проверок на должность ведущего аудитора».

21. Приказы о приеме на работу не содержат сведений о структурном подразделении, в которое принят работник (цех, участок, отдел), а также разряде.

Содержание приказа (распоряжения) должно соответствовать условиям заключенного трудового договора. При его оформлении указывается структурное подразделение. должность, разряд, а также другие условия приема на работу. Соответственно, необходимые сведения указываются и в трудовой книжке, например: «Принят столяром четвертого разряда в столярный цех».

22. Наименование должности или профессии, записанное в трудовую книжку, не соответствует Классификатору профессий. Например: «Принята на должность офис-менеджера».

Записи о наименовании работы, профессии или должности, на которую принят работник, вносятся в трудовою книжку в соответствии с наименованием профессий и должностей, указанных в Классификаторе профессий (п. 2.14 Инструкции). В случае обнаружения несоответствия исправление осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Например: «Запись № 18 недействительна. Принята на должность секретаря руководителя».

Примечание. Исправлению в трудовой книжке записи о наименовании должности или профессии, не соответствующей Классификатору профессий, как правило, предшествует внесение изменений в штатное расписание и соответствующий приказ о приеме на работу.

23. Наименование должности или профессии в трудовой книжке не соответствует должности, указанной в приказе о приеме на работу.

Все записи в трудовой книжке должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции). Неправильная запись исправляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции.

24. В раздел «Сведения о работе» вносятся записи:
• о временном переводе на другую должность (например, на время декретного отпуска или болезни другого работника);
• о совмещении работником другой профессии (должности) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника.

Записи о временном переводе работников на другую работу, совмещении ими профессий (должностей) или выполнении обязанностей временно отсутствующего работника в трудовую книжку не вносятся.

25. Запись о приеме на работу заверяется подписью ответственного лица и печатью предприятия.

Печатью заверяются только записи об увольнении после подписи лица, ответственного за ведение трудовых книжек (п. 2.4 Инструкции).

26. Название предприятия включается в текст записи о приеме на работу. Например: «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ в автотранспортное предприятие «Перевозчик».

Название предприятия пишется в графе 3 в виде заголовка. а далее отдельной строкой «Принят водителем первого класса автомашины КАМАЗ» (п. 2.14 Инструкции).

27. При записи в трудовую книжку причины увольнения не делается ссылка на соответствующую статью КЗоТ.

Записи в трудовые книжки о причинах увольнения должны вноситься в точном соответствии с формулировками действующего трудового законодательства и со ссылкой на соответствующую статью и пункт закона. Например: «Уволен по соглашению сторон, п. 1 ст. 36 КЗоТ Украины», «Уволен по собственному желанию в связи с зачислением в высшее учебное заведение, ст. 38 КЗоТ» (п. 2.25 Инструкции).

28. Неверная запись в трудовой книжке обнаружена после оформления увольнения, когда поставлена подпись и печать.

Сначала в трудовой книжке в виде заголовка пишется наименование предприятия. Ставится порядковый номер записи по хронологи (следующий после записи об увольнении), дата и вносится исправление в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции. Исправление заверяется подписью работника кадровой службы и печатью.

29. Запись об увольнении заверена печатью другой фирмы.

Эта запись признается недействительной, затем делается правильная запись в порядке, предусмотренном пунктом 2.10 Инструкции, и ставится нужная печать.

30. Записи в разделе «Сведения о работе» не нумеруются или нумерация прерывается. Порядковые номера с 1 по 9 пишутся как 01, 02, 03 и т. д.

Зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается. Сведения о работе обязательно нумеруются. В графе 1 ставят порядковый номер записи (1, 2 и т. д.), в графе 2 указывают дату приема на работу (перевода, увольнения) в соответствии с приказом, например: 04.08.2009 (п. 2.14 Инструкции).

31. В графе 2 трудовой книжки даты приема на работу проставлены римскими цифрами или шестью арабскими цифрами, год написан двумя цифрам. Например, X.V.09 или 02.06.2008.

Записи в графе 2 трудовой книжки выполняются арабскими цифрами, число и месяц — двузначными цифрами, год — четырехзначной цифрой (п. 2.4. Инструкции). Например: работник принят на работу по приказу 1 апреля 2009 г. в графе 2 трудовой книжки записывается 01.04.2009.

32. В графе 2 ошибочно проставленные даты приема на работу (перевода, увольнения) зачеркиваются.

Зачеркивать, подчищать записи с ошибочным указанием даты приема на работу, перевода на другую постоянную работу, увольнения не допускается. Порядок изменения записи о дате приведен в примере 2. Аналогично исправляются записи с ошибочным указанием реквизитов приказа.

33. Даты записей в трудовых книжках не соответствуют датам, указанным в приказах о приеме, переводе на другую постоянную работу или увольнении.

Записи в трудовых книжках должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения) (п. 2.4 Инструкции).

34. В графе 4 слово «Приказ» пишется сокращенно «Пр.».

В трудовой книжке лучше не допускать каких-либо сокращений. Название документа, на основании которого внесена запись, пишется полностью («Приказ» вместо «Пр.»).

35. В графе 4 делается запись с нарушением самой формы записи, например: «Приказ № 34 от 14.03.2009».

В графе 4 трудовой книжки указана необходимая последовательность внесения записи (документ, его дата и номер), поэтому следует писать: «Приказ от 14.03.2009 № 34».

36. В разделе «Сведения о работе» кадровики делают пометки на страницах трудовых книжек о стаже работы работников на разных предприятиях.

Подобный «опыт» не соответствует Инструкции. Никакие дополнительные сведения не могут быть внесены в официальный бланк трудовой книжки, в т. ч. для служебного пользования.

37. Между записями в трудовой книжке пропущены строки.

С целью предупреждения возможных нарушений (например, неправомерного дописывания периодов работы, переводов на другую должность и т. п.) пропуск строк между записями в трудовой книжке не допускается.

38. Учебные заведения оформляют трудовые книжки студентам, которые их не имеют, и вносят в них записи о времени учебы на дневном отделении.

Выпускникам учебных заведений, которые не имеют трудовых книжек, этот документ выписывается по месту работы. Отдельной строкой в него вносится запись о времени обучения в высшем учебном заведении со ссылкой на дату, номер и наименование соответствующих документов (п. 2.18 Инструкции).

Примечание: Студентам, слушателям курсов, учащимся, аспирантам и клиническим ординаторам, имеющим трудовые книжки, учебные заведения (научные учреждения) вносят записи о времени учебы на дневных отделениях (в т. ч. подготовительных) высших учебных заведений. Основанием для таких записей являются приказы учебных заведений (научных учреждений) о зачислении на обучение и об отчислении из числа студентов, учащихся, аспирантов, клинических ординаторов (п. 2.16 Инструкции).

39. В трудовые книжки лиц, отбывающих наказание в виде исправительных работ без лишения свободы, не вносится запись о том, что данный период не засчитывается в общий и непрерывный стаж работы.

Согласно пункту 2.21 Инструкции время отбывания исправительных работ без лишения свободы не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж, о чем в трудовой книжке делается соответствующая запись, например: «Время работы с 10.05.2006 по 10.05.2008 не засчитывается в общий и непрерывный трудовой стаж».

Примечание: Указанные записи вносятся в трудовые книжки после окончания фактического срока отбывания наказания, который устанавливается по справкам органов МВД Украины. Основанием для внесения записей в трудовые книжки является приказ (распоряжение) руководителя предприятия, изданный в соответствии с приговором (постановлением) суда.

40. В трудовые книжки работников не вовремя вносятся записи о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу или увольнении.

Записи в трудовые книжки о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу вносятся не позднее недельного срока после издания приказа, а в случае увольнения — в день увольнения (п. 2.4 Инструкции).

41. В графе 3 разделов «Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» записи в трудовую книжку вносятся без указания наименования организации, которая поощряет работника.

В графе 3 указанных разделов вначале проставляется в виде заголовка полное наименование организации, затем строчкой ниже вносятся записи о награждениях/ поощрениях.

42. В графе 3 разделов ««Сведения о награждениях» и «Сведения о поощрениях» допущена ошибка.

Изменение неправильной записи в указанных разделах осуществляется в общем порядке согласно пункту 2.10 Инструкции (пример 3 ).

43. Сведения, внесенные в разделы трудовой книжки «Сведения о награждениях», «Сведения о поощрениях», не заверяются печатью предприятия.

Записи о награждениях и поощрениях, внесенные в трудовую книжку за время работы на предприятии, должны быть заверены подписью руководителя предприятия или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью предприятия или отдела кадров (п. 2.4 Инструкции).

44. В раздел «Сведения о поощрениях» вносятся записи о всех премиях, получаемых работником.

В трудовой книжке не отражаются записи о премиях, пр