Категория: Бланки/Образцы
2 Составление предварительной программы командировки
3 Документооборот по командировкам
3.1 Оформление приказа о направлении работника в командировку
3.2 Оформление командировочного удостоверения
3.3 Оформление авансового отчета
Список используемой литературы
Стиль руководителя является одной из важнейших сторон управленческой деятельности: от того, как работает руководитель, зависит эффективность работы подчиненных. В понятие "стиль руководителя" включается его способность организовать труд подчиненных, коммуникабельность, готовность прислушиваться к новым идеям, его отношения к риску и ошибкам, понимание чувств других людей. На стиль руководителя в отдельной степени влияет работа его секретаря.
Секретарь не принимает решений по вопросам, входящим в компетенцию своего руководителя, однако она непосредственно участвует в проведении в жизнь принятых решений. И здесь личные качества секретаря, такие, как энергичность, самодисциплина, самоконтроль, решительность, доброжелательность, чувство справедливости, наряду с личным обаянием играют большую роль. Секретарь является связующим звеном между своим руководителем и подчиненными. Секретарь представляет руководителя также и перед другими учреждениями, и по ней зачастую судят как о ее руководителе, так и о ее организации.
На секретаря фирмы часто ложиться обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Командировочные удостоверения имеют типовую форму, и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.
1 ПОДГОТОВКА ДЕЛОВЫХ ПОЕЗДОК РУКОВОДИТЕЛЯ
Для секретаря подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, на сколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначениями, во время деловых встреч и переговоров.
А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание встреч и переездов, уточнена возможная разница во времени и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.
Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотом, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботиться о сувенирах руководителя.
Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов, поездов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет как к ней проехать, в случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.
2 СОСТАВЛЕНЕ ПРЕДВАРИТЕЛЬНОЙ ПРОГРАММЫ КОМАНДИРОВКИ
Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет в месте с ним и печатает программу командировки. В программе указывается организации, отделы, лица (с указанием должности, имени, фамилии, отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия на которых он будет присутствовать. Помимо названия организации должны указываться ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находиться руководитель, и в случае необходимости может с ним связаться.
Предварительная программа предполагаемой поездки руководителя может быть совсем короткой, если поездка местная или всего на один день. Программа, ориентированная на несколько дней, несколько пунктов и особенно на заграничную поездку, может оказаться довольно длинной. Предварительная программа может содержать следующую информацию:
- время (день, месяц, отправление, прибытие, длительность поездки и т.д.);
- способ передвижения (на машине, самолетом, поездом и т.д.);
- все деловые встречи;
- бронирование мест в гостиницах;
- места посещения и проезд к ним;
- отдельные лица или компании, с которыми нужно установить связь (эта информация должна быть на столько подробной, насколько это возможно, с названиями, адресами, телефонными номерами, и если необходимо, с любой персональной информацией о тех лицах, которые могли мы оказаться полезными).
Подготовку предварительной программы обычно начинают с фиксированных или основных событий. Эти события, время и место проведения которых уже жестко определены и в зависимости, от которых следует планировать остальной график. Полезным бы было записать их первыми, лучше всего в блокнот-органайзер, что бы можно было с одного взгляда определить, какие сроки обязательны для соблюдения.
При возвращении руководителя из командировки секретарь информирует его о вопросах, которые возникли во время его отсутствия, и о ходе их решения.
Руководитель знакомит секретаря с материалами командировки и вместе с командировочными документами передает их для подготовки отчета.
Секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает их соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря также входит и оформление отчета о командировке.
Во время отсутствия руководителя у секретаря появляется возможность уделить больше времени вопросам делопроизводства: формированию и оформлению дел, проверке наличия документов и т.д.
3 ДОКУМЕНТООБОРОТ ПО КОМАНДИРОВКАМ
3.1 Оформление приказа о направлении работника в командировку
Готовит приказ секретарь или работник кадровой службы, а подписывает - руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.
Постановлением не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая фирма может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре - в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в Книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй - для отдела кадров, третий - для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении, где работают командированные лица.
3.2 Оформление командировочного удостоверения
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре секретарем или работником кадровой службы на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировочном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.
Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет секретарь или сотрудник кадровой службы организации, направляющий в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.
3.3 Оформление авансового отчета
По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. Прежде чем выдавать денежные средства под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денежных средств только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.
Лица, получившие наличные денежные средства под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.
Работник, получивший денежные средства под отчет по, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, товарные чеки и другие оправдательные документы). Бухгалтер организации должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом), а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации, бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику. Размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ - в рублях, и в иностранной валюте.
При этом суммы в иностранной валюте пересчитывают в рублевый эквивалент по официальному курсу ЦБ РФ, действующему на дату выдачи сумм в иностранной валюте работникам организации под отчет и на дату утверждения авансового отчета.
В случае, если документы, приложенные к авансовому отчету, составлены на иностранном языке, то они должны быть построчно переведены на русский язык.
По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение трех дней.
Секретарь должен поэтапно и детально продумать подготовку деловой поездки руководителя. При этом нужно помнить, что в этом деле нет мелочей. Успех командировки во многом зависит от того, насколько комфортно будет себя чувствовать руководитель во время переездов между пунктами назначения, во время деловых встреч и переговоров. А для этого у него должны быть в полном объеме безупречно подготовлены документы и необходимые материалы, уточнено и согласовано расписание переездов, учтена возможная разница во времени, и климатических условиях, продуманы подарки и сувениры.
Подготовка таких командировок осуществляется по однотипной схеме, с учетом специфики конкретной командировки: категории (в пределах России, в ближнее зарубежье или международная); сложности решаемых вопросов; ее сроков; места назначения и его географического положения и т.д.
СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
1. Шейнов В.П. Секретарь: Секреты профессии - М. ОСЬ - 89. 2002 г.
2. Ришар, Каус. Секретарь учреждения. Организация работы. М. Экономика, 2000 г.
3. Джон Харрисон. Организация работы секретаря учреждения. М. Экономика, 2000 г.
4. Бондарева Т.Н. Секретарское дело. М. Высшая школа, 2000 г.
5. Кузнецова А.Н. Вагенгейм Р.Н. Машинопись. - М. Высшая школа, 2000 г.
2 Служебная командировка … … это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. 
3 При подготовке командировок руководителя секретарь… подбирает необходимую для командировки информацию; готовит совместно с руководителем программу командировки; оформляет командировочное удостоверение и другие документы; по возвращении руководителя обрабатывает материалы по командировке; информирует руководителя о всех вопросах, возникающих в его отсутствие.
4 Служебное задание Для направления в командировку сначала необходимо заполнить служебное задание, которое в дальнейшем используется для составления отчета о выполнении цели служебной командировки. Утверждается задание руководителем организации или уполномоченным лицом и передается в кадровую службу для издания приказа о направлении в командировку. 
5 
6 Приказ о направлении в командировку В соответствии с новыми учетными формами бланк приказа о направлении сотрудника в командировку оформляется по форме Т-9, для направления нескольких сотрудников в одну организацию – Т-9а. 
7 
8 
9 Приказ о направлении в командировку После подписания приказ в обязательном порядке регистрируется. Для регистрации чаще всего используются журнальные формы, в которые заносятся дата и номер приказа, его краткое содержание, должность руководителя, подписавшего документ. 
10 Приказ о направлении в командировку Приказы о командировании имеют общую нумерацию с кадровыми приказами. Хотя приказы о командировании правильнее было бы регистрировать отдельно (например, с индексом «к», а приказы по личному составу – «лс»). Эти приказы имеют разные сроки хранения (приказы о командировании – 5 лет, приказы по личному составу – 75 лет минус возраст). 
11 Командировочное удостоверение … является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, время прибытия в пункт(ы) назначения и время убытия из него (них). Командировочное удостоверение оформляется по форме, утвержденной постановлением Госкомстата России. 
12 
13 Командировочное удостоверение В каждом пункте назначения в командировочном удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия и заверяются подписью ответственного лица и печатью. 
14 Командировочное удостоверение Командировочное удостоверение может не выписываться, если работник должен возвратиться из командировки на место постоянной работы в тот же день, в который он был командирован. 
15 Командировочное удостоверение При выезде за границу время пребывания в загранкомандировке определяется по отметкам в загранпаспорте, поэтому удостоверение не выписывается. 
16 Командировочное удостоверение Бланк командировочного удостоверения выдается сотрудником, ответственным за командировки (секретарем). Заполняется командировочное удостоверение в одном экземпляре, подписывается руководителем и направляется секретарю, который проставляет отметку о выбытии на оборотной стороне и регистрирует удостоверение в специальном журнале учета работников, выбывших в командировки. 
17 Сроки командировки Днем выезда в командировку считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного. Днем приезда – день прибытия указанного транспортного средства на место постоянной работы. 
18 План организации командировки Необходимо получить информацию о: датах (день, месяц) приезда/отъезда; списке сопровождающих сотрудников (если руководитель выезжает с группой, то фамилии, имена, отчества, занимаемые должности членов группы); 
19 План организации командировки О способе передвижения (на машине, самолетом, поездом); Об удобном времени прибытия /отправления; О форме оплаты билетов. 
20 План организации командировки Необходимо выяснить пожелания руководителя относительно: уровня гостиницы, типа бронируемого номера, формы оплаты (наличные, кредитные карточки, безналичный расчет). 
21 Бронирование гостиницы Заявка составляется на бланке письма организации, помимо информации необходимой для бронирования обязательно указываются: дата письма-заявки; фамилия, имя, отчество исполнителя; номер контактного телефона исполнителя; номер факса, на который следует направить письменное подтверждение. 
22 Примерный текст письма-заявки на бронирование Просим Вас забронировать одноместный номер на имя Иванова Сергея Петровича в период с 20 по 30 сентября 2012 г. (10 ночей). Оплата клиентом будет производиться самостоятельно. Кредитная карточка: Visa до 10/13. Будем Вам благодарны за письменное подтверждение бронирования по тел./факсу (495) на имя заведующей секретариатом Даниловой Д.П. 
23 Подтверждение бронирования Исполнитель вправе заключать договор на бронирование мест в гостинице путем составления документа, подписанного двумя сторонами, а также путем принятия заявки на бронирование посредством почтовой, телефонной и иной связи, позволяющей достоверно установить, что заявка исходит от потребителя. 
24 Подтверждение бронирования … … присылают по факсу, оно содержит: имя гостя, номер брони, период бронирования, тип забронированного номера. 
25 Класс гостиницы (отеля) На класс (т. е. уровень сервиса) гостиницы, как правило, указывает количество присвоенных ей звезд: от 2 до 5. 
26 Классификация номеров гостиниц STD (standart) - стандартная категория номеров в гостинице; BDR, BDRM (bedroom) - номер со спальней; Superior - номер большего размера, чем стандартный; Corner room - угловая комната; Balcony - номер с балконом; 
27 Классификация номеров гостиниц studio - студия, однокомнатный номер больше стандартного, со встроенной кухней; family room - семейный номер, размером больше стандартного; family studio - номер на одну семью с двумя смежными комнатами; 
28 Отмена бронирования В случае опоздания потребителя с него взимается, кроме платы за бронирование, также плата за фактический простой номера (места в номере), но не более чем за сутки. При опоздании более чем на сутки бронь аннулируется, поэтому в случае изменений бронирование должно быть отменено за сутки до заезда. Бронирование отменяется (изменяется) на основании заявки. 
29 Примерный текст письма, отменяющего бронирование Просим Вас отменить бронирование на имя Иванова Сергея Петровича, брони. в период с 20 по 30 сентября 2012 г. (10 ночей). Будем Вам благодарны за письменное подтверждение отмены бронирования по тел./факсу (495) на имя заведующей секретариатом Даниловой Д.П. 
30 Примерный текст письма, изменяющего условия бронирования Просим Вас изменить период ранее сделанного бронирования (10 ночей с 20 по 30 сентября 2012 г.) на имя Иванова Сергея Петровича, брони. на новый: с 01 по 10 октября 2012г. (10 ночей). Будем Вам благодарны за письменное подтверждение изменения бронирования по тел./факсу (495) на имя заведующей секретариатом Даниловой Д.П. 
31 Приобретение билетов Организация командировки руководителя предполагает приобретение (бронирование, доставку) билетов. Как правило, приобретаются билеты в обе стороны (туда и обратно). При покупке (бронировании) билета любого класса необходимо выяснить условия его обмена и возврата. 
32 Стоимость авиабилета … … определяется тарифами на авиабилеты, таксами и скидками, устанавливаемыми авиакомпаниями, и зависит, в частности, от условий продажи и категорий пассажиров. 
33 На тариф влияют … класс обслуживания (первый, бизнес и экономический); сезон; время, за которое приобретается билет; возможность смены даты вылета и возврата билета; приобретается ли билет "в одну сторону" или "туда и обратно", срок пребывания в пункте назначения. 
34 Железнодорожный билет СВ (Л) - мягкий с двухместными купе; СВМ (М) - мягкий с двух - и четырехместными купе; М - мягкий с четырехместными купе; К (К) - купейный с четырехместными купе; КБ - купейный с купе-буфетом; КР - купейный с радиостанцией; ПЛ (П) - некупейный со спальными местами (плацкартный); О (О) - некупейный с местами для сидения (общий); ОБЛ (С) - межобластной с местами для сидения; Р - вагон-ресторан. 
35 Электронный билет Железнодорожный билет. Для совершения покупки необходимо ввести реквизиты документа, удостоверяющего личность пассажира. В отличие от покупки железнодорожного билета на бланке ОАО "РЖД" при покупке электронного железнодорожного билета комиссионный сбор железной дороги не взимается. 
36 Электронный билет Бланк заказа, полученный при совершении покупки, не является проездным документом. Для посадки на поезд и совершения поездки необходимо обменять электронный билет или пройти электронную регистрацию на поезд. 
37 Запрос предварительной информации у принимающей стороны Для организации поездки руководителя необходимо связаться с принимающей стороной и запросить предва рительную информацию обо всех официальных и неофициальных меро приятиях программы пребывания руководителя. 
38 Если запланировано совещание… … необходимо согласовать дату и время его проведения, предварительный список участников, необходимость подготовки рекламных или информационных материалов. 
39 Если запланирован прием в ресторане … … следует уточнить дату и время проведения, предварительный список приглашенных гостей, особенности протокола: форма приглашения, одежда, размещение символики компаний, именные карточки и т. д. 
40 Запрос предварительной информации Можно запросить принимающую сторону о возможности оказания помощи в бронировании гостиницы, в передвижении по городу (машина с водителем), а также о встрече в аэропорту. 
41 Запрос предварительной информации Необходимо выяснить у принимающей стороны и записать наименование должности, фамилию, имя, отчество, телефоны лица, с которым следует осуществлять координацию организационных мероприятий. 
42 Запрос предварительной информации Если будет получено указание руководителя, необходимо проинформировать сотрудников, сопровождающих руководителя, о предстоящей командировке и заказать транспорт для встречи (проводов) руководителя и сопровождающих его лиц. Целесообразно регулярно (во время ежедневных докладов) сообщать руководителю о ходе подготовки его командирования. 
43 Подбор информационных и справочных материалов Следует организовать подготовку и представление документов, необходимых для переговоров (проекты контрактов, сертификаты, заключения экспертов, бизнес-планы и т. д.), в т. ч. на CD или других электронных носителях. 
44 Подбор информационных и справочных материалов Возможно, руководителю понадобятся бланки писем, рекламные и презентационные материалы организации. 
45 Подбор информационных и справочных материалов Можно подготовить набор сувенирной продукции с эмблемой организации: ручки, календари, ежедневники, в допустимых случаях – образцы продукции и т. д. 
46 Накануне отъезда необходимо сделать следующее … Иметь проверенную информацию о прибытии/отъезде: место, точное время прибытия/отъезда, номера рейсов. Убедиться, что билеты выкуплены и доставлены. Иметь окончательный список отъезжающих в командировку. 
47 Накануне отъезда необходимо сделать следующее … Подтвердить бронирование гостиницы. Проверить наличие командировочного(-ых) удостоверения(-й). Иметь утвержденную программу пребывания. Убедиться, что выполнены все необходимые заказы, связанные с проведением меро приятий. 
48 Накануне отъезда необходимо сделать следующее … Определить время и место отъезда и сообщить об этом водителю. Предоставить окончательную информацию о возможных изменениях в программе пребывания сотрудникам компании, сопровождающим руководителя в командировке. Составить контрольный список необходимых для поездки личных и служебных документов. 
49 Командированному необходимы… паспорт; билет; страховой полис; кредитные карточки; командировочное удостоверение; визитные карточки; документы и материалы. 
50 Перед отъездом руководителя в командировку секретарь … … должен получить максимум информации о своих действиях во время отсутствия руководителя. Необходимо проконтролировать и вопрос подписи документов во время отсутствия начальника. 
51 Во время отсутствия руководителя секретарь … принимает и обрабатывает корреспонденцию, регистрирует документы и группирует их по рубрикам, телефонные звонки, поступившие в адрес руководителя, записываются в специальном журнале регистрации телефонных переговоров. 
52 После возвращения руководителя из командировки секретарь… 1) информирует его о вопросах, которые возникли в период его отсутствия; 2) обрабатывает материалы командировки; 3) оформляет отчетные документы. 
53 Отчет включает три раздела 1) обоснование необходимости командировки; 2) последовательность решения вопросов; 3) выводы и рекомендации. 
54 Подготовка заграничных командировок руководителя Секретарь обязан: решить вопрос об организации синхронного перевода; оформления визы и ее вид. 
55 Российские граждане могут оформлять два вида виз … служебные (деловые) и туристические. 
56 Готовятся следующие документы … письмо-приглашение (для служебной визы); заграничный паспорт; две заполненные анкеты; две фотографии; полная копия паспорта гражданина РФ; справка с работы; медицинская страховка; копия билета; копия подтверждения о бронировании гостиницы. 
