Категория: Бланки/Образцы
1. Что, для чего, когда и кто
График поставок – расписание отгрузок товара клиенту. При этом в зависимости от нужд заказчика и договоренности с поставщиками отгрузки одного и того же товара могут осуществляться в разные даты. Нужен график для фиксации обязательств перед клиентом, контроля исполнения этих обязательств.
График поставки – это некий итог работы по запросу и подбору условий поставок, так как отражает какой товар в каких количествах по каким ценам и в какой срок мы можем отгрузить. Особенно этот инструмент необходим, когда одна строка заказа на продажу «разбивается» на несколько составляющих, потому что часть требуемого клиенту товара придет к нам по 7 рублей и через 8 дней, а часть по 10, но через 5 дней. Соответственно на основе графика поставки можно формировать коммерческое предложение для согласования его с клиентом, после чего работа со сделкой (закупка, отгрузка) будет начата.
Составление графика следует проводить непосредственно перед отправкой коммерческого предложения клиенту. То есть после того, как будет сформирована спецификация сделки, установлены резервы, подобраны условия поставки. Ответственным в данном случае выступает сотрудник отдела продаж, работающий со сделкой.
График поставки создается на основе спецификации сделки, то есть его содержимое определяется теми товарами, которые мы хотим продать клиенту. Товар может иметь одно, несколько условий поставки или не иметь их вовсе. Удовлетворяющие этим условиям котировки также будут базой для графика: они определят отгружаемое количество и даты по каждой строке.
График должен быть отправной точкой для согласований с клиентом, совершения закупок и отгрузок. Поэтому при автоматизации процессов работы с графиком следует принимать во внимание все эти три момента.
Рисунок 1 – График поставки. Источники и результаты
2. Множественное создание графика поставки
При реализации инструментария для графика поставки в системе управления продажами следует предусмотреть создание графика для одного товара и всех строк сразу. С одним товаром все ясно, а вот вторая возможность требует дополнительного рассмотрения. Почему? Потому что могут расходиться условия поставок по временным срокам, потребоваться частичная отгрузка клиенту по мере поступления товара. Отсюда следует, что при формировании графика по всей спецификации одновременно, необходимо организовать диалог с пользователем информационной системы управления для выбора правил работы после создания графика. Например, для подбора дат отгрузки могут использоваться такие настройки:
Совершить отгрузку всех товаров в один день. В этом случае система установит максимальную дату из всех имеющихся для спецификации условий поставки.
Отгрузить все в заданную дату. Тут пользователь просто указывает в какую дату клиенту наиболее удобно получить весь товар.
Частичные отгрузки. Отгрузки будут совершаться партиями в зависимости от поступления товара на склад.
3. Использование условий поставки при формировании графика
При оформлении сделки скорее всего последовательность действий продавца будет соответствовать цепочке «утверждение спецификации – резервирование – запрос условий поставок – график поставки». Скорее всего, но не обязательно. Хотя бы потому, что в системе уже могут быть подобраны условия поставок для нужных товаров. Тогда следует предоставить пользователю возможность выбора котировки прямо во время создания строк графика.
Но котировок может и не быть. По разным причинам. Просто нет. Будет удобно, если в системе для таких случаев предусмотрено автоматическое создание запросов на условия поставки. При этом если на данный момент в спецификации указана нулевая цена по товару, можно сделать автоматическую модификацию цены после подбора условий поставки.
Еще, вероятно, нам понадобится какое-то время на обработку товара при его приемке. Не стоит исключать большую загруженность склада, из-за которой может возникнуть задержка отгрузки. Поэтому будет хорошо, если пользователь при необходимости сможет указать число дней, требуемое на обработку товара.
4. Организация закупок на основе графика поставки
Закупки. Опять же для той ситуации, когда идеальная цепочка действий продавца по каким-то причинам нарушена, может быть так, что мы настолько уверены в имеющихся котировках, знаем все цены и сроки, что после формирования спецификации сразу перешли к графику. И тут существует несколько вариантов: товар присутствует на складах в полном объеме, запасов нет вообще, запас есть, но покрывает потребность лишь частично. То есть сотрудник, создающий график, может и не знать реальную ситуацию. Поэтому раз уж он не всегда сам проверяет всю информацию заранее, то хорошо бы иметь инструмент автоматического резервирования и генерации заявок на покупку.
При этом, как и во время подбора дат, можно ввести такие настройки:
1. Не выполнять резервирование.
2. Резервировать. В качестве склада использовать тот, что указан при регистрации сделки.
3. Резервировать. Использовать любые склады. Тут следует контролировать права доступа для осуществления данной операции, так как в принципе логично, что не все пользователи могут ставить бронь на товар на любых складах, особенно если у нас большая филиальная сеть в разных городах и совершенно не нужно, чтобы сотрудник из Москвы забирал запасы из Рязани.
Если резерв покрывает не все нужное клиенту количество, то необходима закупка товара, заявку на которую также можно сгенерировать при создании графика. Причем хорошо, если это можно будет сделать как самостоятельно, так и автоматически, используя настройки пользовательского диалога.
Рисунок 2 – Составляющие графика поставки
Что касается общего интерфейса инструмента графика поставки, то главное требование здесь – выполнение всех операций в одном окне, а еще лучше сопряженность со сделкой: в окне сделки можно добавить страницу или любой другой элемент, который будет содержать все, относящееся к графику. Принципиально важно иметь график и сделку в одном месте, так как основной участник процесса создания, изменения и контроля выполнения графика – продавец, и такое устройство работы обеспечит меньшие затраты времени на поиск нужных инструментов и сервисов, чем если бы все необходимое располагалось в различных местах.
При создании графика удобно в одном окне видеть спецификацию сделки, строки графика для каждого товара, условия поставки товаров. Может возникнуть необходимость просмотреть график поставки по всем товарам одновременно – такую функцию тоже стоит предусмотреть.
Выше уже говорилось, что было бы удобно привязывать котировку к строке спецификации при создании графика. Отсюда следует, что и удобно было бы тогда просматривать эту котировку, не переключаясь на другие окна, то есть в том же месте, где происходит формирование расписания отгрузок. Маршрут следования товара также стоит выводить вместе с графиком.
Так на основе строки графика можно создать заявку на покупку, то нужно и отслеживать уровень ее выполнения, например, через систему статусов, а также вывод запрошенного, закупленного и уже отгруженного количеств.
6. Контроль выполнения этапов графика поставки
Есть расписание, необходимо и вести какой-то контроль за его исполнением для соблюдения своих обязательств и своевременного информирования клиента в случае возникшего форс-мажора. Поэтому хорошо, если в системе есть, к примеру, отчет, позволяющий отслеживать по конкретному заказу или поставщику, или по всем документам наличие для товара графика поставки, заказанное количество, количество в пути, количество, отгруженное клиенту.
В заключение отметим, что использовать или не использовать график поставок в работе определяется бизнес-процессами компании. Но достоинства данного инструмента вполне очевидны – с применением графика обеспечивается контроль над выполнением обязательств перед клиентом, достигается эффективная и комфортная работа со сделкой, так как в данном случае при использовании одного инструмента можно сразу и зарезервировать товар, и создать заявку на покупку, и определить другие настройки касательно закупки и отгрузки товара. Для ведения контроля за исполнением обязательств по сделке можно подключить и график отгрузки поставщика (backlog), что добавит в рассматриваемый вопрос еще одну точку контроля деятельности торговой компании.
Александра Перова, бизнес-аналитик компании «Оремакс»
Комментарии
Настоящую форму можно распечатать из редактора MS Word (в режиме разметки страниц), где настройка параметров просмотра и печати устанавливается автоматически. Для перехода в MS Word нажмите кнопку 
.
Приложение Ж
к СТО НОСТРОЙ 2.33.51-2011
(справочное)
Пример графика поступления на объект строительных конструкций, изделий и материалов
Примечание - Цифры над отрезками - объемы ежедневного поступления на объект строительных конструкций, изделий и материалов.
Пример графика поступления на объект строительных конструкций, изделий и материалов *
* Форма для заполнения. - Примечание изготовителя базы данных.
г. ______________________ "___"__________ 199__ г.
________________________________________________________________,
(название организации)
именуемое в дальнейшем Поставщик, в лице ____________________________,
(должность, Ф.И.О.)
действующего на основании _________________________ с одной стороны и
(Устава, Положения и т.д.)
____________________________________________________________________,
(название организации)
именуемое в дальнейшем Покупатель, в лице ____________________________
(должность, Ф.И.О.)
с другой стороны заключили настоящий договор о нижеследующем:
1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА
1.1. Поставщик обязуется передать Покупателю "Товар" в количестве
и ассортименте, предусмотренными настоящим договором и спецификациями
(счетами-фактурами) в обусловленный договором срок, а Покупатель
обязуется принять и оплатить поставленный товар.
2. КОЛИЧЕСТВО И АССОРТИМЕНТ
2.1. Покупатель представляет не позднее ___ дней после подписания
настоящего договора заказ на продукцию, а также согласует с
Поставщиком срок поставки. Ассортимент и количество, а также срок
поставки каждой партии определяется в счетах-фактурах.
2.2. Заказ считается принятым, если в течение _______ дней после
его получения Поставщик не сообщит своих возражений по заказу. При
наличие возражений Поставщик в указанный срок предпринимает меры по их
урегулированию.
3. КАЧЕСТВО И КОМПЛЕКТНОСТЬ ПРОДУКЦИИ
3.1. Качество и комплектность поставляемой продукции должны
соответствовать: стандарту Nо. _________________________, утвержденным
техническим условиям поставляемой продукции __________________________
3.2. В случае существенного нарушения требований к качеству
товара (обнаружения неустранимых недостатков, недостатков, которые не
могут быть устранены без несоразмерных расходов или затрат времени,
или выявляются неоднократно, либо проявляются вновь после их
устранения, и других подобных недостатков) Покупатель вправе по своему
выбору отказаться от исполнения договора поставки и потребовать
возврата уплаченной за товар денежной суммы или потребовать замены
товара ненадлежащего качества товаром, соответствующим договору.
Этот пункт не действует, если Поставщик, получивший уведомление
Покупателя о недостатках поставленных товаров, без промедления заменит
поставленные товары товарами надлежащего качества.
3.3. В случае передачи товара с нарушением требования о
комплектности Покупатель вправе требовать соразмерного уменьшения
покупной цены либо до укомплектования товара в течение ________ дней.
3.4. Поставщик гарантирует доброкачественность и надежность
поставляемой продукции в течение срока, установленного ____________
___________ (номер стандарта, технических условий или иного документа,
предусматривающего гарантийный срок).
3.5. Дополнительные гарантии качества, представляемые Поставщиком
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________.
3.6. Проверка продукции по качеству и количеству производится
_____________________________________________________________________.
3.7. Дополнительные условия к качеству и комплектности товара
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
_____________________________________________________________________.
4. СРОК И ПОРЯДОК ПОСТАВКИ ТОВАРА
4.1. Поставка товара в течение срока действия договора
производится в следующие сроки (периоды): ____________________________.
(месячные, полумесячные и др.)
Отгрузка товара в течение периода поставки производится по
согласованному сторонами графику. График отгрузки прилагается к
настоящему договору. Предложенный заинтересованной стороной проект
нового графика отгрузки считается принятым другой стороной, если
последняя в течение _____________ дней после получения проекта не
заявит возражений.
4.2. Досрочная поставка товара может производиться только с
согласия Покупателя, подтвержденного телеграммой, письмом и т.п.
4.3. Количество товара, недопоставленного (невыбранного) в одном
периоде поставки подлежит поставке (выборке) в следующем периоде
(периодах) в пределах срока действия договора. Восполнение
недопоставленного количества товара производится в ассортименте
_____________________________________________________________________.
4.4. Отгрузка товара Поставщиком производится в соответствии с
минимальными нормами отгрузки, предусмотренными Особыми условиями
поставки _____________________________________________________________
(наименование особых условий поставки)
Товар, для которого особыми условиями поставки минимальные нормы
не установлены, отгружается с соблюдением следующих минимальных норм
_____________________________________________________________________.
4.5. Отгрузка товара в адрес Покупателя производится Поставщиком
_____________________________________________________________________.
(вид транспорта, условия транспортировки)
4.6. Поставщик информирует Покупателя о планируемых отгрузках в
срок _________________________________________________________________
(способ информации, телефон, телеграф)
4.7. Количество отгружаемого товара определяется Поставщиком
путем (взвешивания и т.п.). На каждую партию отгружаемого товара
Поставщиком выписывается ___________________________________________ с
указанием в нем ___________________________________________.
(нетто, брутто, кол. ед.)
4.8. В случае поставки товара Покупателю в месте нахождения
Поставщика, поставка товара производиться в срок _____________________
дней. В случае невыборки товара Покупателем в указанный срок,
Поставщик имеет право отказаться от исполнения договора либо
потребовать оплаты продукции.
5. ТАРА И УПАКОВКА
5.1. Тара и упаковка товара должны соответствовать требованиям:
стандарта No. __________________________________________________;
технических условий No. ________________________________________,
утвержденных _________________________________________________________
(наименование органа, утвердившего ТУ, дата утверждения)
5.2. Дополнительные требования к таре и упаковке устанавливаются
соглашением сторон.
5.3. В тех случаях, когда товар отгружается в многооборотной таре
покупателя, Покупатель обеспечивает Поставщика соответствующей тарой
не позднее чем за ________ дней до срока отгрузки.
5.4. Покупатель обязуется возвратить тару в порядке и в сроки,
предусмотренные ______________________________________________________
(название инструкции Особых условий поставки
______________________________________________________________________
или иного нормативного акта,
_____________________________________________________________________.
определяющего порядок и сроки возврата должного вида тары)
5.5. Тара из-под товара, порядок и сроки возврата которой не
установлены обязательными для сторон правилами, подлежит возврату
Покупателем Поставщику не позднее чем ________________________________
(срок возврата тары)
после получения товара. При возврате указанной тары Покупателем
соблюдаются следующие условия: _______________________________________
_____________________________________________________________________.
5.6. Оплата возвращенной тары производится Поставщиком Покупателю
в порядке ______________________________ не позднее ______ дней после
получения (форма расчета) тары.
6. ЦЕНЫ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ
6.1. Покупатель оплачивает Поставщику поставленный товар по ценам
прейскуранта Nо. ________.
6.2. Выплачивается надбавка за более высокое качество по
сравнению со стандартом по согласованию сторон в размере
_____________________________________________________________________.
6.3. Расчеты за товар производятся между Поставщиком и
Покупателем путем ___________________________________________________.
(форма расчетов)
6.4. Поставщик направляет Покупателю следующие расчетные
документы ___________________________________________________________.
(наименование документов)
Указанные документы высылаются Покупателю ____________________________
_____________________________________________________________________.
(направления документов)
7. ДРУГИЕ УСЛОВИЯ
7.1. ____________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
8. ИМУЩЕСТВЕННАЯ ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
8.1. В случае просрочки поставки продукции Поставщик платит
Покупателю штраф:
при просрочке до _________ дней _________ процентов от стоимости
вовремя непоставленной партии товара;
при просрочке свыше _________ дней __________ процентов от
стоимости вовремя непоставленной партии товара.
8.2. За невысылку информации (пункт 4.4 настоящего договора)
Поставщик уплачивает Покупателю штраф в размере _____________________
руб. за каждый случай.
8.3. За просрочку возврата тары, порядок и сроки возврата которой
устанавливаются настоящим договором (п. 5.4 настоящего договора),
Покупатель уплачивает Поставщику штраф в следующих размерах от
стоимости вовремя невозвращенной тары:
при просрочке до _________ дней _________ процентов от стоимости
вовремя невозвращенной тары;
при просрочке до _________ дней _________ процентов от стоимости
вовремя невозвращенной тары.
8.4. За отгрузку товара с нарушением согласованного графика
Поставщик уплачивает Покупателю штраф в размере __________ процентов
стоимости товара, отгруженного не по графику. Под нарушением
согласованного графика понимается как просрочка отгрузки, так и
досрочная отгрузка товара против графика без согласия Покупателя.
Указанный штраф уплачивается Поставщиком независимо от уплаты
неустойки за недопоставку товара в месячные сроки.
8.5. В случае отказа от принятия товара в соответствии с
договором (п. 3.2) Покупатель обязан обеспечить ответственное хранение
товара, а Поставщик обязан распорядиться им в разумный срок. При этом
все расходы, понесенные Покупателем в связи принятием товара на
ответственное хранение, реализацию товара, подлежат возмещению
Поставщиком.
8.6. Санкции за нарушение других условий договора:
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
______________________________________________________________________
8.7. Взаимоотношения сторон по поставке товара в части, не
урегулированной настоящим договором, регулируются действующим
законодательством.
Адреса, реквизиты и подписи сторон.
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
ОАО "Компания"
____________ П.П. Петров
"___"___________ 2013 г .
Положение
об отделе отгрузки
ОАО "Компания"
1 Общие положения
1.1 1.1 Отдел отгрузки является самостоятельным структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно коммерческо
му директору.
1.2 Создание, ликвидация или реорганизация отдела осуществляется приказом генерального директора предприятия.
1.3 Отдел возглавляется начальником отдела, назначаемым приказом генерального директора по представлению коммерческого
директора.
1.4 В своей деятельности отдел руководствуется:
1.4.1 Уставом предприятия;
1.4.2 настоящим Положением;
1.4.3 Политикой предприятия в области качества и документацией системы менеджмента качества предприятия;
1.4.4 Техпромфинпланом предприятия;
1.4.5 постановлениями Правительства РФ.
1.5 В процессе своей деятельности отдел сотрудничает со всеми цехами основного производства, отделом сбыта, отделом главного технолога, финансовым отделом, бухгалтерией, ТСУ и другими структурными подразделениями предприятия.
Целями отдела отгрузки являются:
2.1 Планирование производства готовой продукции.
2.2 Отгрузка готовой продукции.
2.3 Достижение роста объемов отгружаемой продукции.
2.4 Внедрение в производство передовых методов планирования производства.
2.5 Внедрение оптимальных схем доставки готовой продукции.
3 Внутренняя структура
3.1 Структуру и штаты отдела отгрузки утверждает генеральный директор предприятия.
3.2 Распределение обязанностей между работниками отдела осуществляется начальником отдела в соответствии с настоящим
Положением и должностными инструкциями.
3.3 Отдел отгрузки имеет в своем составе: начальника отдела отгрузки; экономистов отдела отгрузки.
4 Функции и задачи
4.1 Разработка и доведение месячных и еженедельных производственных программ выпуска изделий по количеству и ассортименту до
цехов.
4.2 Обеспечение ежедневного оперативного учета хода производства и выполнения суточных заданий выпуска готовой продукции по количеству и номенклатуре изделий.
4.3 Разработка мероприятий по совершенствованию оперативного планирования и текущего учета производства.
4.4 Разработка и передача в ПЭО проекта плана производства на год для формирования техпромфниплана.
4.5 Систематизация всех учетных записей, необходимых для оперативно-календарного планирования, и составление установленной от-
четности в ходе выполнения производственной программы.
4.6 Формирование транзитных норм отгрузки продукции.
4.7 Выписка, оформление и передача в ТСУ пакета отгрузочных документов.
4.8 Формирование и дополнение базы данных грузополучателей, ж.д.станций, информации по отгрузке готовой продукции.
4.9 Формирование пакета бухгалтерских документов и передача их в бухгалтерию.
4.10 Составление плана подачи контейнеров (вагонов)
4.11 Заключение договоров с транспортными предприятиями для отгрузки готовой продукции различными видами транспорта.
4.12 Формирование заявки на выделение платёжных средств по статьям бюджета (оплата услуг по доставке готовой продукции).
4.13 Контроль за графиком платежей и распределением платежных средств.
4.14 Обеспечение взаимосвязи между отделом сбыта и ТСУ.
4.15 Консультирование экономистов отдела сбыта по вопросам, связанным с выпуском и отгрузкой готовой продукции.
4.16 Проведение анализа производственной деятельности цехов по выполнению плана производства (по объёму, номенклатуре, срокам).
4.17 Анализ выполнения плана отгрузки готовой продукции.
4.18 Участие во внедрении современных средств вычислительной техники, коммуникаций и связи.
5.1 Требовать от подразделений предприятия предоставления информации, необходимой для осуществления деятельности отдела.
5.2 Вносить изменения в производственную программу и календарные графики выпуска продукции по согласованию с первыми руководи-
телями предприятия, заместителем генерального директора по производству, отделом сбыта.
5.3 Контролировать выполнение производственными подразделениями предприятия работ в сроки, установленные производственной
программой и календарными графиками.
5.4 Вносить предложения по совершенствованию организации внутризаводского планирования и повышению эффективности
производства.
5.5 Привлекать в установленном порядке специалистов предприятия к проведению исследований по тематике отдела, получению
консультаций и представлению заключений по проектам рекомендаций отдела и других работ.
5.6 Давать другим структурным подразделениям предприятия указания по вопросам связанным с отгрузкой готовой продукции.
5.7 Акцептовать документы, подтверждающие оказание услуг по доставке готовой продукции.
5.8 Осуществлять связь с другими организациями по вопросам деятельности отдела.
6 Взаимоотношения с другими подразделениями
6.1 Отдел отгрузки взаимодействует с другими отделами.
Взаимодействие с другими подразделениями предприятия
представлено в приложении 1.
7.1 Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом функций, предусмотренных настоящим Положением, несет начальник отдела.
7.2 На начальника отдела отгрузки возлагается персональная ответственность:
7.2.1 За организацию деятельности отдела по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;
7.2.2 За обеспечение соблюдения сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины;
7.2.3 За подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела;
7.3 Ответственность сотрудников отдела устанавливается должностными инструкциями.
8.1 Настоящее положение составлено в соответствии со следующими нормативными документами:
- стандартом предприятия МИ СМК "Порядок разработки и внедрения, требования к построению, изложению, содержанию и оформлению положения о подразделении".
8.2 Вносить предложения об изменении настоящего Положения могут следующие должностные лица:
коммерческий директор предприятия;
начальник отдела отгрузки;
8.3 Сроком введения в действие настоящего Положения считать дату утверждения Положения генеральным директором предприятия.
Коммерческий директор К.К. Раскукуев
Начальник отдела кадров И.И. Иванов
Начальник отдела менеджмента качества В.В. Васильев
Начальник юридического отдела С.С. Сергеев
