Кадровые документы: необходимо и достаточно

Современное законодательство требует оформления большого количества документов, которые фиксируют различные аспекты трудовых отношений работника и работодателя. И практически любой из них может быть затребован при проведении проверки Рострудинспекцией. Разрабатывать и оформлять основной массив таких документов приходится кадровой службе предприятия.

В последующих статьях нашей рубрики мы подробно обсудим порядок составления и оформления кадровых документов или, как их называют, документов по личному составу. Каждому документу будет посвящен отдельный материал. А пока приводим список и краткую характеристику основных кадровых документов, которые регламентируют трудовые отношения.

В последующих статьях нашей рубрики мы подробно обсудим порядок составления и оформления кадровых документов или, как их называют, документов по личному составу. Каждому документу будет посвящен отдельный материал. А пока приводим список и краткую характеристику основных кадровых документов, которые регламентируют трудовые отношения.

Документальное закрепление структуры и штата предприятия

Структура и штатная численность

Документ, в котором закрепляется список структурных подразделений в порядке их важности для жизнедеятельности предприятия. Внутри структурных подразделений приводится список должностей в порядке субординации с указанием в отдельной графе количества штатных единиц по каждой должности. Служит основанием для составления штатного расписания

Штатное расписание (форма Т-3 в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты)

Документ, в котором закрепляется перечень структурных подразделений, должностей (в указанном выше порядке), а также количество штатных единиц по каждой должности, должностной оклад, надбавка, месячный фонд заработной платы, как по отдельным должностям, так и по организации в целом.

Замещение должностей или штатная расстановка (на практике могут использоваться и другие названия)

Рабочая форма штатного расписания, в которую внесены инициалы и фамилии работников, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием.

Как сказано в статье 8 Трудового кодекса РФ, «работодатель принимает локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции, в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами, коллективным договором, соглашениями».

Внутренние локальные нормативные акты

График отпусков (форма Т-7).

Применяется для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График утверждается работодателем не позднее чем за две недели до наступления календарного года (с учетом мнения выборного профсоюзного органа данной организации) и является обязательным как для работодателя, так и для работника.

Документ содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения; профессии (должности) по штатному расписанию; фамилию, имя, отчество работника; табельный номер; количество дней отпуска, запланированную и фактическую дату его начала, а также основание для перенесения отпуска и дату предполагаемого отпуска в случае его перенесения.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (ам) (форма Т-6, Т-6а).

Применяется для оформления и учета отпусков, предоставляемых работникам в соответствии с законодательством, коллективным договором, локальными нормативными актами организации, трудовым договором. Содержит фамилию, имя, отчество работника, наименование профессии (должности); наименование структурного подразделения; вид отпуска (ежегодный оплачиваемый, учебный, без сохранения заработной платы и другие); период работы, за который предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск; продолжительность отпуска, дату его начала и окончания.

Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику (форма Т-60).

Используется в небюджетных организациях для расчета причитающейся работнику заработной платы при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или иного отпуска. Лицевая часть записки-расчета содержит те же сведения, что и приказ о предоставлении отпуска работнику, заполняется сотрудником отдела кадров и передается в бухгалтерию для произведения расчета и заполнения оборотной части указанного документа.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма Т-10а)

Применяется для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также для отчета о его выполнении. Содержит следующие реквизиты: фамилия, имя, отчество лица, направляемого в командировку, наименование структурного подразделения; профессия (должность), место назначения, дата начала и окончания, срок командировки; организация-плательщик, основание командировки, содержание задания (цель). Эти реквизиты заполняются перед убытием работника в командировку. По возвращении он заполняет раздел «Краткий отчет о выполнении задания» и сдает указанный документ вместе с командировочным удостоверением и авансовым отчетом в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) о направлении работника (ов) в командировку (форма Т-9, Т-9а)

Применяются для оформления и учета направления работника в командировку. Содержит фамилию, имя, отчество работника, направляемого в командировку; наименование профессии (должности), наименование структурного подразделения; место назначения (страна, город, организация), срок командировка, даты ее начала и окончания. При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение (форма Т-10).

Является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке (время прибытия и пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью. После возвращения из командировки сдается работником в бухгалтерию.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (ов) (форма Т-11, Т-11а)

Применяется для оформления и учета поощрений в работе.

Отдел кадров предприятия подготавливает и оформляет приказы об изменении анкетно-биографических данных, замещении временно отсутствующих работников (ст. 74 ТК РФ).

Отдел кадров также документирует аттестацию персонала, сокращение штата и численности. Подготавливает документы, связанные с изменением режима рабочего времени: приказы о привлечении к работе в выходные дни; о предоставлении неполного рабочего дня, неполной рабочей недели.

Кадровая служба оформляет наложение на работника дисциплинарных взысканий, предусмотренных статьей 192 ТК РФ, и т. д.

Основанием для издания приказов служат различные виды документов. Это: заявления работников об отпуске и увольнении по собственному желанию; акты; объяснительные записки; докладные записки на имя руководителя; акты, фиксирующие, например, нарушения трудовой дисциплины.

По запросу работника для предъявления в сторонние организации отдел кадров выдает справки о месте работы, времени работы в организации, занимаемой должности; копии и выписки из трудовых книжек, приказов по личному составу и других документов по личному составу.

Отдел кадров ведет переписку о высылке трудовых книжек, которые направляются по почте только на основании запроса работника, восстановлении трудового стажа при выдаче дубликата трудовой книжки, установлении причин отсутствия и местонахождения работника при неявке на работу и т. д.

Отдел кадров ведет регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:

- журнал регистрации трудовых договоров;

- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

- журнал регистрации приказов о командировках работников;

- журнал регистрации командировочных удостоверений;

- журнал регистрации служебных заданий;

- журнал регистрации локальных нормативных актов;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

- журнал выдачи справок по личному составу;

- журнал учета больничных листов*.

* о порядке оформления и ведения регистрационных форм документации по личному составу будет рассказано в отдельной статье нашей рубрики.

Начните с самого важного

На поверку может оказаться, что в организации нет и половины документов из того перечня, что мы привели. Конечно, в один день разработать, оформить и внедрить все эти документы практически невозможно. Нужно выделить в этом списке самые важные и приоритетные позиции и приступить к их оформлению.

Начните с составления штатного расписания и графика отпусков, пусть это пройдет с нарушением сроков, указанных в Трудовом кодексе РФ (в соответствии со статьей 123 ТК РФ график отпусков составляется «не позднее, чем за две недели до наступления календарного года»), но лучше поздно, чем никогда. Затем нужно проверить наличие договоров с работниками, наличие и правильность оформления приказов о приеме и переводе, записей в трудовых книжках. Заведите журналы регистрации трудовых договоров, журнал регистрации приказов о приеме, переводе, увольнении работников вашей организации. Оформите учет трудовых книжек.

Затем вам предстоит завести или дооформить личные карточки формы Т-2. При этом пытаться оформлять документы задним числом не рекомендуется. Любая проверка легко выявит их фальсификацию. Документ датируется временем его оформления, но в тексте документа, например карточки формы Т-2, указывается реальная (в том случае, о котором идет речь, более ранняя) дата приема работника на работу. При установлении дат приема и перевода вы можете прибегнуть к помощи бухгалтерии и запросить для сверки и уточнения дат личные счета работников.

При этом очень важно не запускать текущую работу: оформление документов на вновь принятых, переведенных или уволенных работников в строго установленные Трудовым кодексом РФ сроки и с соблюдением всех правил делопроизводства.

После чего вы можете приступить к составлению, оформлению и внедрению локальных нормативных актов. Помните, что это серьезная, очень ответственная и трудоемкая работа, ведь эти документы содержат «нормы трудового права» (ст. 8 ТК РФ). Качественно разработать и внедрить должностные инструкции даже при небольшом штате работников за три дня невозможно.

Наводя порядок в кадровой документации организации, с большой осторожностью относитесь к уничтожению документов по личному составу. Трудовые договоры, приказы о приеме, переводе, увольнении, личные карточки формы Т-2, лицевые счета работников, личные дела и регистрационные формы к указанным документам имеют срок хранения 75 лет. Невостребованные трудовые книжки и книга учета трудовых книжек и вкладышей к ним хранятся 50 лет. Сроки хранения документов по личному составу устанавливаются Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. Все указанные документы должны обязательно сдаваться в архив.

Автор: Ирина МУРНИНА, автор и ведущий
курса «Кадровое делопроизводство»

Новый учет командировочных расходов

Кадры

Учет командировочных расходов упростили. Именно так можно охарактеризовать поправки, внесенные в положение о направлении работников в служебные командировки постановлением Правительства РФ от 29.07.2015 № 771.

Нововведения начали действовать с 8 августа этого года. Отныне засвидетельствовать фактический период нахождения в командировке (за который возмещаются суточные) разрешается не только проездными документами, но и бланками о найме жилого помещения, либо квитанциями из гостиницы. Если указанные бумаги отсутствуют, подтвердить срок нахождения в рабочей поездке можно служебной запиской или иным документом, заверенным принимающей стороной. В них должен быть закреплен период командировки. Полагаем, что в служебной записке целесообразно указать причины отсутствия проездных документов, и даты фактического прибытия/убытия в место нахождения работодателя.

В бланке от принимающей стороны может быть удостоверен срок прибытия работника к месту командирования и убытия из места командировки.

С 8 августа 2015 года подтвердить фактический срок пребывания сотрудника в командировке помимо проездных документов можно документами по найму жилого помещения либо иными документами, подтверждающими заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту командирования. Прежде всего, уточнен перечень документов, обосновывающих фактический срок пребывания работника в командировке. Также отменен учет командированных сотрудников и вести журнал учета работников, выбывающих в служебные командировки из командирующей организации, и журнал учета работников, прибывших в организацию, в которую они командированы, больше не придется.

Если работник отправляется в служебную поездку на служебном транспорте, на транспорте, находящемся в собственности работника или в собственности третьих лиц (по доверенности), фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. По возвращении из командировки сотрудник предоставляет работодателю служебную записку и бумаги, подтверждающие использование транспорта для проезда в командировку. Это могут быть путевой лист. маршрутный лист, счета, квитанции, кассовые чеки и иные документы, подтверждающие маршрут следования транспорта.

До вступления в силу постановления Правительства РФ от 29.07.2015 № 771 в положении о направлении в командировки было установлено, что служебную записку подают лишь в том случае, когда в командировку сотрудники отправлялись на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле).

Какими же документами подтвердить срок командирования при использовании служебного авто не было определено, в связи с чем в подобных ситуациях возникали спорные моменты.

При отсутствии правил определения срока командировки при использовании работником служебного транспорта работодатели все равно руководствовались правилами определения срока при использовании личного авто. Доказательством времени рабочей поездки на служебном авто служили служебные записки вместе с оправдательными документами (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки).

Теперь нормативно закреплено, что служебная записка является оправдательным документом при поездках как на служебном транспорте, так и на личном или используемым по доверенности.

Если проездных документов не имеется, срок нахождения в командировке можно подтвердить документами по найму жилого помещения в месте командирования. При проживании в гостинице можно предоставить квитанцию (талон), подтверждающую заключение договора на оказание гостиничных услуг по месту служебной поездки.

Если работник не может предоставить ни проездные билеты, ни документы по найму жилья, или квитанции из гостиницы, срок нахождения в командировке можно обосновать в служебной записке или другом документе, в которых будет подтверждение принимающей работника стороны (организации либо должностного лица) о сроке прибытия (убытия) работника к месту командирования (из места командировки).

Е.М. Юдахина. для журнала «Нормативные акты для бухгалтера»

Для тех, кто не может отказать себе в удовольствии полистать свежий журнал, почитать проверенные экспертами качественно сверстанные статьи. Выбрать журнал >>

Утверждены типовые формы документов кадрового делопроизводства

• Корреспонденты на документ
• Поставить закладку
• Посмотреть закладки

Утверждены типовые формы документов кадрового делопроизводства

Приказом Председателя Агентства РК по делам государственной службы и противодействию коррупции от 28 октября 2016 года № 27 утверждены типовые формы документов кадрового делопроизводства административной государственной службы, которые введены в действие с 14 декабря 2016 года.

При этом приказ Министра по делам государственной службы РК от 29 декабря 2015 года № 15 «Об утверждении типовых форм документов кадрового делопроизводства административной государственной службы» признан утратившим силу.

Типовые формы включают следующие документ ы кадрового делопроизводства:

1. Документы по личному составу

1) Документы по личному составу:

Приказ о приеме на работу;

Распоряжение (решение) о приеме на работу;

Приказ о назначении;

Распоряжение (решение) о назначении;

Приказ о продлении испытательного срока;

Распоряжение (решение) о продлении испытательного срока;

Приказ о назначении по итогам внутреннего конкурса среди государственных служащих данного государственного органа;

Распоряжение (решение) о назначении по итогам внутреннего конкурса среди государственных служащих данного государственного органа;

Приказ о перемещении;

Распоряжение (решение) о перемещении;

Приказ о выходе из отпуска;

Распоряжение (решение) о выходе из отпуска;

Приказ о возложении обязанностей;

Распоряжение (решение) о возложении обязанностей;

Приказ о продлении срока пребывания на государственной службе;

Распоряжение (решение) о продлении срока пребывания на государственной службе;

Приказ об увольнении;

Распоряжение (решение) об увольнении;

Приказ о временном отстранении служащего;

Распоряжение (решение) о временном отстранении служащего;

2) Основания к документам по личному составу:

Заявление на занятие вакантной административной должности;

Заявление на занятие временной вакантной административной должности;

Заявление на увольнение;

Служебная записка о временном возложении обязанностей;

Заявление о выходе на работу.

2. Документы по предоставлению отпусков

1) Документы о предоставлении отпусков.

Приказ о предоставлении ежегодного трудового отпуска;

Распоряжение (решение) о предоставлении ежегодного трудового отпуска Распоряжение (решение) о предоставлении ежегодного трудового отпуска;

Приказ о предоставлении части ежегодного трудового отпуска;

Распоряжение (решение) о предоставлении части ежегодного трудового отпуска;

Приказ о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;

Распоряжение (решение) о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;

Приказ о предоставлении отпуска по беременности и родам;

Распоряжение (решение) о предоставлении отпуска по беременности и родам;

Приказ о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;

Распоряжение (решение) о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;

Приказ о предоставлении учебного отпуска;

Распоряжение (решение) о предоставлении учебного отпуска;

Приказ об отзыве из отпуска;

Распоряжение (решение) об отзыве из отпуска;

2) Основания к документам о предоставлении отпуска:

Заявление о предоставлении ежегодного трудового отпуска

Заявление о предоставлении части ежегодного трудового отпуска;

Служебная записка об отзыве из отпуска.

3. Документы о командировании сотрудников

1) Документы о командировании сотрудников:

Приказ о командировании;

Распоряжение (решение) о командировании;

Приказ о прикомандировании;

Распоряжение (решение) о прикомандировании;

2) Основания к документам о командировании сотрудников.

Служебная записка о командировке.

4. Документы по дисциплинарной практике (дисциплинарные взыскания)

Приказ о наложении дисциплинарного взыскания;

Распоряжение (решение) о наложении дисциплинарного взыскания;

Приказ о снятии дисциплинарного взыскания;

Распоряжение (решение) о снятии дисциплинарного взыскания;

Приказ о назначении служебного расследования;

Распоряжение (решение) о назначении служебного расследования.

5. Документы по поощрению государственного служащего

Приказ о поощрении;

Распоряжение (решение) о поощрении государственного служащего;

Служебная записка о поощрении государственного служащего.

6. Документы об утверждении штатной структуры и квалификационных требований

Приказ об утверждении штатной численности и структуры;

Распоряжение (решение) об утверждении штатной численности и структуры;

Приказ об утверждении квалификационных требований к административным государственным должностям;

Распоряжение (решение) об утверждении квалификационных требований к административным государственным должностям.

7. Документы по основной деятельности

1) Приказы по основной деятельности:

Приказ о создании дисциплинарной комиссии;

Распоряжение (решение) о создании дисциплинарной комиссии;

Приказ о создании конкурсной комиссии;

Распоряжение (решение) о создании конкурсной комиссии;

Приказ о создании аттестационной комиссии;

Распоряжение (решение) о создании аттестационной комиссии;

Приказ о направлении на стажировку;

Распоряжение (решение) о направлении на стажировку;

Приказ о закреплении наставников за лицами, впервые принятыми на административные государственные должности;

Распоряжение (решение) о закреплении наставников за лицами, впервые принятыми на административные государственные должности;

Приказ о создании комиссии по оценке деятельности административных государственных служащих;

Распоряжение (решение) о создании комиссии по оценке деятельности административных государственных служащих;

Приказ о создании комиссии по исчислению стажа, дающего право на получение должностного оклада;

Распоряжение (решение) о создании комиссии по исчислению трудового стажа;

Приказ об утверждении состава комиссии;

Распоряжение (решение) об утверждении состава комиссии;

Приказ о проведении аттестации;

Распоряжение (решение) о проведении аттестации;

2) Приложение к документам об утверждении состава комиссии:

Приложение к приказу (распоряжению или решению): Состав комиссии;

3) Приложения к документу о проведении аттестации:

Приложение 1 к приказу (распоряжению или решению): Список государственных служащих, подлежащих аттестации;

Приложение 2 к приказу (распоряжению или решению): График проведения аттестации.

8. Прочие документы

1) Прочие приказы и распоряжения (решения):

Приказ об оказании материальной помощи;

Распоряжение (решение) об оказании материальной помощи;

Приказ об установлении надбавки;

Распоряжение (решение) об установлении надбавки;

Приказ о сверхурочной работе;

Распоряжение (решение) о сверхурочной работе;

Приказ о предоставлении дня (часы) отдыха;

Распоряжение (решение) о предоставлении дня (часы) отдыха;

Приказ о предоставлении компенсации;

Распоряжение (решение) о предоставлении компенсации;

2) Основания к прочим документам:

Заявление о материальной помощи;

Служебная записка о сверхурочной работе;

Согласие служащего на сверхурочную работу.

Утвержденные типовые формы документов кадрового делопроизводства административной государственной службы могут быть использованы в качестве образца также и субъектами частного предпринимательства при оформлении кадровой документации.