Руководства, Инструкции, Бланки

приказ о праве подписи кадровых документов образец

Категория: Бланки/Образцы

Описание

Передать полномочия по подписанию всех кадровых документов

Может ли директор ООО передать полномочия по подписанию всех кадровых документов (трудовые договоры, дополнительные соглашения к трудовым договорам, приказы о приеме, переводе, увольнении и пр.) сотруднику организации (директору по производству, специалисту по персоналу)? Как правильно оформить делегирование полномочий? Спасибо. Скачайте формы по теме

Приказа руководителя и доверенности достаточно для передачи сотруднику части полномочий руководителя, в том числе и для подписания кадровых документов.

Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух

1. Рекомендация:Как оформить временное исполнение обязанностей генерального директора другим сотрудником

Порядок временного замещения руководителя стоит прописать в уставе организации (п. 2 ст. 12 Закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ. ст. 11 Закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ ). В уставе, в частности, может быть предусмотрен порядок избрания (назначения) нового руководителя организации на время отсутствия старого (например: в случае его ареста).*

Как правило, временное исполнение обязанностей генерального директора возлагается на его заместителя. Если у генерального директора нет заместителя, в должностные обязанности которого входило бы временное выполнение функций руководителя, то эти обязанности возложите на другого сотрудника. В этом случае генеральный директор должен издать приказ о временном возложении обязанностей руководителя организации на этого сотрудника* (п. 1 Порядка, утвержденногоразъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 ).

В приказе нужно прописать конкретные обязанности сотрудника, замещающего руководителя. Например, подписывать приказы по кадрам, счета-фактуры и т. д. (указания. утвержденныепостановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1. п. 6 ст. 169 НК РФ ).

Ситуация: нужен ли отдельный приказ о временном исполнении обязанностей руководителя, если в должностной инструкции специалиста есть пункт о том, что он замещает руководителя во время его отсутствия (на время отпуска, болезни и т. п.)

Пункт в должностной инструкции специалиста о временном исполнении обязанностей руководителя во время его отсутствия не может заменить приказ о замещении. Решение о заместительстве нужно принимать в каждом конкретном случае отсутствия руководителя.

При этом необходимо:
– определить, требуется ли вообще на время отсутствия руководителя вводить заместительство (например, отсутствие руководителя может быть настолько краткосрочно, что нет необходимости в заместительстве);
– зафиксировать факт отсутствия руководителя и возложить его обязанности на другого сотрудника;
– определить полномочия должностного лица (если из должностной инструкции, например, не следует, какие именно обязанности руководителя будет выполнять специалист) и установить его срок;
– решить вопросы оплаты за время замещения (если в этом есть необходимость ).

Если устав организации не предусматривает возможности передачи полномочий в отсутствие генерального директора, то необходимо оформить доверенность. Она призвана регулировать внешние отношения организации (отношения с контрагентами). В доверенности укажите переданные доверенному лицу полномочия.

Доверенность от имени организации должен подписать ее руководитель (или иное лицо, уполномоченное на это в соответствии с законом и учредительными документами) (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ ). Причем на доверенности, выданной от имени организации, не обязательно проставлять печать (в т. ч. при выдаче доверенности сотруднику, временно замещающему генерального директора).

Доверенность можно выдать на любой срок. Если же про это промолчать вовсе, то она будет действовать лишь в течение одного года с момента ее выдачи. Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

Доверитель может в любое время отменить доверенность. А сотрудник, которому она выдана, вправе в любое время от нее отказаться. Исключением является случай, когда выданная доверенность была безотзывной (п. 2 ст. 188 ГК РФ ). Безотзывную доверенность можно отменить только в тех случаях, которые прямо прописаны в ней самой (ст. 188.1 ГК РФ ).

Полный перечень случаев, когда доверенность прекращает действовать, приведен в статье 188 Гражданского кодекса РФ.*

За исполнение обязанностей временно отсутствующего руководителя сотруднику положены доплаты (ст. 151 ТК РФ ). Однако они обязательны только в том случае, если выполнение обязанностей отсутствующего генерального директора не предусмотрено должностной инструкцией сотрудника (трудовым договором с ним). Более подробно об этом см. Как установить доплату за совмещение профессий или должностей (доплату за временное исполнение обязанностей отсутствующего сотрудника) .

Размер доплат устанавливается по соглашению между руководителем и сотрудником (ст. 151 ТК РФ ). Он может составлять разницу в окладах генерального директора и того сотрудника, который его временно замещает (п. 1 Порядка, утвержденного разъяснением от 29 декабря 1965 г. Госкомтруда СССР № 30 и Секретариата ВЦСПС № 39 ). При этом не имеет значения, является или нет сотрудник штатным заместителем руководителя организации (определение Верховного суда РФ от 11 марта 2003 г. № КАС 03-25 ).

действительный государственный советник РФ 3-го класса

2. Рекомендация:Как правильно выдать доверенность представителю

Организации и физические лица зачастую выступают в гражданском обороте через представителей. Как правило, полномочия одного лица выступать в гражданском обороте в качестве представителя другого лица оформляются в виде доверенности.

Доверенность представляет собой письменный документ, в котором содержатся полномочия представителя действовать от имени представляемого перед третьими лицами (п. 1 ст. 185 ГК РФ )*. От того, смог ли представляемый соблюсти все правила выдачи доверенностей, зависит как действительность сделок и иных юридических действий, совершенных представителем от имени представляемого, так и определенность во взаимоотношениях между представителем и представляемым.

Внимание! С 1 сентября 2013 года правила работы с доверенностями изменились.

Федеральным законом от 7 мая 2013 г. № 100-ФЗ «О внесении изменений в подразделы 4 и 5 раздела I части первой и статью 1153 части третьей Гражданского кодекса Российской Федерации» были изменены правила работы с доверенностями. Эти изменения нужно учитывать при выдаче доверенностей от имени организации или физического лица.

В каком виде можно оформить доверенность

Доверенность всегда оформляется в письменном виде путем составления единого документа. Это следует из содержащегося в Гражданском кодексе РФ определения, в котором сказано, что доверенность «представляет собой письменный документ» (п. 1 ст. 185 ГК РФ ). Данное правило действует без каких-либо исключений, в связи с чем не допускается оформление полномочий представителя в устном виде или путем обмена письмами.

Как правило, доверенность оформляется в виде отдельного письменного документа, который затем передается представителю (см. образец доверенности). Это удобно с практической точки зрения. Дело в том, что в таком документе не содержится никакой конфиденциальной информации, а сам документ представитель всегда может предъявить третьим лицам.*

Однако данный способ оформления доверенности не единственный. Доверенность также может быть оформлена любым из дополнительных способов, суть которых заключается в том, что текст доверенности включается:

  • в договор между представителем и представляемым;
  • в договор между представляемым и третьим лицом;
  • в решение собрания .

Эти способы оформления доверенности применяются только тогда, когда это не противоречит закону либо существу отношений представителя и представляемого.

Такие правила установлены в пункте 4 статьи 185 Гражданского кодекса РФ.

Какие реквизиты должны быть указаны в доверенности

В доверенности должна содержаться дата ее совершения. Без такой даты доверенность признается ничтожной (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ ).

Обязательно ли в доверенности указывать срок ее действия

Нет, не обязательно.

Дело в том, что наличие или отсутствие в доверенности срока, на который она выдана, никак не влияет на действительность такой доверенности. При условии что в доверенности указана дата ее выдачи (абз. 2 п. 1 ст. 186 ГК РФ ).

Если срок действия в доверенности не указан, то она будет сохранять силу в течение одного года со дня ее совершения.

Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

На какой срок можно выдать доверенность

Максимальный и минимальный сроки действия доверенности законом не установлены.

Поэтому доверенность можно выдать на любой срок, на который хочет лицо, выдающее доверенность. Для этого нужно лишь указать такой срок в самой доверенности.

Можно ли в доверенности указать, что она действует бессрочно

Да, можно. Это не делает доверенность недействительной. Однако такая доверенность на самом деле будет действовать не бессрочно, а всего лишь в течение года.

Дело в том, что в таком случае срок действия доверенности не будет установлен. Поэтому будет считаться, что доверенность выдана без указания срока ее действия.

Доверенность, в которой не указан срок ее действия, будет сохранять силу в течение одного года со дня ее совершения.

Такие правила установлены в пункте 1 статьи 186 Гражданского кодекса РФ.

В то же время из этого правила имеется только одно исключение: если срок действия не указан в доверенности, которая удостоверена нотариусом и предназначена для совершения действий за границей, такая доверенность будет действительна до ее отмены лицом, выдавшим доверенность (п. 2 ст. 186 ГК РФ ). Фактически такая доверенность будет действовать бессрочно.

Если представляемое лицо желает выдать безотзывную доверенность (доверенность, отмена которой до окончания ее срока возможна лишь по строго ограниченному кругу оснований), то в таком случае в доверенности нужно сделать прямое указание на ограничение возможности ее отмены (п. 2 ст. 188.1 ГК РФ ). Такое указание может быть сделано в виде специальной надписи в тексте доверенности о том, что доверенность является безотзывной. Либо в доверенности может быть прямо указано, что доверенность не может быть отменена до истечения срока ее действия. Если такое указание в доверенности будет отсутствовать, то доверенность не будет являться безотзывной вне зависимости от ее содержания.

Подробнее о безотзывных доверенностях см. Как прекратить полномочия представителя и отменить доверенность.

Кем может быть удостоверена доверенность

Ответ на вопрос, кем может быть удостоверена доверенность, зависит от того, кто выдает эту доверенность.

Доверенность от имени юридического лица может быть удостоверена:

  • нотариально;
  • подписью руководителя юридического лица или иного лица, уполномоченного на это законом или учредительными документами.

Доверенность от имени гражданина может быть удостоверена:

  • нотариально;
  • самим гражданином. Если такой гражданин имеет статус индивидуального предпринимателя, то, как правило, на такой доверенности ставится печать индивидуального предпринимателя. Как и в случае с юридическим лицом, наличие или отсутствие печати на доверенности, выдаваемой индивидуальным предпринимателем, никак не влияет на действительность такой доверенности. Однако если индивидуальный предприниматель самостоятельно удостоверяет доверенность своему представителю на ведение дел в арбитражном суде, то такая доверенность в любом случае должна быть скреплена печатью индивидуального предпринимателя (ч. 6 ст. 61 АПК РФ );*
  • иным лицом в случаях, которые предусмотрены в пунктах 2 и 3 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ, части 2 статьи 53 Гражданского процессуального кодекса РФ.

При решении вопроса, как удостоверить доверенность – самостоятельно в организации или нотариально, нужно иметь в виду следующее.

Есть только несколько случаев, когда доверенность со стороны организации должна быть заверена нотариально:

  • доверенность на совершение сделок, требующих нотариальной формы (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ );
  • доверенность на подачу заявлений о государственной регистрации прав и сделок (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ );
  • доверенность на распоряжение зарегистрированными в государственных реестрах правами (п. 1 ст. 185.1 ГК РФ );
  • доверенность, выдаваемая в порядке передоверия (п. 3 ст. 187 ГК РФ );
  • безотзывная доверенность (п. 2 ст. 188.1 ГК РФ ).

В таких случаях доверенность, выданная без участия нотариуса, не подойдет.

В остальных случаях доверенность может быть удостоверена как нотариально, так и организацией самостоятельно. При этом по своей юридической силе доверенность, удостоверенная нотариально, и доверенность, удостоверенная руководителем организации (иным уполномоченным сотрудником организации), не различаются. Само по себе нотариальное удостоверение доверенности является более затратным способом. Дело в том, что нотариальное удостоверение доверенности требует как финансовых затрат, так и личного присутствия лица, которое будет подписывать доверенность от имени организации. С другой стороны, традиционно доверенности, удостоверенной нотариально, придается большее значение, и оспаривать действительность такой доверенности несколько сложнее ввиду особых формализованных правил ее выдачи нотариусом.

Такие же правила действуют в отношении доверенностей, выдаваемых гражданами, с тем лишь исключением, что доверенность от имени гражданина другому лицу (за исключением безотзывных доверенностей) вместо нотариуса может быть удостоверена лицами, указанными в пункте 2 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ. Такие доверенности приравниваются к доверенностям, удостоверенным нотариально.*

Нужно ли удостоверять у нотариуса доверенность на право заключить договор на передачу в аренду недвижимого имущества на срок 1 год или более

Доверенность на распоряжение правами, которые зарегистрированы в государственных реестрах, включая ЕГРП, должна быть удостоверена нотариально, за исключением случаев, предусмотренных в законе. Такие правила установлены впункте 1 статьи 185.1 Гражданского кодекса РФ.

Поскольку договор аренды недвижимого имущества, заключаемый на срок 1 год или более, подлежит государственной регистрации (п. 2 ст. 651 ГК РФ ) с внесением в ЕГРП соответствующей записи об обременении недвижимого имущества, то и доверенность на право заключения такого договора должна быть удостоверена нотариально.

Что нужно знать о передоверии

Особые правила применяются в тех случаях, когда доверенность выдается в порядке передоверия. Эти правила состоят в следующем.

1. Представитель сможет передоверить свои полномочия другому лицу лишь в одном из двух строго определенных случаев, а именно:

  • когда право на передоверие предусмотрено в самой доверенности;
  • когда возникли непредвиденные обстоятельства, при которых передоверие необходимо для охраны интересов выдавшего доверенность лица, а в доверенности нет прямого запрета на передоверие своих полномочий третьему лицу.

Такие правила предусмотрены в пункте 1 статьи 187 Гражданского кодекса РФ.

Последующее передоверие (передача полномочий лицом, получившим эти полномочия в результате передоверия, другому лицу) не допускается, если только иное не предусмотрено в самой доверенности или не установлено в законе (п. 7 ст. 187 ГК РФ ).

Как определить полномочия представителя

Оформить полномочия представителя можно следующими способами.

1. Выдать представителю общую доверенность, в которой будет прописан крайне широкий и неопределенный круг полномочий представителя.

Например, можно указать в доверенности, что представитель имеет право представлять интересы представляемого лица во всех государственных органах и иных организациях с правом подписи, подачи и получения необходимых документов.

Преимущество такого способа оформления полномочий представителя в том, что доверителю не нужно будет каждый раз выдавать представителю доверенность на совершение тех или иных юридических действий: для этого представителю будет достаточно одной общей доверенности. Например, представитель по ней сможет представлять интересы доверителя как в налоговых органах, так и при заключении гражданско-правовых сделок и последующей регистрации прав в регистрирующих органах. Как правило, общую (генеральную) доверенность выдают заместителям руководителя организации, руководителям различных подразделений и т. п.

Недостаток такого способа оформления полномочий в том, что доверитель не может быть уверен в том, какие именно действия для защиты его интересов предпримет представитель. Кроме того, всегда может быть вероятность злоупотребления предоставленными полномочиями со стороны представителя. Поэтому при выдаче доверенности с общими полномочиями нужно проявлять особую осторожность.*

2. Выдать представителю доверенность с ограниченными полномочиями.

При этом полномочия представителя можно ограничить следующими способами:

  • ограничить возможность представителя совершать те или иные действия лишь в определенной организации (например, в определенной инспекции налогового органа) либо в нескольких организациях;
  • исключить возможность представителя совершать те или иные действия (например, указать в тексте доверенности, что представитель не имеет права совершать сделки от имени представляемого);
  • ограничить возможность представителя по заключению сделок определенной суммой (например, указать, что представитель имеет право заключать сделки не более чем на 1 млн руб.);
  • указать в доверенности возможность совершения представителем лишь строго определенных действий от имени доверителя (например, указать в доверенности, что представитель имеет право лишь получить выписку из ЕГРЮЛ в отношении представляемого).*

нотариус г. Москвы

кандидат юридических наук, ведущий эксперт ЮСС «Система Юрист»

начальник юридического отдела компании «Русский проект»

3. Статья:Кадровые документы

Как организовать кадровый документооборот

Видео

приказ о праве подписи кадровых документов образец:

  • скачать
  • скачать
  • Другие статьи

    Имеет ли право работник отдела кадров подписывать документы по кадровому делопроизводству от имени организации

    Имеет ли право работник отдела кадров подписывать документы по кадровому делопроизводству от имени организации

    Имеет ли право работник отдела кадров подписывать все документы по кадровому делопроизводству (приказы о приеме и увольнении, отпусках, переводах, трудовые договора и иные) от имени организации, если данные права закреплены в доверенности, выданной генеральным директором? Существуют ли какие-либо документы, на подписание которых доверенность не может быть выдана?

    Рассмотрев вопрос мы пришли к следующему выводу:

    Полномочия работника отдела кадров на представительство в трудовых отношений следует закрепить в локальном нормативном акте. Эти полномочия могут подтверждаться доверенностью.

    Согласно ст. 22 ТК РФ работодатель обязан соблюдать трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, а также локальные нормативные акты, условия коллективного договора, соглашений и трудовых договоров. Работодатель, в частности, обязан оформлять кадровые документы, предусмотренные нормами трудового права.

    В силу прямого указания ст. 20 ТК РФ права и обязанности работодателей-юридических лиц в трудовых отношениях осуществляются органами управления юридического лица или уполномоченными ими лицами в порядке, установленном ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами юридического лица (организации) и локальными нормативными актами.

    Исходя из этого руководитель организации вправе передать иному лицу полномочия на подписание трудовых договоров с работниками, а также оформление иных кадровых документов, в том числе и приказы. Причем такое полномочие может быть передано как работнику организации, так и иному лицу.

    Трудовым законодательством не предусмотрена форма документа, которым орган управления юридического лица может уполномочить определенных сотрудников организации на подписание тех или иных внутренних документов, в том числе дополнительных соглашений к трудовым договорам. В связи с этим в правоприменительной практике широко распространена передача руководителями организаций отдельных полномочий работодателя работникам на основании доверенности, оформленной в соответствии с гражданским законодательством (ст. 185 Гражданского кодекса РФ). Согласно п. 5 ст. 185 ГК РФ доверенность от имени юридического лица выдается за подписью его руководителя или иного лица, уполномоченного на это его учредительными документами, с приложением печати этой организации.

    В то же время, так как для представления работодателя в рамках трудовых отношений оформления доверенности нормами трудового законодательства не предусматривается, то составлять доверенность не требуется, хотя и не запрещено. Доверенность может рассматриваться как документ, подтверждающий полномочия лица, уполномоченного работодателем на представление его интересов, перед третьими лицами.

    Необходимо учитывать, что права и обязанности руководителя организации в области трудовых отношений определяются ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, законами и иными нормативными правовыми актами субъектов РФ, нормативными правовыми актами органов местного самоуправления, учредительными документами организации, локальными нормативными актами, трудовым договором (ст. 274 ТК РФ).

    Вследствие этого, по нашему мнению, для наделения сотрудников данными полномочиями генеральному директору общества следует издать соответствующий локальный нормативный акт в произвольной форме (приказ, иной распорядительный документ).

    Полномочия сотрудника на подписание внутренних документов общества целесообразно отразить в должностной инструкции и (или) трудовом договоре работника, так как условие о трудовой функции является обязательным условием трудового договора (ст. 57 ТК РФ). Если положения локального нормативного акта каким-либо образом изменяют условия трудового договора (в том числе трудовую функцию работника), то положения данного акта будут обязательными для работника только после изменения условий трудового договора. Изменение определенных сторонами условий трудового договора согласно ст. 72 ТК РФ допускается только по соглашению сторон трудового договора, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ. Поэтому если положения нового локального нормативного акта затрагивают трудовую функцию работника, то они могут внедряться исключительно путем подписания дополнительного соглашения сторон к трудовому договору (также смотрите Судебную практику по гражданским делам Верховного суда Республики Карелия за II полугодие 2007 года. Надзорная практика, п. 3).

    Кроме того, следует учитывать, что формы документов по учету и оплате труда, а также указания по применению и заполнению данных форм закреплены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1. В соответствии с данным постановлением ряд кадровых документов должен оформляться и подписываться работниками конкретных подразделений (отдел кадров. бухгалтерия и другие) предприятия (смотрите, например, личная карточка работника (форма Т-2), штатное расписание (форма Т-3), график отпусков (форма Т-7) и др.).

    Отдельные требования по оформлению кадровых документов и документообороту могут быть установлены и внутренними документами организации.

    Таким образом, кадровые документы могут оформляться на основании локального нормативного акта организации либо доверенности. При этом уполномоченный работодателем сотрудник может оформлять кадровые документы в том случае, если иное не предусмотрено нормативно-правовыми актами или внутренними документами работодателя.

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Габбасов Руслан

    Контроль качества ответа:
    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Серков Аркадий

    13 ноября 2010 г.

    Материал подготовлен на основе индивидуальной письменной консультации, оказанной в рамках услуги Правовой консалтинг. Для получения подробной информации об услуге обратитесь к обслуживающему Вас менеджеру.

    Рекомендуйте статью коллегам:

    Кадровик Плюс

    Реквизиты документов: оформляем правильно

    Формы первичных документов должен утверждать руководитель организации по представлению главного бухгалтера ( ст. 9 Закона № 402-ФЗ )

    Описание события (реквизит 4) оформляют в виде связного текста, таблицы или комбинируют эти способы ( п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Текст может состоять из двух частей. В первой указывают причины, основания, цели издания документа (констатирующая часть), во второй (заключительной) – решения и выводы. Документ, например приказ, может состоять и из одной части – заключительной (образец на стр. 46).

    Величина и единицы измерения события (количество дней отпуска, размер заработной платы и проч.) (реквизит 5). В случае денежного измерения необходимо указывать рубли и копейки, а при натуральном измерении – дни и часы. Например, заработная плата устанавливается в рублях, отпуск предоставляется в календарных днях и т. п. При оформлении этого реквизита единицы измерения в утвержденной форме будут постоянными, а их величина может изменяться (образец на стр. 46).

    Юбилейнаястатистика.Факт № 3

    За 10 лет мы составили, а вы проанализировали около 3200 образцов, схем и таблиц

    Наименование должностей лиц, совершивших действие либо ответственных за их правильное выполнение (реквизит 6) указывается в соответствии с учредительными документами и штатным расписанием (образец на стр. 46). Каждый документ составляет какой-либо сотрудник организации, который отвечает за его разработку или оформление. Например, за составление графика отпусков отвечает руководитель кадровой службы, а за штатное расписание – руководитель кадровой службы и главный бухгалтер. При написании имени и фамилии должностного лица инициалы размещают слева от фамилии ( п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 ).

    Подписи лиц, принявших, согласовавших или утвердивших документ, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов (реквизит 7) ставят справа от должности сотрудника, подписавшего документ. При оформлении документа на бланке должностного лица его должность не указывают ( п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Подпись – это один из важнейших реквизитов (образец на стр. 46). Документ, в котором ее нет, юридической силы не имеет. Список должностных лиц, которые могут подписывать кадровые документы, уточните в уставе компании. Право подписи документов может быть передано на основании доверенности. В таком случае необходимо указывать ее реквизиты – дату и номер.

    Если подпись не умещается на том же листе, что и основной текст, перенесите последний абзац текста на следующую страницу

    Дополнительные реквизиты кадровых документов

    Для ряда документов недостаточно реквизитов, установленных Законом № 402-ФЗ. Рассмотрим, какие еще реквизиты в них нужно указать.

    Гриф утверждения (реквизит 8) ставят в правом верхнем углу ( п. 3.16 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Этот реквизит должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности сотрудника, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты. Причем дату указывают после подписания документа. Если документ утверждают постановлением, решением, приказом, протоколом, гриф должен состоять из слова Утвержден, наименования документа в творительном падеже, его даты, номера (образец на стр.48)

    Юбилейная статистика. Факт № 4

    За 10 лет мы сообщили более 2700 новостей, представили 160 актуальных интервью

    Номер документа (реквизит 9) присваивается ему во время регистрации и может быть дополнен индексом ( п. 3.12 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Номер указывают на одном уровне с датой и вносят после подписания или утверждения документа руководителем или уполномоченным лицом (образец на стр.48).

    Заголовок документа (реквизит 10) должен кратко отражать его содержание и отвечать на вопрос «о чем?», например приказ об изменении оклада (образец на стр. 48), или «чего (кого)?», например должностная инструкция бухгалтера ( п. 3.18 ГОСТ Р 6.30-2003 ).

    Отметка об ознакомлении (реквизит 11) вносится в случаях, когда по закону работник должен подтвердить своей подписью, что он прочел документ (образец на стр. 48).

    Место составления или издания документа (реквизит 12), как правило, указывают в том случае, если определить его по другим имеющимся реквизитам затруднительно ( п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003 ). Место составления или издания указывают с учетом административно-территориального деления, оно может включать в себя только общепринятые сокращения (г. Сочи). Есть документы, в которых указывать этот реквизит обязательно, например трудовой договор ( ст. 57 ТК РФ ).

    Если вы не укажете в трудовом договоре место и дату его заключения, организации грозит административная ответственность в виде штрафа от 30 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)

    Отметка о выдаче экземпляра (реквизит 13) проставляется в случаях, когда необходимо документально подтвердить передачу документа, например трудового договора. Для этого напротив надписи «Экземпляр трудового договора получил» ставится подпись сотрудника, ее расшифровка и дата получения.

    Утверждаем формы документов

    Если вы разрабатываете первичные кадровые документы сами, вы можете взять за образцы унифицированные формы. утвержденные Постановлением Госкомстата России № 1. и внести в них изменения по своему усмотрению. В этом случае при утверждении шаблонов вам нужно присвоить формам новые буквенные и цифровые коды. Одновременно можно разработать и шаблоны приказов, унифицированная форма для которых не установлена, например, об изменении оклада (образец на стр. 48). Затем утвердите все формы единым приказом по компании (образец на стр. 50).

    Запомните главное

    Отмечают эксперты, которые приняли участие в подготовке материала:

    юрист, эксперт журнала «Кадровое дело»:

    – В новом году во всех коммерческих организациях должны быть утверждены формы первичных документов ( ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ). При разработке новых форм необходимо учитывать требования и иных законов, например Трудового кодекса ( ст. 5 ТК РФ ).

    заместитель генерального директора по персоналу ООО «Навигатор» (Санкт- Петербург):

    – Обязательные реквизиты первичных документов перечислены в федеральном законе ( ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ ), но для оформления кадровых документов их может быть недостаточно. При разработке собственных унифицированных форм лучше всего использовать формы, уже утвержденные Госкомстатом, видоизменив их.

    директор по персоналу компании «Планета Гостеприимства» (Москва):

    – Одним из важнейших реквизитов документа является подпись уполномоченного сотрудника. Список должностных лиц, имеющих право подписывать кадровые документы, содержится в уставе или положении об организации. Право подписи может быть передано на основании доверенности, в таком случае необходимо указать ее реквизиты.

    1 Для организаций государственного сектора унифицированные формы остаются обязательными и утверждаются государственными органами исполнительной власти (ст. 7 Бюджетного кодекса РФ).
    2 Подробнее об этом читайте в статье «Унифицированные формы отменены. Как быть кадровику?» на стр. 52.